机关企事业单位通用档案制度建设整改落地全实操清单

一、前期准备：明确整改依据与范围

准备阶段是避免盲目整改的核心，需先完成2项必填前置动作：

• 1.1 梳理3类核心法规依据
  • 国家级：《中华人民共和国档案法》（2021修正版全文链接：https://www.npc.gov.cn/npc/c30834/202106/t20210611_3055473.htm）、《机关档案管理规定》
  • 地方级：搜索「XX省/市档案条例」获取当地最新版本
  • 行业级：如卫生《医药卫生档案管理办法》、教育《普通高等学校档案管理办法》
• 1.2 划定整改责任与范围
  • 成立3-5人临时整改小组：组长由分管档案的副职担任，成员含档案员、业务骨干、行政/IT岗各1名
  • 确定范围边界：覆盖文书、科技、人事、财务、声像、电子6类核心档案（可根据单位情况增减）
  • 明确整改时间节点：设置「自查→梳理问题→制定方案→落地实施→验收归档」5个节点，每个节点预留7-15天缓冲期

二、自查阶段：对照清单逐项排查问题

对照以下3个维度22项标准化自查清单排查，每项问题需标注「问题类型、责任人、问题描述」：

2.1 组织保障维度（5项）

• 是否有正式发文成立的档案工作领导小组/机构
• 档案员是否为专职（100人以上单位强制）、持证（当地档案局颁发的《档案管理资格证》，或完成线上国家档案局培训：https://www.saac.gov.cn/pxjy/index.htm）
• 是否有年度档案工作计划、总结、经费预算凭证
• 各业务部门是否指定1名兼职档案联络员，并有联络员职责文件
• 是否将档案工作纳入部门/个人绩效考核（占比≥1%）

2.2 制度体系维度（10项）

• 是否有覆盖全流程的《档案工作管理制度》
• 是否有《档案归档范围和保管期限表》（需经当地档案局/行业主管部门备案）
• 是否有《文书档案整理细则》《电子档案归档管理办法》《档案保密制度》
• 是否有《档案借阅利用制度》《档案鉴定销毁制度》《档案库房管理制度》
• 是否有兼职档案联络员培训、档案应急演练、档案统计制度
• 制度文件是否为最新修订（对照依据法规修正后3个月内完成）
• 制度文件是否正式发文、全员知晓、上墙/内网发布

2.3 硬件设施与档案实体/电子维度（7项）

• 档案库房是否满足「三铁一器」（铁门、铁窗、铁柜、防盗报警器）+「八防」（防火、防盗、防光、防尘、防潮、防虫、防鼠、防高温高湿）要求，温湿度计是否正常显示（温度14-24℃，相对湿度45-60%）
• 纸质档案是否按规定整理（装订、装盒、编目、上架），电子档案是否有备份（本地+异地/云端双重备份，云端需选政务云或等保三级以上企业云）
• 是否有电子档案管理系统（以下简称EDMS，无的话可先用免费版替代：https://www.daxt.cn/ 档案管理系统免费版）
• 借阅档案是否有登记手续，保密档案是否有双人审批、双人借阅记录
• 是否有档案台账（全宗卷、归档目录、借阅登记、统计报表）
• 到期档案是否有鉴定小组、鉴定报告、销毁审批与监销记录
• 是否有近3年的档案应急演练记录

三、整改阶段：针对问题制定可落地的方案

将自查出的问题整理成Excel格式的《档案制度建设整改台账》，模板如下（可直接复制）：

``` 序号|问题类型|问题描述|整改依据|整改措施|责任人|整改时限|验收标准 ||||||| 1|组织保障|无正式发文的兼职档案联络员职责|《机关档案管理规定》第二十条|参照模板起草文件，报分管领导签字后正式发文，1天内发布内网|档案员|202X.X.X-202X.X.X|有正式红头文件、内网发布截图 ```

3.1 组织保障类快速整改方案

• 无领导小组/机构：3天内参照《XX省档案工作领导小组组成人员模板》（搜索当地档案局官网→下载中心→工作模板）起草文件，报主要领导签字后印发
• 档案员无证：3天内报名国家档案局线上免费基础班（培训时长20小时，考核合格后3天内生成电子版证书）
• 未纳入绩效考核：5天内协同人事岗将「按时归档率≥95%、档案整理规范」纳入部门考核指标，加1.5%权重

3.2 制度体系类标准化整改方案

• 核心制度缺失：直接从「国家档案局官网→政策法规→标准规范→配套模板」下载免费、可直接修改的制度模板，对照本单位实际调整后，7天内报当地档案局/行业主管部门备案
• 《归档范围和保管期限表》缺失/过期：核心步骤为「收集各部门近5年的业务文件清单→与兼职联络员逐一确认归档必要性→对照国家级/地方级/行业级标准划分保管期限→整理成表→报审批→备案」，15天内完成

3.3 硬件设施与档案管理类落地整改方案

• 库房不达标：10天内安装防盗报警器、温湿度自动记录仪（京东/淘宝搜索「档案温湿度自动记录仪」选销量前3、有计量认证的产品，价格200-500元），更换老化的温湿度计，清理库房杂物，放置防虫防霉剂
• 无EDMS：5天内完成上文提到的免费版EDMS部署，步骤为「下载安装包→双击安装→创建管理员账号→设置各部门兼职联络员权限→导入近1年的归档目录」
• 电子档案无备份：10天内准备2块1TB以上的企业级移动硬盘（价格300-600元/块），分别存储近3年的电子档案，1块放档案员办公室，1块放单位保险柜；每月1号同步更新一次

四、验收与长效维护

4.1 内部验收（整改时限到期后3天内完成）

• 临时整改小组对照《整改台账》逐项验收，填写验收意见
• 将验收合格的所有材料（自查清单、整改台账、正式发文的制度、证书、演练记录等）整理成「档案制度建设整改专卷」，归入文书档案永久保存

4.2 长效维护机制

• 每月1次兼职联络员碰头会：各部门汇报本月归档进度，解决归档问题
• 每季度1次档案检查：检查各部门文件收集整理情况、库房温湿度、电子档案备份情况
• 每半年1次兼职联络员培训：培训内容为最新法规、EDMS操作、档案整理规范
• 每年1次制度修订：对照新出台的法规或单位业务调整，修订相关制度