档案整理公司哪家能做整体解决方案？3招挑到省心不踩坑的服务商

你是不是最近碰到了档案的烦心事？

单位要评资质、过档案专项验收，或者搬新档案室，堆了十几年的文书、工程、人事档案乱成山。

自己理吧，行政部就两三个人，熬到明年都理不完。

找普通的整理小团队吧，要么只会理普通文书，涉密档案、工程档案碰都不敢碰，要么理完分类乱得要死，找个2020年的项目合同翻3小时都找不到，还得自己返工。

这篇文章就给你说清楚，怎么挑能做全流程解决方案的档案整理公司，从整理、录入、系统部署到人员培训全给你包圆，不用你操半点心。

1 先卡硬门槛，不符合的直接pass

找能做整体解决方案的公司，首先要筛掉不符合要求的，别浪费时间聊。

① 要看有没有全品类服务能力

不要找那种只会理文书档案的小团队。

你先列清楚自己的所有需求，比如你是建筑公司，要理工程档案、涉密档案、人事档案，还要搭智慧档案系统，那你就得直接问对方能不能全做。

举个例子，之前有个朋友的单位找了个小工作室，只会理普通文书，人事档案补材料他们不会，涉密的不敢碰，最后还是得再找另一家，花了两份钱。

避坑提醒：如果对方说“某类档案我们可以外包”，直接pass，转手外包的服务质量根本没保障

② 要查有没有同行业服务案例

不要听销售吹得天花乱坠，直接要同行业的案例。

比如你是学校，就要看他们有没有给中小学/高校做过整体档案服务的案例，最好要到对方对接人的联系方式，打过去问几个问题：有没有按期完工？有没有通过验收？有没有中途加价？

不要信什么“行业通用案例”，同品类的服务经验才有用

2 问清整体方案包含内容，别后期加钱

很多人踩坑都是签合同的时候没问清楚，后期各种加钱，预算超了一半都不止。

① 把服务清单列到合同里，越细越好

正常的全流程档案解决方案，得包含这些内容：上门清点所有档案、分类编页打码、录入电子系统、装盒上架、档案系统调试、给你们的管理员做操作培训、甚至帮你准备档案评级的相关材料。

举个例子，之前有个客户签合同的时候没写清楚培训的事，理完了对方直接走了，单位的管理员不会用系统，查个档案还要打电话问半天，最后又花钱请人过来培训。

所有你能想到的需求，全部写进合同，口头承诺不算数

② 问清收费模式，有没有隐形消费

现在档案整理的收费一般有两种，要么按整理的档案盒数算，要么按人头按天算，你可以根据自己的需求选。

你得提前问清楚，有没有额外的收费项：比如打码器、档案盒的钱要不要额外付？系统部署的钱有没有包含在报价里？如果要补档案的封皮、目录，要不要加钱？

把所有可能产生的费用，全部提前算到总报价里，签合同的时候写死，后面再加钱你直接可以不认。

3 聊售后，看能不能解决后续的问题

档案整理不是一锤子买卖，后期大概率会有需要调整的地方，售后很重要。

① 有没有质保期，出问题能不能上门处理

正常靠谱的档案整理公司，至少有3个月的质保期。

比如你后期发现分类错了，或者系统录错了信息，一个电话对方就能上门调整，要是那种干完就消失的小团队，你找都找不到人，只能自己返工。

签合同之前就要问清楚质保期多久，质保期内上门要不要额外收钱。

② 有没有长期的档案运维服务

你们单位每年都会产生新的档案，要是每次都临时找团队，不仅费钱还要每次重新对接需求，特别麻烦。

你可以问对方能不能做按年承包的运维服务，每年定期过来整理新产生的档案，更新系统数据，比每次临时找划算很多，对方熟悉你们的分类规则，做起来也快。

看完这些你应该就知道怎么挑了。

今天下班前，你先花10分钟列好你们的需求清单：有多少档案、要做哪些服务、有没有验收要求。

然后找3家符合硬门槛的公司，把需求发过去要报价和案例，对比完很快就能找到合适的。

别等验收只剩一周才急着找，到时候价高还不一定有档期。

要是你拿不准找的公司靠不靠谱，也可以把对方的服务清单和案例发出来，我帮你把把关。