做好志书档案整理：给散落的地方记忆安一个稳妥的家

为啥我要掏心窝子唠志书档案整理这事儿？

说起来我也是踩过坑的过来人，前两年帮单位牵头做过一轮志书档案整理，一开始我还轻敌了，不就是归置旧纸片子吗？能有啥难的？结果一扎进去才发现，这活儿哪里是整理纸，这分明是给散落在各个角落的地方“老记忆”收拾家，摸不着门道能给你踩一鞋泥，熬得你头都秃。所以今天全是干货，我踩过的坑都给你摆出来，你直接走平路就行，不用再瞎摸黑。

志书档案整理的坑我踩完了，这几点记死了

• 坑一：上来就撸袖子瞎干，分类乱成一锅粥

  我一开始就是这么干的，拿到一堆档案就往桌子上堆，想起来啥归啥，结果分完才发现，民国的县志底稿和八十年代新修志的草稿混一块了，后来要找内容硬生生翻了三天，腰都快断了。咱说句实在话，志书档案整理就像你整理爷爷奶奶攒了一辈子的老相册，你不得先分清楚“亲戚合影”“出游留影”“红白喜事”再放吗？

  正确操作我给你写这，先按照「年代-内容类目-保管级别」三个维度筛一遍，民国的归一块，建国后的归一块，行政类归一块，民生类归一块，机密级的单独放，清清楚楚。别嫌麻烦，志书档案整理最忌图快，快了最后哭都没地方哭，志书档案整理就是磨性子的活儿，急不得，你偷的懒早晚都会来找你算账。

• 坑二：破损档案随便粘，粘完直接变成“毁容”

  志书档案大多放了十几几十年甚至上百年，破个洞缺个角太正常了，我一开始不懂，拿透明胶带刷刷粘完就完事了，结果过了半年再看，胶带黄得像秋天的落叶，把字都糊得看不清，这不就是好心办坏事嘛！后来找了省档案馆的老师傅，花了两包华子才问来正确法子。

  专业操作其实也不难，就是得用心：补破损要用和原纸厚度接近的宣纸托裱，粘合剂要用熬好的小麦淀粉，不能用胶水也不能用透明胶带。咱说句土话，志书档案整理就是给老记忆整脸，你给人贴个劣质透明胶带当面膜，那不就是毁容吗？咱做志书档案整理，就得对得住当年写稿子抄稿子的老前辈，让人老东西整得舒舒服服的，这不应该吗？

• 坑三：数字化只扫不编，扫完全是电子垃圾

  现在做志书档案整理都讲究数字化，很多单位图省事，找几个学生把所有纸扫一遍，存硬盘里就交差了，结果后来要找某一年的洪水数据，搜关键词搜不出来，翻文件夹翻了一整天，钱花了力出了，啥用没有，这不就是瞎忙活吗？我当时也差点踩这个坑，还好做数字化的朋友提前给我打了预防针。

  

  真要做好数字化，扫完才是志书档案整理的开始，每一页都要做清晰的OCR文字识别，还要按照内容做多级索引，文件名统一成「年代-类目-编号-档案名称」的格式，这样哪怕过个十年八年，你想找啥输入俩关键词就出来了，多香啊？这不就跟你手机存照片一样，你不建相册不打标签，找你十年前结婚的照片不得滑半小时？一个道理，咱做志书档案整理，要的就是用的时候能掏出来，不是摆着落灰好看的。

• 坑四：冷门资料随便丢，丢完想找哭晕在厕所

  我见过好多人整理的时候，觉得什么地方小报剪报、村干部手写草稿、老百姓口述记录，都是没用的边角料，直接当废纸卖了，我跟你说这亏真的吃大了。我当年整理的时候，就有人要把建国初期的乡村保甲名册当废纸卖，说都是旧时代的东西没用，结果后来修新志要找当时的人口数据，全靠这本破册子，这不就是捡了芝麻丢了西瓜吗？

  咱做志书档案整理记住一句话：只要沾了修志的边，一片纸都别乱丢。你今天看它没用，说不定明天它就是别人找破头都找不到的宝贝，这不就跟你奶奶攒的布票糖纸一样，你当时觉得没用扔了，现在想找都没地方找去，后悔都来不及。

志书档案整理完，最后一步千万别偷懒

很多人整理完，往档案柜一塞，硬盘一存，就拍屁股走人了？不对不对，这志书档案整理可不是一锤子买卖，就像你种了棵树，不能种完就不管了对吧？得定期打理啊。

纸质的志书档案，每年至少得复检一次，看看有没有发霉生虫，档案库房得按时抽湿，放点儿除虫的樟脑丸，别放了几年被虫子啃成了筛子。电子的更要注意，至少做两个不同介质的备份，一块单位本地硬盘，一份云盘备份，别嫌麻烦，我之前听说隔壁单位硬盘坏了，没备份，花了好几万找专业恢复都没弄回来，大半年的志书档案整理全打水漂，这教训真的太深刻了。

其实说来说去，志书档案整理说难不难，说容易也不容易，你就把它当成给咱们自己家祖辈收拾东西，你用心待它，它就能给咱们后人留好这份念想，你糊弄它，早晚得给你出幺蛾子。我作为过来人，踩过的坑摸过的门道都给你摆这了，你照着来，至少少走三五年弯路。咱们做志书档案整理，说白了不就是给散落的地方老记忆安个安稳家嘛，一辈一辈传下去，以后咱们的后人想知道咱们这片土地以前发生过啥，一翻就能找着，这不就是顶好的事儿吗？