找对专业档案信息化顾问，帮你避开档案数字化转型的各种大坑

我干档案这行快十五年了，前十年在甲方档案局管项目，后五年出来帮朋友盯落地，什么妖魔鬼怪的坑我都踩过，说句不客气的，现在九成的档案信息化项目出问题，百分之八十都是没找对档案信息化顾问，剩下百分之二十是找了个坑人的档案信息化顾问。今天就跟大伙唠唠掏心窝子的话，都是我踩坑踩出来的经验，听完绝对省你几万几十万的智商税。

为啥说你大概率缺个靠谱的档案信息化顾问？

很多朋友一听到档案信息化，第一反应不就是“把纸质档案扫成电子版，存进电脑里”嘛？多大点事，我找几个兼职学生扫，花不了几个钱，找啥档案信息化顾问，纯纯浪费钱对吧？

我之前就接过一个烂摊子，某区县的街道办，为了省预算，真就自己找了几个退休阿姨加大学生，扫了半年扫了十几万份，结果一用傻眼了：命名全是“照片1”“扫描件2”，分类全凭阿姨心情，今天把2010年的放2000年里面，明天把党建档案放民政里面，要找一份当年的征地审批文件，全单位翻了三天都没找着，最后没办法了，花了原来三倍的钱重新整理，你说这亏吃的，这不就是没找档案信息化顾问踩的大坑嘛？

我给大伙打个比方你就懂了：原来堆在储物间落灰的一堆旧衣服旧被子，就像你单位攒了几十年的纸质档案，你要把这些玩意儿整理好，以后拿就能用，这不就是档案信息化嘛？档案信息化顾问就是你请的专业收纳设计师，不是说你买个新柜子把旧衣服塞进去就行，他得帮你算尺寸、分品类、留好以后加新东西的位置，还得帮你盯着安装施工，不然你柜子买错尺寸，装完门都开不了，钱不就打水漂了？

我踩过的那些坑，给你们列得明明白白

• 贪便宜不找档案信息化顾问，自己瞎整

  刚才那个街道办的例子已经够典型了吧？很多人觉得档案信息化就是扫描，没技术含量，实际上这里面的门道多了去了：分类要符合国家的《归档文件整理规则》，密级档案要符合存储安全要求，电子档案格式要符合长期保存标准，还要能对接你单位现有的OA、政务系统，哪一步错了，后面全白干。没个靠谱的档案信息化顾问给你把把关，你不踩坑谁踩坑？

• 找了野路子档案信息化顾问，只卖货不兜底

  我还见过不少，找的那种只卖系统的档案信息化顾问，收了钱给你装完系统就跑路，你问他怎么分类怎么导入怎么对接，人家说“这是你自己的事，我们只卖产品”，最后花了几十万买的系统，变成了占硬盘的僵尸软件，谁用谁闹心。这不就像你找了个卖衣柜的，给你拉过来一堆板材就走，不给你设计不给你安装，你自己拼，拼得起来吗？

• 碰到只会吹牛皮的档案信息化顾问，不问需求就上最贵的

  

  还有一种更坑，上来就给你推百万级的智慧档案平台，说这个功能全那个技术新，根本不管你一个只有几千份档案的基层单位，要那么多功能干嘛？你10平的小出租屋，人家给你整个定制步入式衣帽间，你放得下吗？用得上吗？纯粹就是为了赚提成坑你，这种档案信息化顾问，躲得越远越好。

靠谱的档案信息化顾问，到底能帮你做啥？

说了这么多坑，肯定有人问，那靠谱的档案信息化顾问到底能干啥？我给大伙说三个最核心的，都是实打实有用的：

第一，帮你摸清楚需求，不花冤枉钱

靠谱的档案信息化顾问，第一件事不是给你推产品，而是上门给你盘清楚：你单位一共有多少档案？都是什么类型？需要啥分级权限？要对接什么现有系统？预算大概是多少？会提前给你做全宗档案梳理，核对档号、全宗号，把乱档先理清楚，再出适配的方案，不会说你只需要个收纳盒，硬给你卖个衣柜，适合你的才是最好的，省钱才是硬道理。

第二，帮你盯全流程质检，把好质量关

档案扫描录入这个环节，最容易出问题，外包队为了赶进度，经常偷工减料：折角的纸不展平，该扫的目录不扫，OCR识别错字也不改，扫完分辨率不够，过两年就看不清了。靠谱的档案信息化顾问会帮你全程盯，每100份抽10份做质检，错号、漏扫、错字全部打回去重改，不合格绝不签收，不用你自己天天盯着跟人撕逼，省多少心啊。

第三，帮你兜底后续运维，出问题找得到人

档案信息化不是一锤子买卖，你以后每年都要归新档案，系统要升级，权限要调整，万一出点问题找得到人修。靠谱的档案信息化顾问都会给你留好后续服务，不会做完项目就失联，有问题一个电话就有人上门解决，这才是靠谱的。

说句掏心窝子的过来人话，我干这么多年，见过太多单位本来预算就不多，还瞎折腾交智商税，最后钱花了事没办成，领导还不满意，真的犯不上。档案信息化本身不是什么难事，核心就是找对人，找对档案信息化顾问，这事就成了一大半。

你想啊，原来找个文件翻一下午，现在搜个关键词三秒钟就出来，把时间省下来干点啥不好？少踩坑就是省钱，省钱就是赚钱，这话放到什么时候都没错。要是你现在正准备做档案信息化，拿不准主意的，多问问过来人，找个靠谱的档案信息化顾问，比啥都强。