个人及中小微企业合规档案托管服务从零到一全流程实操指南

一、前置准备工作

1. 确认档案类型

首先明确需要托管的档案类型，不同类型对应不同办理要求：

• 个人档案：分为学籍档案（毕业时未处理的学校出具档案）、人事档案（工作后记录工龄、职称的档案）
• 企业档案：分为员工人事档案、企业经营资质档案、项目档案三类

2. 提前准备必备材料

提前整理好以下材料，避免办理中途中断：

• 个人托管需准备：本人身份证彩色扫描件、原存档机构出具的存档凭证（如有）、毕业证明/离职证明扫描件，死档激活需要带完整的档案密封袋
• 企业托管需准备：营业执照副本彩色扫描件、法人身份证扫描件、完整的档案目录清册、经办人授权书

二、官方渠道实操全步骤

本次操作走国家官方认可的线上渠道，无需线下跑腿，全程10分钟即可完成申请，官方入口直接复制到浏览器打开：https://job.mohrss.gov.cn/，无需跳转第三方平台。

1. 个人档案托管操作步骤

1. 注册登录：打开上述地址后，点击首页右上角「登录/注册」，使用本人实名手机号注册，必须完成平台要求的人脸实名认证，未实名无法提交任何业务申请
2. 找到服务入口：登录后回到首页，在顶部搜索框直接输入「公共档案托管」，点击搜索结果中标注「官方服务」的「档案转入托管」选项，进入申请页面
3. 填写基础信息：按照页面提示逐项填写，原存档机构名称必须填写全称，可提前通过原存档机构官网查询准确全称和机构代码，不能填写简称，否则会导致转档失败，然后选择你居住地/工作地就近的公共人才服务机构作为托管机构
4. 上传材料：按照页面提示上传提前准备好的所有材料，要求所有扫描件清晰度满足文字可辨认，单张文件大小不超过10M，格式仅支持JPG或PDF，不要上传自拍模糊图片或Word文档
5. 提交申请等待审核：确认信息无误后提交申请，目前全国绝大多数官方公共机构托管个人人事档案不收取任何年费，如有特殊收费会在申请页提前公示，无隐形收费。审核周期为1-3个工作日，审核通过后平台会自动发送调档函给原存档机构，无需自行对接转档，转档完成后会以短信通知，可随时登录平台查看存档状态。

2. 企业档案托管操作步骤

1. 企业主体认证：打开上述官方地址，使用法人实名账号登录，或者经办人实名账号登录后，进入「企业服务」板块，上传营业执照扫描件完成企业主体认证，认证1个工作日内完成
2. 进入服务入口：认证通过后，搜索「企业档案托管」，选择对应档案类型（员工档案/经营档案）进入申请页
3. 上传档案清册：上传整理好的档案目录清册，可直接使用以下模板整理：

   档案编号	档案名称	形成日期	档案类型	份数
   QY-2024-001	XX有限公司营业执照	2024-01-15	资质档案	1
   YG-2024-012	张三人事档案	2024-03-20	员工人事档案	1

4. 确认交接方式：可以选择线上加密交接或者线下现场交接，线上交接需要将所有档案打包为压缩包，必须设置压缩包解压密码，密码单独通过平台站内信发送给对接专员，避免信息泄露
5. 签订协议完成托管：在线确认托管费用和服务条款，使用电子签章完成协议签订，缴费后即可完成托管，平台会出具电子托管凭证，可随时下载。

三、常见问题处理

1. 已经自持的死档怎么托管？

如果档案已经在个人手中，只要档案密封完好没有拆封，直接按照上述个人托管流程提交申请即可，审核通过后直接激活托管。如果档案已经拆封，需要先联系原档案出具单位（学校/原单位）重新密封盖章，再提交申请；无法重新密封的，可带身份证到选择的托管机构现场办理人工核验，核验通过后也可托管。

2. 托管后怎么调档？

后续需要将档案转到其他机构时，直接登录平台进入「我的档案」，点击「调档申请」，填写新接收机构的信息，上传新机构出具的调档函，审核通过后原托管机构会通过机要渠道转档，禁止个人自取档案，个人自持档案超过2年就会变为无效死档。

3. 怎么查询存档状态？

登录上述官方平台，进入「我的服务-我的档案」即可实时查看存档状态，托管机构的联系方式也会展示在详情页，可直接电话咨询。

四、核心注意事项

1. 必须选择官方认可的存档机构，任何民营机构都不具备人事档案存档资质，托管后档案会失效，影响退休、考公、落户等业务办理

2. 所有提交的材料必须真实有效，伪造材料会直接被拒，还会记入个人征信记录，影响后续业务办理

3. 托管完成后，每1-2年登录平台确认一次存档状态，避免托管机构地址变更导致档案失联