踩过十次档案著录外包服务的坑挖到真宝藏全是硬核好干货

先唠唠我为啥当年敢碰这玩意儿——因为档案整理像“给猫主子缠毛球线绳”啊！

说真的各位兄弟姐妹，尤其是在事业单位、国企综合部，或者是学校、医院这种档案堆成山的部门待过的，谁没被那摞得比外卖小哥餐箱还高的档案盒支配过？档案著录这件事，说人话就是把纸堆里的信息扒出来塞到电脑数据库里，这活儿细得呀——就像给刚疯跑过毛团炸成球的布偶猫，一根一根理顺打结成块的肚子毛尾巴毛，漏了一根主子说不定挠你一脸，少录一项文号说不定来年审计局就是你的新“主子”！

当年我刚接手综合部档案这块“烫手山芋”的时候，部门总共三个人：主任天天抓团建抓汇报脚不沾地，小师妹刚毕业连档案著录规范文件都读得磕磕巴巴，剩下我一个“牛马”实习生转正？哦不对转正也是正式牛马，天天对着文件抠关键词、文号、保管期限，眼睛瞪得像铜铃还老花镜提前备上了，半个月下来腰椎间盘突出犯了三次，做梦都是在敲“202X年XX街道社区疫苗接种统计表”，档案著录档案著录档案著录，三个词连起来念像诅咒一样循环播放！

这时候我就想啊：有没有什么“专业铲屎官兼梳毛大师”？哦不对是“专业收毛球拆解塞盒大师”？哦对了！档案著录外包服务！我当时一拍大腿就冲了，结果没成想，第一次踩坑踩得我差点摔进单位楼下的化粪池改造坑——那可是一个月工资差点打水漂啊！

档案著录外包服务的第一个坑：“路边摊梳毛”队，便宜是真便宜，毁毛球也是真毁

我当时第一次搜档案著录外包服务，某度搜出来第一页就有个报价贼低的：一块钱一条信息！一块钱啊同志们！买瓶矿泉水还得两块呢！我当时以为捡了大漏，马上联系加了微信，视频里人家拍了个仓库，堆了好多档案盒，说有五十个专业梳毛……哦不录档员，都是大学生兼职，便宜是因为他们勤工俭学。

我想：大学生多靠谱啊！我刚毕业的时候也想找这种活儿赚零花钱！结果没成想，兼职大学生连“永久保管、30年保管、10年保管”的红黄绿标签都分不清！把永久的疫苗档案全塞成10年的临时工合同的盒子里，关键词也是瞎填：统计表就填个“统计”，请示就填个“求领导办事”，我打开数据库一看差点哭出来——这哪里是梳毛塞盒，这是把布偶猫的毛拔下来揉成一团扔进垃圾桶啊！档案著录档案著录档案著录，这玩意儿不是瞎填就行的啊！

后来单位紧急叫停这个项目，我自己和小师妹加了半个月的通宵班才把录错的信息全部改过来，腰椎间盘突出第四次犯了，还请了病假，主任虽然没说啥，但看我的眼神像看个“败家娘们败家爷们通用版”。

档案著录外包服务的第二个坑：“连锁宠物店梳毛但只收流浪猫”队，贵是真贵，但服务不到位

踩了路边摊的坑之后，我就学聪明了，开始找那种有资质的连锁机构——哦对了这里必须插一句土味正能量：不要贪小便宜吃大亏，天上掉馅饼不是陷阱就是过期馊饼！我当时找了个报价十块钱一条信息的，贵了十倍，但人家说有“档案整理甲级资质”“ISO9001质量管理体系认证”“保密资质”，视频里拍了个像模像样的工作室，录档员都戴着手套口罩，看起来很专业。

结果呢？签合同的时候人家说：“我们只负责录档，不负责拆卷装订，也不负责消毒杀菌，保密的话我们签保密协议，但如果兼职录档员泄露了信息，我们概不负责，因为兼职不算正式员工。”我当时差点当场把合同撕了——档案著录服务难道不是一套组合拳吗？拆卷装订录档消毒一条龙才是真的“救档案于水火，救牛马于苦海”啊！档案著录档案著录档案著录，没有前面拆卷后面消毒，就像做汉堡只放一片生菜叶子啊！

后来没办法，我又换了一家，但这次我学乖了，认认真真做了功课，从踩坑到现在选到合适的，前后花了三个月，终于挖到了真宝藏！今天我就把我这三个月的“避坑指南+挖宝手册”全分享给大家，毕竟咱们都是被档案堆压过的牛马，互相帮衬着点，牛马何苦为难牛马！

挖到宝藏档案著录外包服务的三个“硬核摸金校尉指南”，一般人我不告诉他

摸金校尉摸金有“寻龙分金看缠山，一重缠是一重关”，咱们选档案著录外包服务也有三个专属口诀：资质全不全，团队稳不稳，流程细不细！这三个口诀，就像摸金校尉的罗盘、洛阳铲、黑驴蹄子，缺一不可！

第一个摸金校尉指南：资质全不全——没有罗盘黑驴蹄子，别去碰古墓哦不对别去碰涉密档案

首先第一个必须看的就是资质！尤其是咱们单位如果有涉密档案的话，保密资质是硬性要求，硬性要求，硬性要求！重要的事情说三遍！没有保密资质的机构，哪怕报价再低服务再好，咱们也不能碰，不然泄露了涉密信息，别说转正了，甚至可能进去吃牢饭——土味正能量再次上线：涉密无小事，出事两行泪！

除了保密资质，最好还要有档案整理资质、质量管理体系认证、信息安全等级保护备案——就像找摸金校尉，不仅要有罗盘，还要有洛阳铲、黑驴蹄子、金刚伞，装备齐全才能万无一失！怎么查这些资质呢？很简单，上“国家保密局官网”“中国档案学会官网”“全国认证认可信息公共服务平台”查就行，千万别只看机构自己拍的视频和发的证书，很多都是P的哦不对很多都是过期的！

第二个摸金校尉指南：团队稳不稳——临时凑的摸金校尉队伍，很可能丢下你自己跑路哦

其次第二个必须看的就是团队！很多档案著录外包服务机构，接到大单子之后，就开始在大学城门口贴小广告找兼职，兼职大学生连档案著录规范文件都没读过，录错信息是小事，泄露信息拆坏档案是大事！咱们选团队，一定要选全职录档员占比超过80%的，最好还有档案专业毕业的资深专员带队！

怎么看团队稳不稳呢？很简单，视频看工作室的时候，一定要让他们把录档员的工作证、劳动合同（可以打码姓名身份证号）拿出来看看，最好还要让他们派一个资深专员上门来，当面给咱们讲解档案著录规范，连《归档文件整理规则》DA/T 22-2015都背不下来的资深专员，直接pass哦不对直接送走！

第三个摸金校尉指南：流程细不细——没有详细的摸金流程，很可能把古墓里的宝贝碰碎哦

最后第三个必须看的就是流程！很多档案著录外包服务机构，签合同的时候说得天花乱坠，什么“拆卷装订录档消毒一条龙”，结果实际操作的时候，拆卷把档案纸撕坏了，录档把关键词文号填错了，消毒直接用84消毒液喷——咱们选流程，一定要选有详细书面流程的，从拆卷、分类、编号、著录、扫描、装订、消毒、入库，每一步都要有责任人签字确认！

这里必须插一句我挖到的真宝藏档案著录外包服务的流程，真的细得让我落泪：第一步，上门对接，签订保密协议和正式合同；第二步，拆卷前先消毒，用专业的档案消毒柜，不是84消毒液；第三步，拆卷分类编号，都是资深档案专员带队，确保分类编号正确；第四步，录档扫描，全职录档员录完之后，还要有另一个资深专员二次审核，二次审核之后还有三次抽检，抽检率100%哦不5%但抽中不合格的全部返工；第五步，装订入库，用专业的档案装订机，档案盒也是符合国家标准的；第六步，售后跟进，三个月内如果发现录错的信息，免费上门修改！

最后再唠唠档案著录外包服务的真香之处——真的是救档案于水火，救牛马于苦海啊！

自从我挖到这个真宝藏档案著录外包服务之后，半个月就把我们单位堆了一年的档案整理完了，录错的信息几乎没有，抽检的时候一次就过了！档案著录档案著录档案著录，现在这三个词对我来说不是诅咒，而是福音啊！

现在的我呢？每天准时下班，不用再对着文件抠关键词，不用再犯腰椎间盘突出，甚至还有时间去健身房锻炼，去电影院看电影，去跟朋友吃火锅——土味正能量最后一次上线：选择大于努力，选对档案著录外包服务，生活从此更美丽！

如果大家对这个真宝藏档案著录外包服务感兴趣的话，可以在评论区留言或者私信我，我帮大家推联系方式——毕竟咱们都是被档案堆压过的牛马，互相帮衬着点，一起过上没档案烦恼的好日子！