财政局数字档案馆电子档案归档实操零门槛落地指南

准备工作

1. 工具准备：必须安装Microsoft Office 2019及以上版本（宏启用模式），下载地址：https://officecdn.microsoft.com/pr/ual_download10/O2019ProPlus2021.msi；无需安装其他第三方软件。 2. 文件整理：待归档的电子档案统一转换为PDF格式，命名规则严格为[年份]-[科室代码]-[档案类型]-[序号].pdf，例如“2024-JZ-01-001.pdf”（JZ为财政局综合科代码），所有文件需放在同一个单独文件夹内。

实操步骤

步骤1：新建归档模板并启用宏

打开Microsoft Office Excel，新建空白工作簿，点击“文件”→“另存为”→选择保存类型为Excel 启用宏的工作簿(.xlsm)，命名为“财政局数字档案归档模板.xlsm”，保存至本地磁盘。

• 在Sheet1工作表中依次输入表头，每列宽度调整为20字符：档案编号、文件名称、所属年度、归档科室、文件路径、归档时间、校验码；
• 若菜单栏未显示“开发工具”选项卡，右键点击菜单栏空白处→选择“自定义功能区”→勾选“开发工具”→点击确定；
• 点击“开发工具”选项卡→“Visual Basic”按钮（或按快捷键Alt+F11），打开VBA编辑器。

步骤2：粘贴归档代码并调试

在VBA编辑器左侧的VBAProject面板中，右键点击“VBAProject (财政局数字档案归档模板.xlsm)”→选择“插入”→“模块”；双击生成的“模块1”，在右侧代码编辑区粘贴以下完整代码：

```vba Sub 批量归档电子档案() Dim strFile As String, strPath As String Dim i As Long, strCheck As String Dim ws As Worksheet Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") ' 输入待归档文件的文件夹路径 strPath = InputBox("请输入待归档文件的完整文件夹路径，例如：D:\财政局归档文件\2024", "文件路径输入") If strPath = "" Then Exit Sub ' 取消输入则退出程序 ' 遍历文件夹内所有PDF文件 strFile = Dir(strPath & "\.pdf") i = 2 ' 从第2行开始填充数据（第1行为表头） Do While strFile <> "" ' 生成唯一校验码：日期数字+文件名，避免重复 strCheck = CStr(Year(Date)) & CStr(Month(Date)) & CStr(Day(Date)) & strFile ' 生成规则档案编号：CZ+4位年份后两位+4位序号（唯一不重复） ws.Cells(i, 1) = "CZ" & Right(Year(Date), 2) & Format(i - 1, "0000") ' 填充文件基础信息 ws.Cells(i, 2) = strFile ws.Cells(i, 3) = Year(Date) ws.Cells(i, 4) = Left(Split(strFile, "-")(2), 2) ' 提取科室代码 ws.Cells(i, 5) = strPath & "\" & strFile ws.Cells(i, 6) = Date ' 自动填充当前归档日期 ws.Cells(i, 7) = strCheck ' 填充校验码 i = i + 1 strFile = Dir ' 查找下一个PDF文件 Loop ' 输出完成提示 MsgBox "归档完成，共处理 " & (i - 2) & " 个PDF文件", vbInformation, "操作完成" End Sub ```

粘贴完成后，关闭VBA编辑器，回到Excel主界面，点击顶部安全提示栏→选择“启用内容”（宏必须启用，否则代码无法运行）。

步骤3：执行批量归档操作

1. 确认待归档的所有PDF文件已按命名规则存放在指定文件夹（例如D:\财政局归档文件\2024）； 2. 点击Excel菜单栏“开发工具”→“宏”，在弹出的宏列表中选择“批量归档电子档案”→点击“执行”； 3. 在弹出的输入框中，输入待归档文件夹的完整路径，例如“D:\财政局归档文件\2024”，点击确定； 4. 等待3-5秒，弹出提示框显示处理的文件数量，点击“确定”完成操作。

步骤4：档案校验与备份

1. 校验：查看Sheet1的归档数据表，核对三项内容：所有PDF文件是否在指定文件夹、档案编号是否连续无重复、归档时间是否为当前日期； 2. 备份：将“财政局数字档案归档模板.xlsm”及所有原始PDF文件，复制到专属U盘，命名为“2024财政局数字档案备份”，粘贴至机房指定的数字档案备份服务器路径（由机房管理员提供，无需自行修改）。

步骤5：对接数字档案馆上传

1. 打开财政局数字档案系统：http://cz.daj.gov.cn/archive，使用科室专属账号登录； 2. 点击系统首页的“档案上传”→选择“批量上传”； 3. 上传本地的“财政局数字档案归档模板.xlsm”及所有原始PDF文件，勾选“已校验通过”； 4. 点击“确认上传”，等待系统自动关联档案编号与PDF内容； 5. 上传完成后，在“档案查询”页面随机抽取3份档案，核对PDF内容与归档数据表的信息一致。

实操禁忌事项

1. 禁止修改代码中加粗标识的规则部分（如档案编号生成规则、校验码逻辑），否则会导致档案编号重复或校验失败； 2. 宏必须启用：打开归档模板时，必须点击顶部安全提示栏的“启用内容”，否则代码无法运行； 3. 命名规则严格：非PDF格式的文件会被代码自动跳过，需提前将所有待归档文件转换为PDF格式； 4. 服务器路径：数字档案上传服务器的路径为财政部门统一指定路径，无需自行修改或上传至其他路径。