数字档案馆系统档案统计

你有没有过这种情况？年底报上级要数字档案统计报表，翻半天找不到准确数，一会儿说存了1万份，一会儿说8千份，跟同事吵得脸红？要么就是统计完，过俩月找档案发现没数，白忙一场。我之前帮行政部的表妹弄过，她去年就因为统计错了档案数，被领导说做事不细。这篇文章就给你讲透，数字档案馆系统的档案统计怎么弄，看完直接上手，不用再瞎猜。

一、先搞懂：数字档案统计，到底要啥数据？

很多人上来就点统计，结果出来的数全是乱的，就是因为没搞清楚要啥。说白了，就3类数，记牢就行：

• 1. 基础档案量统计

  就是你系统里存了多少“正经数字档案”。比如你单位的文书（平时写的报告、通知）、照片（开会、活动的照片）、业务档案（报销单电子档），还有音频视频（开会录像）。举个例子：我表妹去年统计时，漏了1500张活动照片，差了半个月才补回来，差点误了报表时间。重点是：别把纸质档案扫描件乱混，只算系统标注为“正式档案”的数，不然会多算。

• 2. 档案利用量统计

  就是这些档案被用了多少次，谁用的。比如张科长调阅了3份档案，小王查资料用了5次，这个数能看出哪些档案真有用，哪些是放着落灰的。年底要写档案利用报告，直接拿这个数就行，不用瞎编。

• 3. 异常档案统计

  就是有问题的档案。比如打不开的损坏文件、格式不对的电子档、过期要销毁的档案，这些要单独统计。别小看这个，年底排查档案安全时，这个数是硬指标，漏一个都要被查。

二、用系统做统计，3步搞定，不用手写

别听别人说统计要熬夜，用系统自带功能，10分钟就能弄完，步骤超简单：

• 1. 找到正确的统计入口

  

  重点操作：打开你单位的数字档案馆系统，左侧菜单栏找【档案统计】模块，点进去。别点成【档案录入】或【档案检索】，那两个是干别的的，点错等于白忙活。我表妹第一次就点错了，折腾半小时才找到对的地方。

• 2. 选好统计范围和时间

  比如你要统计2023年全年，就把时间调成2023年1月1日到12月31日。然后档案类型全选，别漏了照片和视频，很多人就漏这俩，导致数不准。要是只统计文书，就选“文书档案”分类，按需来。

• 3. 导出或直接看结果

  页面上有【统计结果】按钮，点进去能在线看数，要报上级的话，点旁边的【导出】，生成Excel表直接拿给领导。要是有错，回系统改原始数据，再重新统计一次就对了，别在结果里直接改。

三、2个避坑提醒，别踩雷

统计的时候，这俩坑我（或表妹）踩过，记牢了：

• 1. 别随便手动改统计数

  系统统计的是录入的真实数据，要是觉得数不对，别在统计结果里改，回【档案录入】模块改原始数据，再重新统计。要是手动改，上级查时露馅，背锅的是你。我表妹差点改统计数，被我拦住才没闯祸。

• 2. 每月抽10分钟核对

  别等到年底才弄，每月月底花10分钟看一眼统计结果，有错马上改。比如这个月新增了照片，你没录入，统计时就漏了，年底补起来超麻烦，还耽误事。

其实说白了，数字档案统计没那么复杂，就是把系统里的数理清楚，别偷懒也别瞎改。今天下班前，花10分钟打开系统，先导出近半年的基础量统计，看看有没有错，别等下次要报的时候慌神。就这么简单，动手就行。