某国家级经开区全生命周期综合档案管理系统新闻案例

项目背景

案例主体为长三角G60科创走廊核心承载区——某国家级经济技术开发区，该区域于2022年启动政务服务、产业招商、工程建设三类核心档案的数字化整合工作。整合前，三类档案分散在17个内设部门及下属23个园区服务中心，档案载体涵盖纸质、光盘、移动硬盘，形成12个孤立数据岛。

根据国家档案局《“十四五”全国档案事业发展规划》要求，国家级开发区需在2025年前实现核心业务档案数字化率100%、电子化归档率80%以上的目标。同时，该区域2021年新增工程建设项目档案9237卷、招商企业全生命周期档案3211盒，传统人工检索单份平均耗时47分钟，跨部门调阅审批周期最长达7个工作日，无法满足企业办事“最多跑一次”及产业数据辅助决策的需求。

解决方案

系统选型

该经开区成立由区政务服务数据管理局牵头，区档案局、住建局、招商中心组成的19人选型小组，从功能适配性、安全性、可扩展性、售后服务响应四个维度建立评分体系。

• 功能适配性要求覆盖三类核心档案的收集、整理、归档、利用、鉴定、销毁全生命周期管理模块，同时接入该区域现有27个政务业务系统。
• 安全性要求符合《国家电子政务内网安全等级保护三级、《档案数字化规范》（DA/T 31—2017）标准，支持国密SM2/SM3/SM4算法加密，配置异地容灾备份。
• 可扩展性要求预留不少于15个API接口，支持未来接入城市管理、民生服务等档案类别。
• 售后服务响应要求提供7×24小时在线咨询，48小时内现场解决问题。

最终，某国内头部档案信息化服务商以总分96.2分中标。

实施流程

实施周期为2022年7月至2023年12月，分为四个标准化阶段。

第一阶段为数据梳理与标准制定。由服务商与17个内设部门逐一访谈，梳理出三类核心档案的327个业务节点、1298个归档字段，制定《某经开区核心业务档案电子化归档管理细则》《档案数字化质量控制规范》等11项内部管理制度。

第二阶段为系统部署与接口开发。将综合档案管理系统部署在该区域政务内网，配置12台应用服务器、8台存储服务器、2台异地容灾服务器，开发对接区工程建设项目审批管理系统、区招商企业服务平台、区政务服务中心受理系统等27个业务系统的标准化API接口。

第三阶段为档案数字化与数据迁移。采用“扫描+OCR识别+人工校对+四性检测”的标准化流程，完成存量档案的数字化工作，其中纸质档案数字化21.3万卷，OCR识别准确率达99.7%，人工校对率100%，四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）通过率达100%。同时，将业务系统产生的实时电子档案自动归档至综合档案管理系统。

第四阶段为人员培训与上线运行。对17个内设部门及下属23个园区服务中心的312名档案管理人员及业务人员开展为期10天的分层培训，其中档案管理人员培训重点为系统管理、四性检测、鉴定销毁等模块，业务人员培训重点为电子档案上传、调阅申请等模块。培训结束后，组织312名人员进行线上线下考核，考核通过率达100%。2023年12月1日，系统正式上线运行。

项目成效

系统上线运行半年来，取得显著成效。

• 档案数字化率从整合前的62.7%提升至100%，电子化归档率从整合前的18.3%提升至92.1%，超额完成国家档案局《“十四五”全国档案事业发展规划》要求的2025年目标。
• 传统人工检索单份平均耗时从47分钟缩短至12秒，跨部门调阅审批周期从最长7个工作日缩短至30分钟以内，满足企业办事“最多跑一次”及产业数据辅助决策的需求。
• 节省档案存储面积约2000平方米，每年节省档案管理人工成本约120万元，节省档案存储设备更新成本约50万元。
• 系统上线运行半年来，已为237家企业提供档案调阅服务，为12次产业招商决策提供数据支撑，为87次工程建设项目验收提供档案依据。

注意事项

综合档案管理系统的建设与运行需要注意以下事项。

建立健全档案管理制度是系统建设与运行的基础，档案管理制度需要涵盖系统管理、四性检测、鉴定销毁、人员培训等各个环节。

档案数字化质量控制是系统建设与运行的关键，需要采用“扫描+OCR识别+人工校对+四性检测”的标准化流程，确保档案的真实性、完整性、可用性、安全性。

系统安全防护是系统建设与运行的保障，需要符合国家电子政务内网安全等级保护三级、《档案数字化规范》等标准，支持国密算法加密，配置异地容灾备份。

人员培训是系统建设与运行的支撑，需要对档案管理人员及业务人员开展分层培训，确保所有人员能够熟练掌握系统的操作方法。