通用文书档案管理系统轻量化部署与全流程操作实操指南
一、前置准备
本次部署采用开源稳定版系统，所有资源可直接下载使用，无需额外付费。
- 硬件要求：2核4G云服务器/本地电脑，剩余磁盘空间≥50G
- 软件要求：JDK11、MySQL8.0、浏览器（Chrome/Edge均可）
- 资源下载地址：
二、环境部署步骤
1. 基础环境安装配置
JDK11配置
- Windows：下载对应安装包默认安装，右键此电脑→属性→高级系统设置→环境变量→系统变量新建`JAVA_HOME`，值为JDK安装路径（例：C:\Program Files\Eclipse Adoptium\jdk-11.0.22.7-hotspot），编辑Path变量新增`%JAVA_HOME%\bin`，打开cmd执行`java -version`，输出11.x.x版本号即为配置成功
- Linux：下载tar.gz包执行`tar -zxvf OpenJDK11U-jdk_x64_linux_hotspot_11.0.22_7.tar.gz -C /usr/local`，编辑`/etc/profile`文件末尾新增： ``` export JAVA_HOME=/usr/local/jdk-11.0.22+7 export PATH=$JAVA_HOME/bin:$PATH ``` 执行`source /etc/profile`生效，验证方式同上
MySQL8.0配置
默认安装完成后，登录MySQL命令行，依次执行以下命令创建数据库和授权用户：
```sql create database document_manage default character set utf8mb4 collate utf8mb4_general_ci; create user 'doc_user'@'%' identified by 'Doc@123456'; grant all privileges on document_manage. to 'doc_user'@'%'; flush privileges; ```2. 系统部署与启动
将下载的document-manage.jar放在任意目录，同级目录新建`application.yml`配置文件，复制以下完整内容：
```yaml server: port: 8080 spring: datasource: url: jdbc:mysql://127.0.0.1:3306/document_manage?useUnicode=true&characterEncoding=utf8&useSSL=false&serverTimezone=Asia/Shanghai username: doc_user password: Doc@123456 driver-class-name: com.mysql.cj.jdbc.Driver servlet: multipart: max-file-size: 500MB max-request-size: 500MB document: storage: path: /data/document Windows系统修改为D:/document ```
启动系统
- Windows：打开cmd进入jar包所在目录，执行`java -jar document-manage.jar`
- Linux：执行`nohup java -jar document-manage.jar > log.log 2>&1 &`后台启动
启动完成后，浏览器访问`http://你的服务器IP:8080`，输入默认账号`admin`、密码`123456`，登录成功即为部署完成。
三、核心功能实操流程
1. 档案分类配置
首次使用必须先配置档案分类，操作步骤：
- 左侧菜单栏点击【系统设置】→【档案分类管理】
- 点击右上角【新增】，依次填写分类编码（例：WS001对应文书档案、RS001对应人事档案）、分类名称、默认保管期限（永久/30年/10年）
- 必须将“启用状态”设置为开启，否则后续无法上传该分类下的档案，点击保存即可
2. 档案录入与归档
操作步骤：
- 左侧菜单栏点击【档案管理】→【档案列表】，点击右上角【新增档案】
- 依次填写档号（强制规则：分类编码-年度-4位顺序号，例：WS001-2024-0001）、题名、责任者、成文日期、页数
- 点击【上传附件】选择本地文书文件，支持PDF、DOCX、XLSX、JPG、PNG格式，单个文件最大支持500MB
- 涉密档案必须勾选“涉密”标识，该类档案仅拥有涉密权限的用户可检索查看，不会出现在普通用户的检索结果中，填写完成后点击提交即可完成归档
3. 档案检索与借阅
- 检索：首页检索框输入关键词，支持全文检索、档号检索、题名检索、责任者检索，可筛选保管期限、归档日期缩小范围
- 借阅：检索到目标档案后点击【借阅申请】，填写借阅原因、预计归还日期，提交后等待管理员审批；管理员进入【审批中心】→【借阅审批】通过申请后，申请人可在【我的借阅】中查看或下载档案附件，到期后系统自动回收权限
四、常见问题排查
1. 启动失败排查
- 端口被占用：Windows执行`netstat -ano | findstr 8080`查看占用进程PID，执行`taskkill /f /pid 对应PID`；Linux执行`lsof -i:8080`查看PID，执行`kill -9 对应PID`，也可修改application.yml中server.port参数更换端口
- 数据库连接失败：检查配置文件中数据库IP、端口、库名、用户名密码是否正确，登录MySQL执行`select user,host from mysql.user;`确认doc_user用户允许远程连接
2. 文件上传失败排查
- 路径权限问题：Linux执行`mkdir -p /data/document && chmod 777 /data/document`赋予读写权限，Windows手动创建配置文件中对应的存储文件夹
- 文件大小超限：修改application.yml中spring.servlet.multipart.max-file-size参数调整上限即可
3. 数据备份操作
数据库备份执行命令：`mysqldump -udoc_user -pDoc@123456 document_manage > document_manage_backup_$(date +%Y%m%d).sql`；附件备份直接打包压缩配置文件中document.storage.path对应的文件夹，建议每周备份一次避免数据丢失。
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