过来人踩坑总结：巧用档案报表生成规范合规的文书档案

先唠唠为啥要盯着档案报表生成文书档案这事说

我在单位管档案管了快五年，前三年那头发掉的，比我家掉毛猫掉的猫毛都多，每年年底归档季，我都要抱着保温杯掉眼泪，觉得自己就是单位里最惨的大冤种。为啥？原来我傻啊，觉得档案报表就是给上级交差的应付货，文书档案要从零开始攒，相当于你逛超市买完年货，列好了采购清单，结果整理年货的时候，偏要再挨个重新数一遍重新记，纯纯闲的没事干给自己加戏。

后来被领导打回来三次返工，熬了两个通宵改材料之后我才幡然醒悟：好家伙，原来早就有现成的路子，直接用档案报表生成文书档案啊！这就相当于你点奶茶，商家已经给你加好糖加好料封好杯了，你直接拎走喝就行，不用自己再重新煮茶兑糖，省下来的时间摸鱼它不香吗？攒下来的头发它不香吗？

我踩过的那些大坑，先给你们排排雷

坑一：放着现成的档案报表不用，纯手工硬攒

我刚上手那会真的是这个大冤种本人，当时领导说要做文书档案，我拍拍胸脯说保证完成任务，转头就把档案报表扔一边，打开word一个条目一个条目抄，抄了三天，错了八个日期五个保管期限，交上去直接被领导打回来，说我干活不用脑子。那时候我才反应过来：咱们平时做的档案报表，本来就是把所有档案信息都梳理好了啊，为啥不用档案报表生成文书档案？非要自己重新造轮子？

这就好比你去果园摘苹果，已经把苹果按大小分好装框里了，你偏要倒出来再挨个分一遍，累不说，还容易分错，图啥呢？

坑二：格式瞎改，生成出来直接不符合存档要求

后来我开窍了，知道用档案报表生成文书档案了，结果又踩了第二个大坑：我觉得默认格式不好看，瞎加花里胡哨的边框，改花里胡哨的字体，结果送去档案馆审核，人家一眼就给打回来了，说不符合国家规范。这里给你们说个专业干货，记好了：正规文书档案要求，幅面必须是A4，页边距上2.8cm、下2.5cm、左2.8cm、右2.5cm，正文用仿宋三号字，标题用二号小标宋体，别瞎改，改了就是不合格。

我当时就悟了，这就跟你去考驾照一样，人家规定桩考要倒进库，你偏要开进去，再牛的技术也不给你过啊，讲规矩才是最快的捷径。所以说啊，用档案报表生成文书档案，第一步就是锁死格式，别瞎折腾美，合规比啥都重要。

过来人掏心窝子的干货：档案报表生成文书档案正确步骤

踩了这么多坑，我现在整理文书档案，原来要一周的活，一天就能搞定，还次次审核一次过，全靠这套流程，给你们掰碎了说：

• 第一步：先清档案报表里的“多余垃圾”

你的原始档案报表，一般都会有一些给内部统计用的内容，比如部门汇总备注、领导签字栏、临时统计项这些，这些是不需要放进正式文书档案的，就像你买年货，要把包装纸、捆扎带这些没用的去掉，只留正经要存的“干货”。核心要留的东西就是这几个：密级、保管期限、年度、机构、文件名、成文日期，把这些留好，其他没用的直接删掉就行。我之前就是懒，没清这些多余内容，结果生成出来文书档案带了一堆没用的，又返工了大半天，所以说，用档案报表生成文书档案，这步真不能偷懒。

• 第二步：匹配分类规则，直接对号入座

现在咱们国内文书档案通用的分类方法就是两种：要么是「年度-机构-保管期限」，要么是「年度-问题-保管期限」，巧了，你手里的档案报表，本来就已经按这个规则分好类了对不对？直接对应导入生成就行，不用自己重新分类。这步真的省超多时间，原来我自己分类，分完总能混进去几个错的，现在直接用档案报表分好的类，一点错都没有。说白了，用档案报表生成文书档案，就是让你吃现成饭，别硬要自己从零开始造。

• 第三步：核对三个核心项，确保一次通过

别生成完就直接交差，就像你煮完饭要开盖看看熟没熟，一定要花个三五分钟核对三个地方：第一，对总数，档案报表的总条目数，和你生成出来的文书档案条目数能不能对上，别漏了；第二，对保管期限，永久、30年、10年有没有标错，这个错了以后要改非常麻烦，相当于你把年货放错柜子，等来年找的时候早就坏了；第三，检查有没有错字乱码，文件名对不对，就这三步，五分钟搞定，我现在核对完，从来没出过错。

最后唠两句掏心窝子的

其实很多刚接触档案工作的小朋友，一听到归档就头大，觉得是啥了不得的难活，其实真不是，就是一层窗户纸，找对方法就躺赢。我作为踩了五年坑的过来人，负责任的说，用档案报表生成文书档案，真的是我见过最省时间最不容易出错的方法，没有之一。

咱们打工人干活，讲究的就是“省力气不省质量，摸鱼不摸凉水”，你死熬硬扛，熬坏了身体，领导还不一定觉得你能干，你找对方法，活干的漂漂亮亮，自己还能准点下班陪家人朋友逛街吃火锅，这不比啥都强？

我身边刚做档案的小朋友，我都给他们推这个方法，试了的没有说不好的，原来每天加班归档，现在到点就能走，香得很。要是你现在还在对着空白文档抄条目攒文书档案，真的可以试试用档案报表生成文书档案，我一个过来人，骗你对我没啥好处，就是不想让你们像我原来那样，掉那么多头发熬那么多夜，毕竟，咱们打工人的头发，那都是珍贵的宝贝啊！