机关企事业单位规范档案整理必备用品分类完整清单

档案整理用品分类制定依据

本清单依据我国现行档案行业标准DA/T 22-2015《归档文件整理规则》、GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》编制，覆盖文书档案、科技档案、人事档案等常见档案整理全场景，用品分类按照作业流程排序，可直接对照采购配置。据全国档案服务行业协会2023年调研数据，规范配置整理用品可提升档案整理效率47%，降低档案存储阶段损毁率62%。

基础作业整理工具类

核心装订整理工具

• 带定位档案装订锥：要求孔径3mm-5mm，用于传统线装档案钻孔，定位标尺可避免打孔偏移，适配常规档案页边距要求。

• 18-20cm不锈钢专业剪刀：要求刀头锋利无毛刺，避免裁剪档案纸张时勾扯破损，禁止采用普通家用剪刀替代。

• 纯棉蜡质装订线：要求抗拉强度不低于10N，不易发霉断裂，适合档案长期存储，禁止采用普通缝纫线替代。

• 中性无酸固体胶：要求PH值稳定在7-8之间，无腐蚀配方，不会造成纸张发黄变脆，禁止使用普通液态胶水防止纸张变形。

• 30cm钢尺+专业裁纸刀：用于修正不规则档案页边距，保证档案装订后整体整齐规范。

分类编号标记工具

• 0.5mm耐水耐光黑色签字笔：符合档案长期书写要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、易褪色墨水笔填写档案信息。

• 专用档号章/分类章：搭配正红色油性不扩散印油，印迹清晰，尺寸适配档案盒脊背、档案页预留标注区域。

• 统一规格日期章：用于归档日期标注，格式符合档案管理规范要求。

档案装具存储用品类

• 符合国标的无酸档案盒：按照GB/T 9705-2008标准生产，PH值7.5-9.0，不含木质素，常规规格为310mm×220mm，厚度分为2cm、3cm、4cm、5cm，可根据档案厚度选择。据国家档案馆测试数据，合格无酸档案盒可保护档案纸张不老化超过100年，使用寿命是普通纸盒的8-10倍。

• 无酸档案袋：材质标准与档案盒一致，用于封装散装文件或单份重要独立档案。

• 专用档案卷皮：分文书档案卷皮、科技档案卷皮、人事档案卷皮，采用厚款无酸牛皮纸，适配对应档案装订要求。

• 分类指引卡：带突出式分类标签，用于档案柜内不同类别档案的分隔指引，提升档案调阅效率。

消毒防护用品类

整理老旧档案、接收外部单位移交档案时，必须配置防护消毒用品，避免霉菌、虫害污染单位现有档案库。

• 一次性丁腈防护手套：用于接触带霉斑、污染物的老旧档案，避免直接污染皮肤，也防止污染物交叉污染其他清洁档案。

• 无残留档案消毒片：采用低温消毒配方，对纸张无腐蚀无褪色，适合批量消毒纸质档案，禁止使用高腐蚀性消毒药剂。

• 专用档案防蛀樟脑块：无异味不污染纸张，放置在档案柜角落，可预防虫害蛀蚀档案载体。

• N95口罩+护目镜：整理霉变老旧档案时必须佩戴，防止霉菌孢子进入呼吸道，保护工作人员健康。

数字化整理辅助用品类

当前多数单位需要完成纸质档案数字化转换，以下为必备辅助用品：

• 专业档案起钉器：可取出深度装订的大号订书钉，不易勾扯破损纸张，比普通起钉器适配档案拆卷需求。

• 档案压平器/重型镇纸：用于压平褶皱、装订变形的档案，保证扫描成像清晰平整。

• 无酸透明修补胶带：用于修补破损档案页，厚度均匀不遮挡扫描内容，不会腐蚀纸张。

• 防反光扫描垫：可消除带光泽纸张扫描产生的反光，提升数字化档案成像质量。

配置与使用注意事项

所有直接接触档案纸张的用品必须选用无酸配方产品，酸性用品会加速纸张纤维素降解，导致档案短时间内变脆易碎，大幅缩短档案保存寿命。

不同属性档案需要调整用品配置：人事档案必须使用符合《干部人事档案工作条例》要求的专用人事档案盒；涉密档案整理需要使用符合保密管理要求的专用装具，所有工具严禁带出保密工作区域。

批量采购前需要索要供应商提供的产品质量检测报告，确认PH值、材质符合无酸标准，避免采购不合格产品造成无法挽回的档案损坏。