档案招标管理实操指南：从资质审核到中标归档全步骤零门槛落地

发布时间: 2026年05月31日 19:15:02 来源: 安答联动浏览量: 0

前期准备：前置核查项（避免招标无效）

先完成3项前置核验，全部通过再启动招标流程，否则可能导致招标结果被推翻：

档案项目属性核验：先登录全国一体化政务服务平台（http://gjzwfw.www.gov.cn/）搜索「档案服务机构备案查询」，确认本次招标的档案整理、数字化、存储类项目是否要求投标机构必须具备本地档案行政管理部门出具的备案证明，若要求需直接写入招标资格条件。涉密档案类项目必须额外要求投标方提供国家保密局颁发的《国家秘密载体印制资质证书》（涉密档案数字化加工类）。
预算及立项文件核验：必须留存3份材料原件：财政部门出具的项目预算批复函、项目立项审批表、档案主管部门出具的项目需求合规性意见书，缺一不可。
招标方式确认：预算≥200万的采用公开招标，≥100万<200万的可采用竞争性磋商，<100万的可采用询价，所有方式必须在当地公共资源交易平台备案，备案入口为当地公共资源交易中心官网「政府采购备案」栏目。

以下条款不得省略，否则会触发投标方质疑或招标无效：

资格要求项
- 具备独立法人资格，营业执照经营范围包含「档案整理」或「档案数字化加工」类服务
- 提供至少3份近3年同体量档案服务项目合同扫描件，合同金额不得低于本次项目预算的70%
- 项目团队需至少有2人持有省级及以上档案主管部门颁发的《档案从业人员资格证书》，投标时需提供近3个月社保缴纳证明
- 投标保证金金额为预算的1%，最高不超过80万，缴纳方式为对公转账，投标截止日前到账，未中标方的保证金在中标通知书发放后5个工作日内原路退回，无利息
技术要求项
如果是档案数字化项目，需明确写入：扫描分辨率≥300DPI，双层PDF格式，元数据符合《DA/T 18-2022 档案著录规则》，加工全程数据不得离开招标方指定局域网，加工完成后需提交由第三方档案检测机构出具的合规性检测报告。
报价要求项：明确报价为全包价，包含人员、设备、耗材、检测、运输、保险等所有费用，中标后不再追加任何预算。

必须同时在3个渠道发布，发布期不得少于5个工作日：

发布时需同步上传招标需求书、评分细则、合同模板3个附件，所有附件格式为PDF，不得设置加密或下载权限。

档案招标管理实操指南：从资质审核到中标归档全步骤零门槛落地

全程录音录像，录像资料留存不少于15年，操作步骤如下：

步骤1：资质核验：开标现场由2名工作人员分别核验投标方的营业执照、备案证明、人员资格证书原件，凡有一项不符合招标要求的直接废标，不得进入评标环节，核验记录需所有投标方代表签字确认。
步骤2：技术标评审：由5人及以上单数组成评标委员会，其中档案专业专家占比不得低于60%，专家需从当地公共资源交易中心专家库随机抽取，不得指定。评审严格按照提前发布的评分细则打分，打分表需所有评委签字，涂改无效。
步骤3：商务标评审：报价低于预算80%的，要求投标方现场出具成本说明，无法提供合理说明的视为恶意竞标，直接废标。
步骤4：中标候选人公示：评审结束后3个工作日内，在原招标公告发布渠道公示前3名中标候选人，公示期不少于3个工作日，公示内容需包含各候选人得分、报价、项目团队核心人员信息。

公示期无异议的，3个工作日内向中标方发放中标通知书，同时向未中标方发放未中标通知书，通知书需加盖单位公章，通过EMS寄递，留存寄递凭证。

合同签订要求：中标通知书发放后30日内必须签订正式合同，合同内容需与招标需求、投标文件完全一致，不得另行订立背离合同实质性内容的其他协议，合同签订后7个工作日内到当地公共资源交易中心备案。

所有招标相关资料必须统一整理归档，归档目录可直接复制使用：

归档资料需同时保存纸质版和电子版，纸质版装订成册加盖骑缝章，存入单位档案库房，电子版为PDF格式加密存储，备份不少于2份，分别存储在本地服务器和离线硬盘。

投标方不足3家：公开招标流标的，直接转为竞争性磋商，无需重新备案；第二次流标的，可直接采用单一来源采购，需提前在公共资源交易平台公示流标原因，公示期不少于3个工作日。
投标方提出质疑：收到质疑后7个工作日内必须出具书面答复，答复内容需加盖单位公章，不得泄露评标委员会成员信息及其他投标方的商业秘密。
中标方弃标：没收投标保证金，顺延选择下一名中标候选人，同时将弃标方信息上报当地公共资源交易中心，列入失信名单，1年内不得参与本单位任何采购项目。
验收不合格：按照合同约定扣除履约保证金，要求中标方15日内完成整改，整改后仍不合格的，终止合同并追究其违约责任。