2026年最新档案著录规则是什么？执行时有哪些注意事项？

2026年国内通用的档案著录规则核心依据为国家档案局2022年发布、2023年正式实施的《档案著录规则》（DA/T 18-2022），同步配套执行2025年发布的《电子档案著录补充执行细则》，覆盖所有类型档案的著录规范要求。本回答将从规则核心框架、实操流程、不同载体差异化要求、常见问题等维度展开详细说明，供各类单位档案管理人员参考。

一、档案著录规则的核心框架与法定依据

档案著录是指对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，是档案管理、检索、利用的基础工作，现行档案著录规则的核心框架分为三个层级：

• 通用规则：即DA/T 18-2022，是所有类型档案著录的基础标准，明确了著录原则、著录项目、著录格式、著录细则的制定要求，2025年国家档案局抽查要求，各单位档案著录准确率不得低于98%，未达标单位需限期整改。
• 补充细则：针对电子档案、特殊载体档案的特殊要求，2025年发布的补充细则新增了元数据绑定、哈希校验值著录等要求，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。
• 行业专属细则：部分专业领域（如城建、司法、医疗）可在通用规则基础上，结合行业需求制定专属著录细则，但必录项要求不得低于通用规则标准。

核心要点方面，现行档案著录规则明确“谁形成谁著录、谁归档谁审核”的责任机制，著录项分为必选项和可选项，其中必选项包含档号、题名、责任者、成文日期、保管期限、载体类型6项，不得擅自删减。

二、档案著录的标准实操流程

按照档案著录规则要求，正规著录流程分为4个步骤，所有步骤需留存操作记录，便于后续追溯：

1. 前期整理：对待著录档案进行分类、编号、修复破损件，确认载体完整度，电子档案需先查杀病毒、校验格式合规性，不符合长期保存要求的格式需提前转换为PDF/A、OF D等标准格式。
2. 字段录入：严格按照档案著录规则要求填写字段，其中成文日期需采用YYYY-MM-DD格式，责任者需填写全称，不得使用简称或代称，档号需保证全宗内唯一，不得出现重号、空号。可选项可根据单位实际需求填写，涉密档案需额外标注密级与保密期限。
3. 交叉审核：由2名以上具备档案专业资质的人员对著录内容进行交叉校验，重点核查必录项完整性、字段准确性、档号唯一性，审核不通过的需退回修改并记录修改原因。
4. 数据入库：审核通过的著录数据同步录入档案管理系统，实体档案与电子档案的著录信息绑定关联，电子档案著录数据需同步备份至离线存储介质，防止数据丢失。

注意事项：著录过程中不得随意修改字段含义，如有特殊需求需提前向属地档案行政管理部门报备，获得审批后才可调整可选项著录规则。

三、不同类型档案的著录差异化要求

除通用要求外，不同类型档案需按照档案著录规则执行差异化著录标准：

• 纸质档案：重点核查页码与著录页数一致性，手写档案需著录字迹清晰度评估结果，永久保管的纸质档案需同步著录扫描件存储路径，实现“存量数字化、增量电子化”要求。
• 电子档案：需额外著录文件格式、存储路径、哈希校验值，2026年新增要求电子公文著录需同步关联公文交换系统的发文编号，实现全流程可追溯，元数据需符合长期保存要求，不得包含动态脚本等风险内容。
• 特殊载体档案：音视频档案需著录时长、内容摘要、播放格式，实物档案需著录尺寸、材质、获取来源，所有特殊载体档案需著录存储环境要求，便于后续养护。

常见问题FAQ

Q：已经完成归档的旧档案需要按照新的档案著录规则重新著录吗？ A：2010年之前归档的存量档案可保持原有著录格式，2010年之后的存量档案需在2027年底前完成必录项补录，符合最新规则要求。

Q：档案著录出现错误可以直接修改吗？ A：著录错误需提交修改申请，经单位档案管理负责人审批后才可修改，修改痕迹需永久留存，不得直接覆盖原始著录内容。

Q：民营企业档案也需要执行统一的档案著录规则吗？ A：民营企业涉密档案、需向国家档案馆移交的档案需严格执行通用规则，内部管理类档案可结合自身需求调整可选项，必选项需符合标准要求。

总结与温馨提示

2026年执行的档案著录规则以DA/T 18-2022为核心，补充了电子档案、特殊载体档案的著录要求，核心原则是准确性、完整性、可追溯性。建议单位每年组织1-2次档案著录规则培训，定期开展著录数据自查，避免影响档案验收、移交等工作。如果对著录字段存疑，可咨询属地档案行政管理部门，不要擅自自行设置规则。