文书档案系统著录全流程避坑指南 新手实操也能一次过审

你有没有被著录打回的糟心经历？

很多刚接档案岗的新人应该都有这体验，对着系统吭哧吭哧填大半天，点提交就被打回，要么是文号格式错，要么是责任者漏了全称，要么是日期标成了录入当天的日子，折腾三四趟都是常事。我前几年刚接年度归档的时候，光著录这一步来回改了快一周，头发都掉了一大把。

著录前先把这些基础规则摸透，少走一半弯路

核心字段填不对，后面全白搭

说白了系统著录就像你给快递填面单，地址、收件人、寄件人错一个，快递就送不到。几个核心字段一定要卡死，文号要完全跟原文右上角的一致，连括号的全角半角都不能错，我之前就是把六角括号打成了英文的方括号，整批200多条都被打回，改到凌晨三点。还有责任者别只写部门，要写到发文的具体单位全称，比如公司行政部发的文，不能只写行政部，要写你们公司全称+行政部，不然跨年份查的时候根本搜不到。成文日期别填你录入的日期，要填文末尾的落款日期，格式是YYYY-MM-DD，少个0都不行。

批量导入前先测1条，别整批翻车

很多人嫌一条一条录慢，喜欢下载模板批量导，听我一句劝，导之前先填1条内容导进去测试，看看系统会不会识别错误，比如有的系统对摘要字数有限制，有的对特殊符号不兼容，你要是直接把几百条都填完导进去，全报错的话，哭都没地方哭。我之前同部门的小姑娘就是没测试，导了300多条全乱码，最后只能一条一条重新录，比慢慢录还多花了两倍时间。

这些冷门细节是过审的隐形门槛

别以为核心字段填对就完事，很多打回的原因都是你没注意到的小细节。比如附件页数，要是原文有附件的话，必须把附件的页数也算到总页数里，不能只算正文的。还有密级，哪怕是内部公开的文件，也要标上“内部”，不能空着，空着系统直接卡你提交。哦对了，主题词别自己瞎编，要去你们单位给定的主题词表里面选，你自己编的再贴合内容，审核那边也不认，我之前就踩过这个坑，自己写了好几个主题词，全被打回重选。

录完自查的小技巧，90%的错误都能提前筛出来

录完别着急提交，先从系统导出个自查表，先筛字段为空的条目，再筛文号重复的，再批量核对下日期格式对不对，最后抽个10%的条目跟原文逐字段对一遍，基本上小错误都能找出来。我现在每次录完这么过一遍，基本上提交一次就过，再也不用跟审核的同事来回掰扯了。