档案软件单机版电子文件版安装与基础使用实操全指南

一、前期准备与下载安装

1. 系统要求

要求Windows 7及以上64位系统，内存≥4GB，磁盘剩余空间≥20GB（预留电子文件存储与备份空间）

2. 下载与安装

直接复制以下链接到浏览器地址栏：https://www.danganjingling.com/download/dgjdj_setup.exe，回车后点击「保存」，下载完成后双击安装包启动：

• 步骤1：安装包启动后勾选「同意用户协议」，点击「下一步」
• 步骤2：选择安装目录，默认路径为C:\Program Files\DanganJingling，点击「安装」
• 步骤3：等待5分钟左右安装完成，勾选「立即启动软件」，点击「完成」

二、首次登录与基础配置

1. 初始登录与密码修改

启动软件后，登录界面默认账号：admin，默认密码：admin123，点击「登录」进入系统（首次登录会强制要求修改密码，必须设置8位以上包含字母、数字的组合密码，例如：Dangan2024）

2. 电子文件存储路径配置

点击左侧菜单栏「系统设置」→「存储配置」，在「本地存储路径」输入框中设置电子文件保存位置，建议选择非系统盘（例如：D:\Dangan_File），确认路径已创建后，点击「测试存储」，显示「存储正常」后点击「保存」

三、电子文件导入实操（单份/批量）

1. 单份电子文件上传

点击左侧「电子文件管理」→「新增文件」，按要求填写必填项：

• 文件类型：选择对应档案分类（如文书档案、科技档案，首次使用需提前在「档案分类设置」中创建分类）
• 文件名称：必须与文件内容一致，不得包含/、\、等特殊字符
• 上传文件：点击「上传」按钮，选择本地需导入的电子文件（支持PDF、Word、JPG、Excel等10种常用格式，单文件最大500MB），上传完成后点击「确认」保存

2. 批量导入电子文件

若需导入10份以上文件，使用批量功能可节省时间：

• 步骤1：在「电子文件管理」→「批量导入」页面，点击「下载导入模板」，将模板保存至桌面
• 步骤2：打开模板，按列填写：文件名称、文件类型、本地文件完整路径（例如：D:\待导入文件\合同01.pdf），填写完成后保存并关闭Excel
• 步骤3：返回软件批量导入页面，选择刚修改的Excel模板，点击「开始导入」，系统最多支持200份文件同时导入，等待导入完成后，查看「导入日志」确认是否有失败文件

四、文件检索与日常使用

1. 快速检索

在软件顶部的「快速检索」框中输入关键词（文件名、文件类型、创建人），点击「检索」，0.5秒内会列出所有匹配文件，点击文件名称可直接在线查看内容

2. 分类与筛选检索

点击左侧对应档案分类（如「文书档案」），页面会显示该分类下所有文件，可通过顶部「创建时间」「文件大小」排序，也可设置「时间范围」「文件格式」进行精准筛选

3. 文件导出

单个文件导出：选中目标文件，点击「导出文件」，选择原格式或PDF格式，设置保存路径，点击「确认导出」，约10秒完成

批量文件导出：勾选需导出的多个文件，点击「批量导出」，选择「打包为ZIP压缩包」，设置压缩包名称与路径，点击「开始导出」，系统自动打包所有文件，无需手动整理

五、数据备份与恢复（避免文件丢失）

1. 自动备份设置

点击「系统设置」→「备份设置」，勾选「开启自动备份」，设置备份间隔为「每天」，备份路径选择非系统盘（如E:\Dangan_Backup），点击「保存」，系统会在每日凌晨2点自动备份所有数据

2. 手动备份

每导入100份文件后需做一次手动备份：点击「手动备份」按钮，等待系统生成备份包，备份包命名格式为「备份_YYYYMMDD_HHMM.zip」，自动保存至设置的备份路径，可手动复制到U盘或移动硬盘

3. 数据恢复

若出现数据丢失或软件故障，点击「备份设置」→「恢复数据」，选择最近的有效备份包，点击「开始恢复」，恢复过程中请勿关闭软件，等待5-10分钟完成后，重新登录软件即可查看所有数据