子公司档案软件单机版实操指南：部署配置与日常使用

一、前期准备

子公司使用单机版档案软件的硬件要求：CPU为i3及以上，内存4G及以上，硬盘剩余空间≥10G，操作系统为Windows 7及以上（适配多数子公司办公电脑环境）。

1.1 下载安装包

官方下载地址：https://www.qingdangan.com/download/single_setup.exe，无捆绑插件，仅适配Windows系统的单机版安装包。

下载完成后双击运行安装包，点击「自定义安装」，选择安装路径为「D:\子公司档案软件」（子公司需统一路径，便于后续管理），勾选「创建桌面快捷方式」，点击「立即安装」，等待30秒后点击「关闭」，安装完成。

二、核心配置

2.1 档案库基础配置

首次打开软件，点击左侧导航栏「档案管理」→「新建档案库」，档案库名称设置为「XX子公司2024年档案库」，存储路径设置为「D:\子公司档案软件\archives」，点击「确定」，系统自动初始化档案库，初始化时间约10秒，完成后档案库激活，所有档案默认存储至该路径。

2.2 用户权限配置

子公司无需过多账号，仅需3类角色，分别配置权限：

• 管理员角色：进入「系统设置」→「用户管理」→「角色管理」，点击「新建角色」，命名为「管理员」，勾选所有权限（档案录入、修改、删除、备份、角色管理），保存。
• 档案录入员角色：再次点击「新建角色」，命名为「档案录入员」，仅勾选「档案录入」「修改自身录入档案」权限，保存。
• 档案查阅员角色：点击「新建角色」，命名为「档案查阅员」，仅勾选「档案查阅」权限，保存。

添加用户：进入「系统设置」→「用户管理」→「用户列表」，点击「添加用户」，输入子公司员工账号（如：luru01），设置初始密码Aa123456（需包含大小写字母+数字），分配对应角色，保存完成。

三、日常操作实操

3.1 档案录入流程

核心要求：档案编号、归档日期、档案类型为必填字段，缺一无法保存。点击左侧「档案录入」，选择档案类型（子公司常用类型可提前在「系统设置」→「档案类型」中新建，如「项目合同」「人事档案」），输入档案编号（格式：子公司简称-年份-序号，如SZ-2024-001），选择归档日期（默认当天），上传附件（支持PDF、Word、Excel格式，单个文件最大500M），点击「保存」，录入完成，系统自动生成唯一档案ID。

3.2 档案检索与查阅

点击「档案检索」，支持3种快速检索方式：1. 按档案编号检索；2. 按归档日期区间检索；3. 按档案类型检索。输入检索条件后点击「检索」，1秒内显示结果，点击对应档案可查看内容，查阅员仅支持查看、导出PDF格式档案，无修改权限。

3.3 数据备份与恢复

强制要求：每周五下班前完成一次本地备份，防止数据丢失。操作步骤：进入「系统设置」→「数据管理」→「本地备份」，选择备份路径为「D:\子公司档案软件\backup」，点击「立即备份」，等待10秒完成，系统生成带日期的备份文件（如backup_20240520.zip），需将备份文件单独拷贝至子公司服务器或移动硬盘存储。如需恢复，进入「本地恢复」，选择对应备份文件，点击「立即恢复」，5秒内完成数据还原。

四、常见问题解决

4.1 安装时提示路径不存在

解决方法：手动创建安装路径，打开D盘新建「子公司档案软件」文件夹，重新运行安装包，选择该路径即可。

4.2 档案上传失败

解决方法：确认附件格式为PDF/Word/Excel，单个文件不超过500M，若文件过大可拆分后分2次上传。

4.3 登录时提示账号不存在

解决方法：检查账号是否已在「用户管理」中添加，密码是否区分大小写，确认无误后重新登录。