选满足电子档案管理办法的系统 过来人给你唠干货

说真的，我前两年帮单位搞电子档案规范化迎检那阵，差点把熬了三十年的乌黑头发熬成地中海，真的踩过的坑能绕我们办公楼三圈，今天纯纯过来人唠嗑，不带恰饭，就说选满足电子档案管理办法的系统这点事，全是我踩坑踩出来的血泪教训，没半句虚的。

之前踩过的坑，就像买了不合规的收纳箱装过冬棉服

最开始我们领导拍脑袋说，不就是存点电子文件吗，随便整个网盘不就能用？能省一点是一点，我们当时也觉得，对啊，不就是存东西，啥存不是存？结果用了一年多，免费网盘改规则，存储空间不够不说，还偷偷给我们压缩了文件，好多原件都坏了，找都找不回来。后来咬咬牙换了个几百块的不知名小系统，以为这下万事大吉了，结果去年上级来合规检查，一翻我们的电子档案，直接说我们的系统根本不满足要求，国家要求的真实性、完整性、可用性、安全性四性保障全没有，相当于所有档案都是“黑户”，官方不认。

当时整个部门连着加了半个月的班，补档案补到眼冒金星，那种崩溃我现在都记得，说穿了这不就是买错收纳箱的锅嘛：你把十几口人的过冬棉服，一股脑塞了个九块九包邮的薄收纳箱，搬家的时候一拎，箱子底直接掉了，所有棉服全滚泥坑里，你得一件一件搓干净，那叫一个糟心。那时候我才明白，选满足电子档案管理办法的系统真不是交智商税，是真的能救你半条老命。

满足电子档案管理办法的系统，到底得符合啥“收纳标准”

第一，得能给每个电子档案上合法“身份证”

电子档案管理办法最核心的要求就是保真啊，不能被人改了换了你都不知道，对吧？这就要求系统得跟着档案存好元数据，谁上传的、什么时候改的、谁看过，全给你记的明明白白，还得有防篡改机制，改一点都能查出来。就像是你买的进口进口水果，得有溯源码，出了问题一查一个准。我们现在用的这个满足电子档案管理办法的系统，就自带电子签名和全程日志，相当于给每个档案都挂了个遛狗绳，去哪都牵得住，不会丢也不会变，完全符合要求，这才叫合格的系统，那种只能存不能管的，就是个网上垃圾桶，不是满足电子档案管理办法的系统。

第二，得能存得住、找得到，不能当僵尸仓库

管理办法要求存储安全、可检索，你不能把档案存进去，十年之后要调阅了，打不开也找不着，那不白存嘛？这就像是你把中秋月饼放冰箱，密封没做好，放一年之后拿出来全长毛了，能吃吗？肯定不能啊。好的满足电子档案管理办法的系统，会定期做格式迁移和备份，不用担心旧格式打不开，还支持全字段检索，我上次找十年前的一份工程合同，输个项目名三秒就调出来，比我找自己藏在沙发缝的私房钱还快。而且权限分级做的细，谁能看谁能改分的清清楚楚，就像是小区门禁，没权限的连门都摸不到，安全这块卡的死死的，这不就是合规该有的样子嘛。

第三，能对接、不卡壳，别当堆在角落的废箱子

现在哪个单位没个OA、业务系统啊，天天一堆电子文件导来导去，手动归档导错了不说，还累死人。要是系统不能对接，你每次归档都得把所有文件倒出来重新理一遍，就像是你每次拿衣服都得把整个收纳箱翻过来倒地上，累不死你也烦不死你。我之前用的那个破系统就是这德行，导一百份档案要导半小时，还经常乱序错漏，现在的满足电子档案管理办法的系统，能直接跟单位现有系统对接，自动抓取文件归档，省了不知道多少人力，我现在每天少加一小时班，都能准点下班接孩子放学了，这不比啥都强？

过来人掏心窝子的选品建议，全是干的不能再干的干货

• 别贪便宜选免费杂牌系统：就像我之前说的九块九收纳箱，刚开始能用，用半年就裂，到时候档案坏了，你哭都没地方哭，我之前贪便宜省了几千块，最后不够我们加班赶工的加班费，太亏了，血的教训放在这。
• 一定要当场测核心功能，别光听销售吹：你就对着电子档案管理办法的要求一条一条对，元数据存不存？有没有防篡改？能不能对接现有系统？检查要求的核心点一项都不能少，就像你买收纳箱得亲手拉拉链看看结不结实，确认全符合了，那才是真正的满足电子档案管理办法的系统，别被销售的花言巧语忽悠了。
• 一定要看后续服务，不能卖完就不管：电子档案管理是十年几十年的长期活，以后政策更新了要升级，出问题了要找人修，我之前买的那个破系统，买完三个月销售就离职了，找售后连人都找不到，相当于买了个没质保的收纳箱，坏了只能扔，太坑了。

其实我之前也觉得，搞这么正规干嘛，不就是存个破文件？直到被通报了一次，扣了部门季度奖金，才知道这个事真不是小事，现在国家对电子档案的要求越来越严，你没有一个满足电子档案管理办法的系统，真的是处处埋雷，指不定哪天检查就炸了。

我今天说这些真不是给谁打广告，就是自己踩过坑摔过跤，才知道选对东西有多爽，之前我们部门天天加班整档案迎检，现在有了满足电子档案管理办法的系统，自动归档自动管理，逢年过节检查根本不用慌，相当于请了个24小时值班的合规管家，你说香不香？

最后再跟搞行政搞档案的小伙伴说一句，听过来人一句劝，一开始就选满足电子档案管理办法的系统，少走十年弯路，早选早享受，准点下班、保住奖金它不香吗？