机关企事业单位纸质电子档案规范移交全流程实操指南

一、移交前准备工作

1. 纸质档案整理操作要求

统一按照年度-机构-保管期限分类法整理，零门槛操作步骤如下：

• 同一年度同一机构的档案，先按文书、业务、人事等档案类别拆分，再按保管期限（永久、30年、10年）分开排序，不得混排
• 逐件去除档案内的金属订书钉、回形针，左侧对齐装订，装订边预留2cm空白方便入库排架，大于A4幅面的文件对折为A4大小，小于A4的文件托裱在标准A4白纸上
• 按排列顺序逐件编制档号，统一格式为全宗号-年度-机构代码-保管期限代码-件号，示例：001-2024-03-1-012，打印标签贴在档案左上角，保管期限代码对应：永久=1，30年=2，10年=3
• 逐件填写卷内文件目录，必填内容包括件号、责任者、文件题名、成文日期、总页数，每页目录末尾加盖整理人名章

2. 电子档案整理操作要求

电子档案需要满足格式合规、与纸质一一对应要求，操作如下：

• 纸质档案扫描件统一保存为PDF/A格式，分辨率不低于300DPI，文件名和对应纸质档案的档号完全一致，示例：档号001-2024-03-1-012对应的电子文件名为001-2024-03-1-012.pdf
• 原生电子文件（Word、Excel等）转换为PDF/A格式归档，需要保留源文件的，源文件命名加后缀「_源」，归档PDF加后缀「_归档」
• 按照和纸质档案完全一致的分类层级创建文件夹，最终将所有电子档案整体存储到格式化完成、无病毒的空白U盘或移动硬盘中

3. 移交材料准备清单

整理完成后准备3份纸质材料，全部加盖单位公章：

• 档案移交目录：按档号顺序排列，包含档号、题名、成文日期、保管期限、页数五项内容，Excel排版后打印，每页标注页码
• 档案整理说明：说明本次移交档案的年度、总数量、分类方式、整理人、完成时间，内容控制在1页以内
• 电子档案检测报告：使用国家档案局官方免费检测工具校验，直接下载地址：http://www.ncha.gov.cn/module/download/download.jsp?channelId=72，下载后解压即可使用，检测完成后导出报告打印

二、移交现场核验操作步骤

按以下顺序配合接收方核验，避免流程卡壳：

• 第一步：核对总数量：先对照移交目录核对总盒数、总件数，再按10%比例抽查，核对档号顺序和件数是否和目录一致
• 第二步：纸质档案质量核验：配合检查装订牢固度、装订边预留宽度、金属物清除情况、档号粘贴位置，不合格的现场按要求整改，整改完成后重新核验
• 第三步：电子档案质量核验：先对U盘进行病毒查杀，再核对文件数量和命名规则，随机打开10%的文件检查清晰度、格式合规性，合格后签字确认
• 第四步：签字确认：移交方、接收方的经办人、负责人分别在3份移交目录上签字盖章，双方各留存1份，接收档案馆留存1份

三、移交后闭环收尾操作

1. 本单位档案留存

将本单位留存的移交目录、整理说明存入本单位全宗卷，电子版本同步备份到本单位档案管理系统和离线存储介质，做好存取登记。

2. 移交档案备份

本次移交的电子档案，本单位至少制作2份离线备份，一份存放在单位机房，一份存放在办公区外的安全阴凉地点，备份介质优先选择蓝光光盘或防磁移动硬盘，每半年抽检一次备份文件的完整性。

四、常见卡壳问题解决方案

• 档案没有正式题名怎么办？：按照「单位+事由+文种」的格式提炼题名，例如「XX市财政局2024年第一季度党组会议纪要」，确实无法提炼内容的，保留原文件编号作为题名，并在目录备注栏说明
• 档案破损怎么办？：轻微破损用酸性不干胶托裱补边，严重破损送专业机构修复，无法修复的在移交目录备注栏标注破损原因和情况，不影响移交
• 特殊格式电子文件不兼容怎么办？：特殊格式文件（CAD图纸、专业软件生成文件等）保留原文件，同时转换为PDF格式作为预览文件一并移交，在移交目录备注栏标注文件格式和对应的打开软件