文书档案做档案数字化咨询必看：过来人踩坑整理的实用干货

我当初搞文书档案数字化踩过的坑爹坑

说真的，我前几年在单位管行政后勤，那堆文书档案堆得就像老家杂物间塞了十年的旧棉被，占地方不说，落灰落得像从煤堆里掏出来的，领导一句话说要清场地还要合规归档，给我愁得连续三天掉的头发能织围巾。一开始我傻啊，觉得不就是把纸扫成电子版吗？随便找了个路边打印店说能做，便宜是便宜，结果人家没做档案数字化咨询，上来就咔咔扫，扫完给我塞了个硬盘，我打开一看，文件名全是IMG_0001到IMG_1234，找个五年前的年度工作总结，比在沙堆里找一颗特定的沙子还难，这不纯纯花钱买罪受吗？

从那我才明白，文书档案跟杂七杂八的零散档案不一样，人家是有硬章法的，你不先找专业的档案数字化咨询捋清楚，上来就瞎干，那就是盲人骑瞎马，摔坑里都是轻的。

找对档案数字化咨询，整理文书档案真的像开外挂

为啥文书档案一定要专门做档案数字化咨询？

我给你掰扯掰扯，你就懂了。文书档案是什么？是单位从小到大的成长日记本啊，小到一张请假审批，大到年度规划、会议决议，哪一页错了顺序，哪一份分错了类，真要用到的时候，那就是掉链子的大事。之前我们单位迎审，找一份十年前的立项批复，三个老员工翻了三天，把半间库房的文书档案都翻了一遍才找着，那累的，一个个腰都直不起来，半天缓不过劲。

你要是先找了靠谱的档案数字化咨询，人家长年累月跟文书档案打交道，什么规范什么要求门儿清，人家先给你理一遍，哪些要拆钉，哪些要补页，哪些归永久保管哪些归定期，分类给你分的清清楚楚，再去数字化，出来的文件搜关键词一秒就能找着，这不比你瞎忙活强一百倍？我之前那个坑踩完，换了个专业团队做了档案数字化咨询，人家一周就给我理完了，现在我找文件，十秒钟搞定，说出来你不信，领导现在都夸我干活麻利，我这都是沾了找对档案数字化咨询的光啊。

过来人掏心窝子：靠谱档案数字化咨询得满足这几点

• 第一，必须懂文书档案的国标规范，不能是啥活都接的野路子

  别信那种啥档案都能做，张口就说包便宜的，正规的档案数字化咨询，一上来先问你，文书档案的年份范围、保管期限、有没有涉密内容，人家长期做这个，知道不同单位的文书档案归档要求，不会给你把永久的归成10年的，也不会给你错排页码，这都是基本功，野路子哪懂这个啊。我之前找的那个野路子，把金属钉都没拆就扫，扫出来中间黑一大块，字都看不清，最后还得花钱重新弄，冤不冤啊。

• 第二，必须说清楚存储和保密要求，不能扫完就跑路

  

  很多人以为扫完存个硬盘就完事儿了？大错特错！你那一堆文书档案，很多都是单位内部资料，有的还是涉密的，你存个随便的公共云盘，违规了都不知道。靠谱的档案数字化咨询会给你说清楚，符合保密要求的存储方式是什么，本地怎么备份，云端怎么存，权限怎么分，谁能调阅谁不能看，给你安排的明明白白，不会给你留下后遗症，这才是负责任的。

• 第三，收费必须透明，不能有隐形消费坑你钱

  我之前还遇到过，一开始说一斤文书档案收五十，结果算钱的时候，拆钉要钱，分类要钱，录入信息要钱，最后总价翻了一倍，你说闹心不闹心？靠谱的档案数字化咨询，一开始就给你算得明明白白，你的文书档案有多少卷，每一步多少钱，一口价给你，不会中途坐地起价，这点真的太重要了，省得最后扯皮扯半天，影响心情还耽误事。

最后说句土味大实话，全是过来人掏心经验

其实说白了，咱们干基层行政的，管文书档案就是个费力不讨好的活，平时没人管，用到的时候错一点就是大问题。我一开始也觉得，找档案数字化咨询不就是多花一份钱吗？自己弄不行吗？踩完坑我才知道，专业的事就得找专业的人，你花点咨询费，把坑都给你踩平了，一次做对，比你返工两三次花的钱少多了，还省时间省力气。

现在我弄完之后，原来堆半间屋子的文书档案，扫描归档完，重要的纸质存去专门的恒温档案库房，电子版随时调阅，原来的旧杂物间都改成员工的午休室了，大家都夸我办了件好事，我心里也美滋滋的。说真的，干活就像找对象，找对了人天天情人节，找不对天天清明节，你做文书档案数字化，找对了档案数字化咨询，就是躺着都能把活干好，找不对，就是累死还挨骂。

我作为踩过坑的过来人，把这些干货说出来，就是不想大家再走我走过的歪路，反正信不信由你，我反正是亲测有效，真要你现在正愁文书档案数字化的事，别着急动工，先找个专业的档案数字化咨询问清楚，绝对不亏。