县级机关单位2023年度文书档案数字化整理全流程实操落地案例指南

一、实操前置准备（本案例适用县级行政机关年度文书档案整理）

1.1 物料&工具准备

所有物料均为常规办公用品，无需采购专业高价设备，直接按以下清单准备即可：

• 硬件：高拍仪（推荐型号良田S1282AF，京东自营直接搜索对应型号即可，插电即用无需额外安装驱动）、无酸档案盒（统一采用国家档案局标准A4尺寸）、牛皮纸封皮、HB铅笔、固体胶、黑色印油3位页码机
• 软件：全国统一免费档案著录客户端下载地址：http://www.saac.gov.cn/daj/xzfw/202206/t20220613_459879.shtml，选择Windows版本安装包直接下载即可，适配Win10/Win11全版本系统
• 参考规范：《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）官方原文下载地址：http://www.saac.gov.cn/daj/xxgk/bzgf/201912/t20191227_140703.shtml，不确定规则时直接对照原文执行

1.2 待整理档案范围划定

回收各科室2023年度所有文件材料后，先完成初筛剔除无效材料，剩余符合归档要求的材料进入整理流程：

• 需归档范围：正式发文、上级来文、本级收文、会议纪要、人事任免文件、年度财务报表（不含会计凭证）、专项活动完整台账、人大建议政协提案答复原件
• 需剔除范围：未生效草稿、重复复印件、日常事务性通知、外出培训课件、私人邮件、无公章的非正式函件

二、核心实操步骤（可直接照搬1:1落地）

2.1 第一步：档案分类与件的划定

核心原则：一事一件，无需拆分与正文关联的独立附件，具体操作规则如下：

• 统一采用“年度-保管期限”二级分类规则，保管期限仅划分为永久、30年、10年三类，无需细化到具体科室，降低分类复杂度
• 件的划定：正文+附件为1件、转发文+被转发文为1件、请示+批复为1件、单份报表/名册/图册各为1件、单份会议纪要为1件
• 分类完成后用HB铅笔在每份文件首页右上角标注保管期限代码：永久标Y、30年标30、10年标10，标注错误可用橡皮直接擦掉重写，禁止使用签字笔标注

2.2 第二步：页码编制

注意：仅在有书写/打印内容的页面打页码，空白页直接跳过不编号，操作规则如下：

• 页码机调整为3位阿拉伯数字格式，每份文件单独编号，起始页码从“001”开始
• 单页文件页码打在正面右下角，双面文件正面打右下角、背面打左下角，页码位置距离页面边缘5mm即可，不要遮挡正文内容
• 页码打错的，直接用铅笔在错误页码上打叉，在旁边空白处手写正确页码即可，无需作废原文件

2.3 第三步：档案著录（系统操作）

安装官方著录系统后，直接按以下步骤操作，所有必填字段无遗漏即可：

• 打开系统后选择【文书档案著录】模块，新建“2023年度文书档案归档”批次
• 每份文件必填字段：档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限、密级，非必填字段可留空
• 档号填写规则：全宗号-年度-保管期限代码-件号，比如某县发改委全宗号为123，永久保管第1件的档号为“123-2023-Y-0001”，件号按同保管期限分类的档案从0001开始连续编号，不可跳号、重号
• 日期统一填写8位阿拉伯数字，比如2023年5月12日印发的文件填“20230512”，无明确印发日期的文件填落款盖章的日期
• 著录内容未提交的可直接编辑修改，已提交的可在【归档回退】模块申请回退后修改，无需删除整条记录重建

2.4 第四步：扫描与电子件挂接

扫描参数统一设置，电子件与著录条目一一对应，操作规则如下：

• 高拍仪参数固定设置：分辨率300DPI、色彩模式为彩色、保存格式为PDF，单份文件扫描完成后保存为1个PDF文件
• 扫描完成后逐页检查PDF文件，确认无缺页、倒页、模糊问题，倒页直接在高拍仪自带编辑工具中旋转调整即可
• 回到著录系统，选中对应著录条目点击【挂接电子件】，上传对应PDF文件即可，禁止多个条目挂接同一个电子件，禁止电子件与条目内容不匹配

2.5 第五步：装订与装盒

所有文件不得使用订书钉、回形针等金属装订物，避免锈蚀损坏档案，操作规则如下：

• 厚度小于5mm的文件用固体胶粘贴左上角固定，厚度大于5mm的用无酸棉线三孔一线装订，装订位置为文件左侧距左边缘15mm处，不要遮挡正文文字
• 同保管期限的文件按件号顺序装盒，每个档案盒最多装200页，装不下的拆分到下一个档案盒，盒号按连续数字编制
• 档案盒封面用黑色签字笔正楷填写：全宗名称、年度、保管期限、起止件号、盒号，所有内容填写后不得涂改，填写错误直接更换新档案盒重填

三、验收标准与常见问题处理

3.1 验收合格标准

整理完成后直接对照以下条目排查，全部达标即可通过同级档案局年度档案验收：

• 归档文件均为原件，无漏归档、无重复件、无不符合归档范围的材料
• 著录字段准确率100%，无错填、漏填，档号无跳号、重号问题
• 电子件清晰无缺页、无倒页，挂接准确率100%
• 装订整齐无金属装订物，档案盒填写规范无涂改

3.2 常见卡壳问题处理

• 找不到文件印发日期：查单位年度发文台账，确实找不到的填写归档当天的日期即可
• 高拍仪扫描件模糊：调整高拍仪焦距，或用分辨率不低于4800万的手机拍摄后，用应用商店可直接下载的「扫描全能王」APP处理后导出PDF，无需开通会员即可使用基础高清扫描功能
• 档号编制错误未装盒的：直接修改著录字段重新打印档号章即可；已装盒的在盒内备考表中注明错误原因和修改时间即可，无需拆盒重新整理