依托数字档案管理系统推进档案数字化 轻松搞定企业档案管理

作为踩过N多坑的老行政，先给你们唠唠血泪史

我干行政后勤快十年了，前前后后帮三家公司整过档案，最开始那两年，那哪是管档案啊，那就是给一堆堆废纸当保姆！你说这不就像你妈这辈子攒的旧衣服旧床单旧杂志，舍不得扔，全塞在阳台储物间，塞得门都推不开，哪天领导突然要找十年前的合作合同，全公司上下翻一下午，翻出来封面都发霉了，字迹糊得像马赛克，这不纯纯要命吗？后来行业都在说要做档案数字化，我当时跟领导拍胸脯说这事儿简单，不就是把纸都扫成PDF扔网盘吗？结果做完才发现，我还是太年轻了。

两千多份档案扫完，确实没占办公室地方了，结果下次找文件，搜关键词搜不出来，谁哪年存的存在哪个文件夹全忘光，还是得一个文件夹一个文件夹翻，跟翻旧储物间有啥区别？这不就是把一堆乱衣服从这个屋子搬到那个屋子，还是乱啊！这坑踩完我才明白，档案数字化根本不是扫个文件就完事儿，你得有个靠谱的数字档案管理系统管着啊！不然花了几万块做数字化，整个就是个摆设，钱全打了水漂，我那半年的KPI直接挂红，说起来都是泪。

为啥档案数字化，必须配对的数字档案管理系统？

我给你们打个比方你就懂了，做档案数字化的过程，就相当于你把储物间堆了十几年的旧衣服全掏出来，抖灰、分类、洗干净，这一步是整理，做完了之后你总得有地方放吧？你不能再堆地上啊！这个放整理好的东西的智能收纳柜，就是数字档案管理系统啊！

从实际操作说啊，档案数字化加工完，每一份文件都要对应全宗、年度、部门、保管期限这些信息，还要加可检索的元数据，做得细的还要做OCR识别，能全文搜关键词。这些活儿你靠人工Excel记，就像你给每个收纳盒写小纸条贴侧边，时间长了掉了、糊了，你还是找不到。靠谱的数字档案管理系统，你扫完上传直接自动帮你分类打标签，OCR识别完哪怕你只记得合同里一个项目名，输入关键词两秒钟就调出来，这不比你翻一下午香？

老话讲得好，家里无乱心不慌，公司无乱档事不难，这可不是我瞎掰，我现在待的这家公司，做档案数字化的时候选对了数字档案管理系统，去年审计局来查，要五年内所有的项目档案，我们十分钟就打包发过去了，审计的人都夸我们做得规整，这不就是给公司长脸吗？要是换以前，全公司加班找档案都得找一天，你说差哪儿了？不就是差了个对的工具嘛！

过来人给你掏几个亲测有用的干货，别再踩我踩过的坑

• 先选数字档案管理系统，再做档案数字化，顺序别搞反

  我之前就是顺序搞反了，先扫完全部文件，再找系统，结果扫的格式不对，系统读不出来，又重新扫了一遍，白花了小八万，说出来都是血的教训。你要是准备做，先想好你要什么，小公司几十上百份档案整个基础版数字档案管理系统就够用，国企事业单位涉密档案，直接选符合国家保密标准的数字档案管理系统，别听销售瞎忽悠买最贵的，就买最适合你的，就像买收纳柜，你家就一平米储物间，买个两米大柜，那不纯纯占地方浪费钱吗？

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  档案数字化不是一锤子买卖，数字档案管理系统要留扩容空间

  你公司年年做项目，月月签合同，天天都产生新档案对不对？就像你年年买新衣服，收纳柜总得留点地方放新衣服吧？别买个刚好塞满的，明年新档案进来又没地方放，那不又得重新花钱折腾？现在靠谱的数字档案管理系统大多都是云扩容，用多少空间算多少钱，不用一下子买满十年的，性价比高得很，这点一定要记牢。

• 权限分级一定要开，这是数字档案管理系统最香的功能

  以前纸质档案，谁都能拿，机密合同扔档案室，丢了你都不知道谁拿的，出事儿了全公司背锅。数字档案管理系统的权限分级，能给不同岗位开不同权限，老板能看全库，部门只能看自己部门的档案，涉密文件只有核心人能看，操作都有记录，谁下载谁打印一目了然，不光安全，还省了好多扯皮的事儿，这不比啥都强？

最后说两句掏心窝子的

现在都在说数字化转型，很多人觉得这是大公司的事儿，小公司用不着做档案数字化，更用不着买数字档案管理系统，我真的不这么想。你公司哪怕只有十个人，攒个三五年，档案也堆得你头疼，真到要用的时候找不到，耽误了投标、耽误了解决问题，那损失可比买系统那点钱多太多了。

我作为踩过坑的过来人，说白了就是一句话：档案数字化是把乱糟糟的旧东西理清楚的过程，数字档案管理系统是帮你把理清楚的东西管明白的工具，俩缺一不可。你早早把这事儿搞定，以后领导要档案，你几秒钟调出来，同事查资料，自己搜不用麻烦你，省下来的时间你摸鱼都摸得心安理得，不比天天蹲档案室翻箱子香吗？

别觉得这事儿麻烦，其实找对了数字档案管理系统，做档案数字化根本没你想的那么复杂，花点小钱省大把力气，怎么算都不亏，听我一句劝，早做早省心。