依托档案管理系统实现移动办公 解决企业档案调阅低效痛点

你有没有过这种情况？在外跑客户谈合作，甲方临时要调去年的项目档案，你翻遍微信、网盘找不到，还得打电话回公司麻烦同事帮忙找，等半天发过来，甲方都已经不耐烦了。

为啥现在做移动办公必须搭专门的档案管理系统

其实很多公司就算上了移动办公，档案这块还是瘸腿。要么都存在本地电脑硬盘，要么随便扔在共享文件夹里，人一出门就等于和档案断了联系。

这不就像你出门逛街，把家门钥匙落屋里，人在楼下啥也干不了，只能等开锁师傅，纯纯耽误事。我之前接触过好几个做工程的老板，业务员跑现场调不到图纸，光来回折腾送文件，一个小项目都能耽误好几天，说起来都扎心。

用移动档案办公，大部分人都踩过这些坑

把普通云盘当档案管理系统用

很多人都觉得，不就是存文件吗？我开个云盘会员不就行了？别傻了，云盘是用来存东西的，不是管档案的。找个文件要翻几十层文件夹，重名的一堆，下下来才发现是去年改废的旧版本，这不纯纯浪费时间吗？

不做权限分级，全公司乱碰核心档案

之前听朋友说过，他们公司把所有档案都扔在共享移动盘里，谁都能改能删，结果新来的实习生不小心清空了合同文件夹，找都找不回来，最后赔了小十万，说起来都无奈。还有的敏感客户档案随便给新人看，信息泄露了都找不到问题出在哪。

好用的档案移动办公，其实这么搭就够了

• 先统一规则做好分类，别乱七八糟乱堆

  说白了就跟你给手机通讯录分组一样，哪类档案放哪，规则说清楚。比如销售部客户按区域分，项目部档案按项目时间分，命名统一用「时间-项目名-版本号」，搜关键词一秒就能弹出来，比你瞎找快10倍都不止。

• 按岗位开对应权限，把好安全关

  普通员工只能看自己权责内的档案，核心合同只有老板和法务能改能下载，哪怕你在外头用手机登录办公，也不怕档案出问题，这不比啥都稳？

• 选支持在线预览的，不用下文件就能用

  你在外面跑，流量有限，动不动下几个G的设计图、CAD图，不光费时间还费流量。合格的档案管理系统，手机直接在线开各种格式的文件，要改直接发在线链接协同，来回改版本都不会乱。

其实说白了，档案管理系统加持移动办公，不是啥高大上的面子工程，就是帮咱们省时间少踩坑，把原来耗在找文件上的时间，拿去多谈两个客户不香吗？你要是还在天天翻半天找档案，真该换个玩法了。