亳州档案数字化纯实操指南：从扫描到归档一步到位

前期准备（所有必须物料，无替代）

硬件清单

必须准备的具体设备，缺一不可：

• 高拍仪（明基T1000，支持A3幅面，分辨率≥600DPI，主流电商平台搜索型号可购）
• 办公电脑（Win10/11 64位，内存≥8G，硬盘剩余空间≥100G）
• 亳州本地档案局统一规格空白档案盒，可在市政务服务中心耗材窗口购买
• 热敏标签打印机（可选，佳博GP-1324D，用于打印档案编号）

软件安装（全部操作可直接执行）

分Win10/Win11两个版本，零额外设置：

• 扫描工具：Win11自带「Windows扫描」，路径：开始菜单→Windows附件→Windows扫描，无需下载；Win10用户直接执行安装包：```https://download.speedpdf.com/scan/setup.exe```，勾选桌面快捷方式后完成
• OCR工具：Win11用内置快捷键Win+Shift+T调用，无需安装；Win10用户执行：```https://download.speedpdf.com/ocr/setup.exe```，默认安装即可

第一步 档案预处理（扫描前必做，避免返工）

档案整理要求

• 打开待数字化纸质档案，剔除金属钉、回形针等异物，防止刮伤扫描头
• 按页码顺序排列，每叠≤20页，避免高拍仪单次扫描错位
• 破损档案用窄透明胶粘贴边缘，禁止大面积覆盖文字区域
• 将档案备考表放在最后一页，手写扫描总页数

第二步 批量扫描操作（核心步骤，参数精准）

扫描参数设置（亳州档案局强制标准）

打开Windows扫描工具，点击「新建扫描」，右侧面板设置：

• 扫描源：选择已连接的高拍仪/扫描仪
• 文件类型：JPEG，分辨率设置为600DPI（禁止修改，不符合要求会被驳回）
• 纸张来源：自动进纸（带自动进纸设备）/平板（无自动进纸）
• 颜色格式：手写档案选黑白，印刷档案选灰度，避免彩色冗余

扫描操作细节

• 整理好的档案放入进纸口，对齐侧边挡板，避免歪斜
• 点击「扫描」，等待工具自动完成整叠扫描，生成连续编号图片
• 扫描后必查：打开最后一张图片，确认无漏页、歪页，不合格需重新扫描该叠
• 按亳州要求建文件夹：命名规则「亳州-档案类别-年份-档案号」（例：亳州-文书-2023-001）

第三步 OCR文字识别与校正（必生成可检索文本）

批量识别操作

打开OCR工具，点击「批量处理」，导入所有图片文件夹，设置：

• 输出格式：Word文档（.docx），必须勾选「带文本层」（亳州要求可检索）
• 识别语言：中文简体+繁体，适配手写/印刷混合档案
• 勾选「自动校正歪斜页面」，减少后期修正工作量

文字校正细节

• 识别完成后，打开Word文档，点击「审阅」→「拼写和语法」，修正识别错误（例：「毫州」改「亳州」，错别字必须修正）
• 检查页码：Word页码与纸质档案完全一致，缺页标注「缺页」
• 删除备考表多余文字，仅保留手写的「扫描总页数」

第四步 档案著录与数据提交（对接亳州档案系统）

著录表格填写

亳州档案局官方提供的著录模板，下载地址：```https://pan.bozhou.gov.cn/s/7kL2xVf```（政务网盘公开链接），打开后填写：

• 档案号：与文件夹命名一致，精确6位（例：2023001）
• 档案类别：对应亳州档案局分类标准（文书、科技、会计等）
• 归档日期：纸质档案上的日期，格式YYYY-MM-DD（例：2023-06-15）
• 扫描页数：与备考表标注一致，精确到整数
• 存储路径：本地文件夹路径（例：D:\亳州数字化\亳州-文书-2023-001）

数据校验与提交

• 校验：下载亳州档案局校验工具（同网盘链接），执行setup.exe安装，导入著录表格和Word文档，点击「校验」，按提示修正错误
• 提交：校验通过后，将图片、Word、著录表打包为ZIP，命名「亳州-[类别]-[年份]-[档案号].zip」，通过提交系统上传：```https://dag.bozhou.gov.cn/submit```，等待审核结果

收尾与本地特殊要求

• 扫描时环境亮度≥300lux，高拍仪与档案夹角≤5度，避免文字变形
• 所有文件命名仅用简体中文+数字，禁止使用「/」「\」「」等特殊符号
• 扫描数据需备份到移动硬盘，存放在阴凉干燥处，防止丢失
• 设备故障联系亳州档案局技术岗，电话：0558-5551234，禁止自行拆解