档案整理与档案鉴定工作规定合规落地实操全流程详细指南

一、前期准备工作

1.1 必备工具清单

所有工具必须符合档案管理国标要求，可直接准备以下物料：

• 国标文书档案分类表（GB/T 9705-2008），官方下载地址：http://www.saac.gov.cn/daj/xxgk/bmgz/list_xxgk.shtml
• 官方统一版档案鉴定销毁审批表、销毁清册模板，下载地址：http://www.saac.gov.cn/xxgk/2019-12/27/c_1210436300.htm
• 物理工具：黑色打码器、黑色签字笔、棉线装订工具、无酸档案盒、湿手器、防静电手套
• 电子工具：国家档案局推荐的免费档案数字化加工系统，下载地址：http://www.saac.gov.cn/daj/c100012/list_xxgk.shtml
• 所有参与人员必须完成国家档案局2020版《档案鉴定工作规定》全文学习，考核正确率100%方可上岗

1.2 待处理档案前置排查

按以下步骤操作，避免后续卡壳：

• 将所有待处理档案按年度、载体（纸质/电子/实物）初步分类，挑出破损、霉变的档案单独放置，标注“待修复”标识
• 电子档案先做全量病毒查杀，再校验MD5值确认文件完整性，Windows系统校验命令：certutil -hashfile 文件名 MD5，Mac/Linux系统校验命令：md5 文件名，校验值和备份不一致的先做数据恢复
• 涉密档案单独存放到涉密保险柜，全程由涉密管理人员经手，禁止非涉密人员接触

二、档案整理实操步骤

2.1 分类编号操作

• 严格按照GB/T 9705-2008的分类规则，先划分一级类目（党群、行政、业务、基建、设备等），再逐级拆分二级、三级类目，禁止跨类目混放，同一年度同一类目档案按形成时间先后排序
• 纸质档案逐页打页码，正面打右上角、反面打左上角，空白页不打码，页码统一用阿拉伯数字，打码油墨用黑色，禁止涂改页码，错码用斜线划掉，在旁边标注正确页码并签字
• 电子档案命名规则统一为【类目编码-年度-件号-档案名称】，例：“DQ-2024-001-党委会议纪要第一期”，命名禁止出现特殊字符、空格，字符长度不超过50字

2.2 装订入盒操作

• 每件档案先拆除金属钉、回形针等金属配件，用棉线三孔一线装订，厚度超过2cm的档案分册装订，装订时不能压住文字内容，不能出现倒页、漏页、错页
• 档案盒封面按要求填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、类目名称，所有内容用黑色签字笔填写，字迹清晰无涂改
• 每盒档案最后放置备考表，填写盒内档案总件数、总页数、整理人、整理日期，有缺损、补件情况的要在备考表标注清楚原因和经办人

三、档案鉴定实操步骤（严格符合工作规定）

3.1 鉴定小组组建要求

必须由档案部门负责人、业务部门经办人、纪检监察人员3人及以上组成，禁止单人开展鉴定工作，所有鉴定人员需要签署保密协议，不得泄露档案涉密内容，涉密档案鉴定必须邀请当地保密部门工作人员参与。

3.2 鉴定操作流程

• 逐件核对档案内容，对照《国家档案保管期限表》判定保管期限，分为永久、30年、10年三类，禁止随意变更保管期限，存疑的档案一律按更高等级保管期限判定
• 对达到保管期限、无留存价值的档案，逐件登记到《档案鉴定销毁清册》，标注档案名称、形成时间、原保管期限、鉴定意见、鉴定人签字
• 鉴定过程要全程录像，录像资料保存期限不少于10年，禁止销毁未经过鉴定、没有审批签字的任何档案

3.3 审批与销毁操作

• 把《档案鉴定销毁清册》和鉴定报告提交单位主要负责人签字审批，再报上级主管部门档案管理机构备案，拿到审批回执后方可开展销毁
• 销毁时要由2人及以上现场监销，纸质档案用碎纸机碎成粉末状，电子档案用低级格式化+3次随机数据覆写的方式彻底删除，不得直接删除或者仅做普通格式化，涉密实物档案必须送当地保密局指定销毁点处理
• 销毁完成后，监销人在销毁清册上签字确认，清册永久保存

四、验收与归档要求

4.1 自查核验

• 对照档案整理清单逐件核对，检查分类是否正确、页码是否连续、装订是否规范、电子档案是否可正常打开，错误率超过1%的要全部返工
• 鉴定流程检查：核对审批材料是否齐全、全程录像是否完整、销毁清册是否所有相关人员签字，缺项的要立即补全

4.2 入库归档

• 纸质档案按档案盒编号顺序放到密集架对应位置，电子档案上传到单位档案管理系统，同时备份3份，分别存到本地服务器、合规涉密云盘、离线硬盘，离线硬盘要放到防火防潮的保险柜中，每年做1次可读性校验
• 整理和鉴定的所有过程材料（整理清单、鉴定报告、审批表、销毁清册、全程录像）统一整理成专门的台账档案，永久保存

五、常见问题处理方案

• 档案内容模糊不清无法鉴定：单独存放，报上级档案管理部门申请专家鉴定，不得自行判定销毁
• 电子档案损坏：用提前备份的版本恢复，没有备份的要找合规机构做数据恢复，恢复不了的要在备考表标注清楚，报单位主要负责人签字确认
• 鉴定有异议：所有异议要书面记录，提交上级档案管理部门裁决，裁决结果出来前不得销毁相关档案