机关企事业单位纸质档案整理上架标准化操作要求

档案整理上架前置准备要求

档案本体预处理要求

档案进入上架环节前，需完成全流程整理校验，符合《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）相关标准，具体要求包括：

• 已完成全宗号、年度、保管期限、件号的全链条编号，编号连续无重号、漏号，实体档号与电子台账信息一致性核验错误率低于0.1%
• 装订使用无酸装订材料，已清除全部金属装订物，页面平整无折角、破损，手写标注内容使用档案专用签字笔，无褪色风险
• 按照件号完成初步排序，薄件、散件已装入统一规格的无酸档案盒，盒面信息打印清晰、要素齐全

库房及架体核验要求

上架前需完成库房环境和架体的前置核验，确保存放条件符合档案长期保管要求：

• 架体已标注清晰的库房号、列号、架号、层号，标识张贴高度为1.5-1.7米，符合目视查找的人体工学要求
• 密集架每层承重核验达标值不低于80KG，普通固定架每层承重核验达标值不低于50KG，无松动、变形风险
• 上架前连续72小时库房温湿度稳定在14-24℃、相对湿度45%-60%区间，防虫、防尘、防火设施运行正常

档案整理排序实操要求

层级排序规则

档案排序需严格遵循档号层级逻辑，不得随意调整顺序，排序优先级为全宗号→年度→保管期限→机构（问题）分类号→件号，所有层级均按照从小到大的顺序排列。同一档号对应的关联材料，按照正本在前、定稿在后，正文在前、附件在后，原件在前、复制件在后的规则排序。禁止根据档案厚度、尺寸调整排序位置，避免后续检索出现错位。

排序过程校验

每完成500件档案的排序操作，需安排非操作人开展交叉核验，发现错放、重号、漏号问题第一时间标注，同步更新电子台账后再调整位置，不得直接抽取、插入档案破坏排序逻辑。

档案上架规范操作要求

架位分配规则

架位分配需兼顾当前存放需求和后续扩展空间，同全宗、同年度、同保管期限的档案需分配连续架位，预留15%-20%的空余架位，对应同批次后续新增档案，降低后续倒架频率。不同密级的档案需物理隔离存放，涉密档案架位需设置在符合保密要求的专用库房，与普通档案存放区域物理隔断。

上架操作标准

上架操作需严格遵循保护档案、方便检索的原则，具体操作要求如下：

• 轻拿轻放，档案直立摆放，书脊朝外，档号朝向查阅者视角，摆放后档案倾斜角度不超过15度，避免挤压造成页面变形
• 厚度小于10mm的薄件档案统一放入同批次档案盒存放，不得散放、夹放于其他档案之间
• 每一层档案摆放完成后，使用专用挡书板在两端固定，防止档案倾倒、散乱

上架后核验及归档要求

实体与台账一致性核验

上架完成后需逐架核验实体档案档号与架位标识的对应关系，同步在档案管理系统中更新每一份档案的精准架位信息，核验通过率需达到100%方可通过验收。核验不合格的批次需整批次返工，不得遗漏错放档案。

上架过程资料归档

本次上架对应的档案清单、架位分配表、核验记录、问题整改台账，需同步生成纸质版和电子版，存入档案管理工作台账，保存期限与该批次档案的最长保管期限一致，便于后续溯源核查。

特殊类型档案上架专项要求

除普通纸质档案外，特殊载体档案需遵循对应专项标准开展上架操作：

• 声像档案需装入专用防磁档案盒，存放在距离电磁辐射源1.5米以上的架体，垂直摆放不得堆叠，避免消磁损坏
• 重量超过2KG的实物档案、密集存储的档案盒需放置在架体下层，避免架体承重不均坠落、变形
• 涉密档案需由2名及以上持有涉密岗位资质的档案管理人员共同完成上架，操作全程在监控覆盖区域开展，无关人员不得进入操作现场