阜阳本地档案员专属 纸质档案数字化标准流程实操全指南

第一步：准备本地合规的软硬件（适配阜阳档案要求）

硬件配置清单

• 扫描仪：选平板式（A4幅面优先、可升级A3拼接模式），分辨率固定300dpi（阜阳档案局统一要求），推荐设备型号HP ScanJet Pro 2500 f1/3500 f4，无需额外安装驱动插件
• 电脑：Windows 10/11专业版及以上，内存≥8GB，硬盘剩余空间≥500GB（批量扫描临时文件+备份占空间）
• 装订工具：回形针（替代金属订书钉）、美工刀（裁齐档案边缘）、压平机（可选，处理皱巴巴档案提高扫描质量）

软件准备（阜阳档案局指定免费版本）

直接下载阜阳政务云提供的本地档案数字化工具压缩包：https://fuyang.gov.cn/zwfw/zxbs/bmfw/daj/dsazl/202312/P020231215621897654123.zip

解压步骤：右键压缩包→选择“解压到当前文件夹”→输入解压密码fy2024daj→等待解压完成

第二步：档案分类整理（严格对照阜阳归档目录）

整理前置准备

从阜阳政务云档案专栏下载最新《阜阳市机关文书档案归档范围与保管期限表》：https://fuyang.gov.cn/zwfw/zxbs/bmfw/daj/dsazl/202401/P020240102789463215478.pdf

具体操作流程

1. 拆钉分件：先把所有金属订书钉、回形针、燕尾夹拆下来（避免损坏扫描仪），然后按照“一件一文件、请示批复一件、正文附件一件”的原则分件，比如“2024年XX局关于申请办公经费的请示+财政局批复”算1件
2. 编号盖章：每个文件用铅笔在右上角空白处编页码（不能用圆珠笔、钢笔，防止污染档案原件），整本档案分类后在封面盖“阜阳XX局202X年度文书档案”章
3. 录入目录：打开解压后的“阜阳本地档案数字化工具V1.2.exe”，点击左侧“新建目录”，选择对应保管期限（永久/30年/10年）、年度、全宗号（向本单位档案室或阜阳档案局申领），然后逐件录入：文件标题、文号、责任者、成文日期、页数、保管期限，录入完成后点击“保存目录到本地EXCEL”

第三步：批量扫描与格式转换（阜阳要求统一格式）

扫描仪设置

• 将扫描仪连接电脑，打开“阜阳本地档案数字化工具V1.2.exe”，点击左侧“扫描设置”
• 选择连接的扫描仪型号，调整参数：分辨率300dpi固定灰度（永久/30年档案）/200dpi黑白（10年档案）、色彩模式对应调整、纸张大小A4、文件格式临时存为TIFF（防止转换丢数据）、命名规则设为全宗号_年度_保管期限_流水号.tif（流水号从0001开始）

批量扫描操作

• 打开扫描仪送纸器，将档案正面朝上、顶部对齐放进去（每次放10-20张皱纸或50-100张平整纸）
• 点击工具界面的“开始批量扫描”，等待扫描完成后，点击“预览”检查：有没有漏扫、歪扫、黑边过大的情况
• 歪扫的文件点击“自动纠偏”，黑边过大的点击“自动裁剪黑边”，模糊的点击“自动锐化”，调整完成后点击“保存单页/全批次”

转换为PDF/A格式（阜阳唯一归档格式）

点击工具左侧“格式转换”，选择刚才保存的TIFF文件夹，输出格式设为PDF/A-1b，勾选“合并同流水号的多页TIFF为一个PDF”，点击“开始转换”，转换后自动生成同名的PDF/A文件夹

第四步：文件关联与元数据校验

目录与PDF关联

回到工具界面的“目录管理”，打开之前保存的EXCEL目录，点击“批量关联PDF”，选择PDF/A文件夹，工具会自动按照命名规则关联，关联成功后每一条目录后面会显示“已关联”的绿色标识

元数据与格式校验

• 点击工具左侧“阜阳档案局校验”，选择对应年度、全宗号、保管期限的目录与PDF文件夹
• 点击“开始校验”，等待3-5分钟，工具会生成《校验报告》（TXT格式）
• 查看《校验报告》，如果有红色错误提示（比如“关联失败”“格式不是PDF/A-1b”“分辨率不足300dpi”），按照提示修改后重新校验，直到报告全是绿色“校验通过”

第五步：备份与移交前准备

双重备份（严格执行）

• 本地备份：把校验通过的目录EXCEL、PDF/A文件夹、校验报告TXT，复制到两个不同的移动硬盘（容量≥1TB，格式化为NTFS），移动硬盘贴上标签：“阜阳XX局202X年度文书档案备份1/2”
• 云端备份：登录阜阳政务云档案存储系统：https://daj.fuyang.gov.cn/storage，注册/登录本单位账号，创建对应年度、全宗号、保管期限的文件夹，将校验通过的文件上传上去

移交阜阳档案局前检查

• 检查移动硬盘有没有损坏（用电脑打开所有文件试读）
• 打印《阜阳市机关文书档案移交清单》（工具左侧“打印移交清单”自动生成），一式两份，本单位档案室负责人签字、盖章
• 提前3天在阜阳政务云档案专栏预约移交时间：https://fuyang.gov.cn/zwfw/zxbs/bmfw/daj/dsazl/202402/P020240210347896521789.html