档案数字化协助收费标准：实操测算、项目落地全流程指南

一、前期基础数据盘点（确定收费基数的唯一依据）

1.1 档案分类实操规则

必须按载体、密级双维度现场盘点，严禁凭台账估算：载体分为普通纸质（A4/16开）、特殊纸质（A3/A2/非标准）、电子原生档、照片/胶卷；密级分为普通、内部、机密。

盘点必备工具：打印好的《档案盘点表》、A4马克纸、卷尺（测非标准载体）、中性笔，双人在场确认，不得单人操作。

1.2 工作量计数实操

普通纸质档案：1件=1页A4纸，大于A4的按展开面积折算：A3纸1件=1.5，A2纸1件=3，小于A4的一律按A4算1件。

特殊载体（照片/胶卷）：常规胶卷1卷=36帧，每帧按1件；照片按单张计数，1张=1件，塑封照片需拆封处理的，单独标注（额外加0.2元/件）。

二、收费标准实操定价公式

2.1 基础单价（固定可直接套用）

• 普通纸质档案扫描：1.2元/件（A4）
• 特殊纸质档案扫描：基础单价×对应系数（A3=1.5、A2=3）
• 原生电子档标准化：0.8元/条目（仅转可检索格式）
• 胶卷/照片扫描：5元/帧（胶卷）；2元/张（照片）

2.2 必加调整项（书面确认后计入总费）

所有调整项必须在合同中单独列明，严禁口头约定：

• 零散档案整理（拆钉、分页、补页）：0.3元/件（仅针对未整理的乱档）
• 手写档案处理（含OCR修正）：额外加0.5元/件（手写OCR准确率不足70%，需人工修正）
• 加密/涉密档案处理：基础单价×2（需提供单位保密部门审批函）

三、实操计费示例（直接套用）

示例1：某国企普通档案处理需求

• 普通A4纸质：10000件 → 10000×1.2=12000元
• A3特殊纸质：500件 → 500×1.2×1.5=900元
• 零散档案整理：1000件 →1000×0.3=300元
• 无其他调整项，总费用：13200元

示例2：某科研单位涉密档案处理需求

• 普通A4纸质：5000件 →5000×1.2=6000元
• 手写A4纸质：2000件 →2000×(1.2+0.5)=3400元
• 涉密等级调整：总费用×2 →(6000+3400)×2=18800元
• 无其他项，总费用：18800元

四、落地执行实操步骤（零纠纷关键）

4.1 合同必填收费条款

严禁用“按实际工作量结算”，必须明确：“最终服务费=Σ（各类型档案数量×对应基础单价+调整项费用），调整项数量以双方签字确认的《现场补充确认单》为准”。

必须附加：《档案盘点表》《补充调整项确认单》作为合同附件，签字盖章后生效

4.2 现场数据确认流程

1. 双方各1名档案管理员，共同到场；
2. 逐盒核对档案类型、数量、整理状态，填写《档案盘点表》；
3. 对非标准载体，用卷尺测尺寸，折算对应系数，当场签字确认；
4. 若有异议，当场重新盘点，以第二次结果为准，盘点费500元计入总费。

附：《档案盘点表》现场填写示例：

4.3 费用结算节点

结算分三阶段：预付款30%（合同签订后）、中期款60%（扫描完成80%时）、尾款10%（所有数据验收合格后），严禁先做后签合同，必须先签合同再进场。

五、核心避坑要点

1. 绝对不能按预估数量报价，必须先盘点再出总价，避免少做亏、多报丢客户；

2. 胶卷扫描必须明确“按帧算”，不能按卷算，常规胶卷1卷=36帧，超过36帧的按实际帧数算；

3. 手写档案必须单独计费，不能和印刷体同价，否则人工修正会出现亏损；

4. 所有调整项必须书面确认，哪怕是客户临时要求的额外需求，也要签《补充确认单》，避免后期扯皮；

5. 涉密档案需提前确认审批流程，未拿到单位保密函的，严禁承接该类业务。