中小企业及个人低成本搭建本地档案文书管理软件实操指南

本文采用开源工具+Docker部署的方案，零代码就能搭建一个支持全文检索、权限管控、OCR识别的本地档案文书管理系统，所有数据自行存储，符合保密要求，新手也能一步到位完成部署。

前期准备

软硬件要求

个人使用：闲置Windows/macOS/Linux电脑即可，要求剩余内存≥2G，存储空间≥50G，零硬件成本。
中小企业使用：选择1台2核4G的云服务器即可，系统推荐用Ubuntu 22.04，稳定且部署流程简单。

安装Docker环境

Windows/macOS用户直接下载安装包安装即可：
Windows Docker Desktop下载地址：https://desktop.docker.com/win/main/amd64/Docker%20Desktop%20Installer.exe
Intel芯片macOS下载地址：https://desktop.docker.com/mac/main/amd64/Docker.dmg
Apple芯片macOS下载地址：https://desktop.docker.com/mac/main/arm64/Docker.dmg
下载后双击运行，按照默认提示下一步即可完成安装，安装完成后启动Docker确保它在后台运行。

Ubuntu 22.04云服务器用户，直接复制以下命令到终端执行，一键完成安装：

``` sudo apt update && sudo apt install -y ca-certificates curl gnupg lsb-release curl -fsSL https://download.docker.com/linux/ubuntu/gpg | sudo gpg --dearmor -o /usr/share/keyrings/docker-archive-keyring.gpg echo "deb [arch=$(dpkg --print-architecture) signed-by=/usr/share/keyrings/docker-archive-keyring.gpg] https://download.docker.com/linux/ubuntu $(lsb_release -cs) stable" | sudo tee /etc/apt/sources.list.d/docker.list > /dev/null sudo apt update && sudo apt install -y docker-ce docker-ce-cli containerd.io docker-compose-plugin ```

执行完成后输入sudo docker --version，输出版本号即为安装成功。

一键部署档案文书管理软件

我们使用开源专业文档管理系统Mayan EDMS，专门适配档案文书管理场景，自带OCR识别、全文检索、权限管理功能。接下来直接用Docker Compose一键部署：

创建部署配置文件

Ubuntu服务器用户依次执行以下命令创建部署目录并打开配置文件：

``` mkdir -p ~/mayan && cd ~/mayan nano docker-compose.yml ```

将以下完整配置复制粘贴到打开的文件中，如需修改数据库密码可以直接替换配置里的mayan_password，两处需要同步修改：

``` version: '3.7' services: app: image: mayanedms/mayanedms:4 volumes: - ./mayan_media:/var/lib/mayan/media - ./mayan_static:/var/lib/mayan/static ports: - "8000:8000" depends_on: - postgres - redis environment: MAYAN_DATABASE_NAME: mayan MAYAN_DATABASE_PASSWORD: mayan_password MAYAN_DATABASE_USER: mayan MAYAN_DATABASE_HOST: postgres MAYAN_REDIS_URL: redis://redis:6379/0 restart: unless-stopped postgres: image: postgres:15-alpine environment: POSTGRES_USER: mayan POSTGRES_PASSWORD: mayan_password POSTGRES_DB: mayan volumes: - ./postgres_data:/var/lib/postgresql/data restart: unless-stopped redis: image: redis:7-alpine restart: unless-stopped ```

粘贴完成后按Ctrl+O，回车确认保存，再按Ctrl+X退出编辑，新手这里不要漏操作。
Windows/mac用户可以直接在任意文件夹新建文本文档，改名为docker-compose.yml，把上面的配置复制进去保存即可。

启动服务

在部署目录下打开终端/命令提示符，执行以下命令启动服务：

Ubuntu服务器： ``` sudo docker compose up -d ``` Windows/mac： ``` docker compose up -d ```

执行后会自动拉取镜像，根据网速不同需要5-10分钟，执行sudo docker compose logs app（Ubuntu）或者docker compose logs app（Windows/mac），看到最后输出Listening at: http://0.0.0.0:8000即为启动成功。

初始化配置与功能实操

首次登录

如果是本地部署，直接打开浏览器访问http://localhost:8000即可；如果是云服务器部署，必须先去云服务器控制台安全组开放8000端口，再访问http://你的服务器IP:8000。
默认登录账号密码：用户名：admin，密码：admin，登录后第一时间进入用户和组 > 用户 > 编辑admin修改默认密码，避免被非法访问。

核心档案管理配置

• 创建档案分类：点击左侧菜单分类 > 文档类型，点击右上角创建文档类型，输入对应分类名称比如“行政文书”、“人事档案”、“销售合同”，勾选启用版本控制，点击创建即可，重复操作完成所有分类创建。
• 添加检索标签：点击左侧菜单分类 > 标签，创建标签比如“2024年度”、“机密”、“已办结”，设置标签颜色，后续上传文档可以绑定多个标签，支持多条件快速检索。
• 上传归档文书：点击顶部文档 > 所有文档，点击右上角上传，选择要归档的文件（支持PDF、Word、Excel、扫描件图片等所有格式），选择对应分类，绑定标签，填写备注，确认上传即可。系统会自动对所有文档建立全文索引，扫描件会自动OCR识别中文文字，后续可以直接搜索关键词找到对应档案。
• 分配用户权限：中小企业多用户使用时，点击左侧用户和组 > 用户，点击创建用户，填写账号密码，给不同用户分配对应权限，比如给行政员工开放行政文书编辑权限，给普通员工开放只读权限，满足企业档案管理的权限要求。

日常维护注意事项

1. 定期备份：需要备份时，进入部署目录执行sudo docker compose down，然后把整个mayan目录打包压缩，备份到外接存储即可，恢复时解压后执行sudo docker compose up -d即可恢复所有数据。
2. 修改端口：如果需要改成80端口直接访问，打开docker-compose.yml，把ports部分改成"80:8000"，保存后执行sudo docker compose up -d重启即可生效。
3. 所有档案数据都存储在自己的服务器/本地电脑，不会上传到第三方，满足档案保密要求。