机关企事业单位档案整理保密实操指南 全流程标准化可直接落地
一、前置准备：操作前必备基础配置
1. 人员权限配置
所有参与档案整理的人员必须先签署单位保密部门统一出具的《档案保密承诺书》，按档案涉密等级分层分配操作权限：绝密级档案仅指定1名专职档案员可接触，操作全过程需有保密专员在场监督；机密级档案仅限档案部门核心3人以内人员拥有操作权限；秘密级档案可开放给档案部门全体正式员工；非档案部门人员无任何档案接触权限。所有人员权限每季度更新1次，离职/调岗人员权限24小时内完成回收。
2. 场地配置
档案整理必须在独立封闭的专用场地开展，出入口安装人脸识别门禁，仅有权限人员可进入；场地内全程无死角覆盖监控，监控视频存储周期不低于90天，视频调阅需经保密部门审批。禁止携带任何手机、U盘、照相机、智能手表等可存储/拍摄设备进入场地，入口处设置智能储物柜存放个人电子设备，进入人员必须经过金属探测门检查，确认无违规设备后方可进入。
3. 工具配置
整理使用的电脑必须是物理脱机隔离的专用设备，提前拆除蓝牙、无线网卡模块，禁用非授权USB接口；扫描设备自带存储必须提前格式化，禁止外接任何私人存储介质；所有内部文件传输使用单位配发的带编号加密U盘，登记到人，每季度做1次涉密病毒查杀，杀毒软件下载地址：单位内部OA系统-常用工具-涉密工具专区。所有工具不得带出整理场地。
二、全流程分环节操作规范
1. 收档环节保密操作
收档时必须双人在场，逐一核对移交清单和实物数量，核对移交清单上的涉密标识与档案袋上的标识是否一致，标识不一致的直接退回移交单位重新标注。涉密档案必须单独装密封袋，袋口贴密封条并由移交人和接收人双人签字确认。登记台账要明确标注档案涉密等级、编号、页数、移交单位、接收人、接收时间，台账使用保密部门统一配发的登记本，不得用私人笔记本登记。所有涉密档案收档后第一时间存入保密保险柜，不得在桌面停留超过10分钟。
2. 整理环节保密操作
每次领取档案整理必须在台账登记领取人、领取时间、档案编号、预计归还时间，同一批次整理的涉密档案不得超过5份，整理全程不得离开整理场地。整理过程中不得私自摘抄、复制任何涉密档案内容，确需复制的要提交保密部门审批，拿到审批回执后方可操作。整理过程中产生的废弃草稿、破损页必须统一放入涉密碎纸桶，每日下班前统一用涉密碎纸机销毁，不得带出场地。整理完成后逐页核对页数，确认无缺失、无破损后装回原密封袋，重新贴密封条签字，当天必须归还到保密保险柜，禁止将任何档案材料留在桌面过夜。
3. 数字化扫描环节保密操作
扫描用的电脑必须保持物理断网状态，仅保留指定加密U盘的授权接口。扫描生成的电子文件命名规则为「涉密等级+档案编号+生成时间」，电子文件必须第一时间存入单位涉密加密服务器，不得在本地电脑存储超过24小时。扫描完成后必须清空扫描设备的缓存和本地电脑的临时文件，操作路径：打开「此电脑-控制面板-Internet选项-删除浏览历史记录」，同时选中「下载历史记录、临时文件、Cookie」全部删除，再用单位配发的涉密文件粉碎工具对本地残留文件做不可恢复粉碎，粉碎工具下载地址同上述涉密杀毒软件地址。
4. 归档环节保密操作
纸质档案归档前再次核对涉密等级标识是否清晰、密封条是否完好，按照涉密等级分别存入不同的保密柜：绝密级档案存入密码+指纹双重验证的保险柜，机密级存入密码锁保密柜，秘密级存入普通带锁档案柜。电子档案归档时要做双重备份，一份存入涉密加密服务器，一份存入离线加密硬盘，离线硬盘单独存放在防火防盗的专用保险柜，每年做1次数据校验，确认文件无损坏、无泄露。归档完成后要在电子台账登记归档人、归档时间、存放位置，电子台账加密存储，仅档案负责人和保密部门有权限查看。
三、涉密档案特殊处理规则
如果涉及绝密级档案的整理，必须额外满足以下要求：
- 全程2人同时在场操作，操作过程全程同步录音录像，录像单独存档，保存周期不低于10年
- 原则上禁止做任何数字化扫描，确需扫描的必须经过单位主要负责人签字审批，扫描全程由保密部门负责人在场监督
- 整理完成后必须立即归档，不得中途转交任何第三人，不得在非保密区域停留
四、应急处置流程
如果出现档案丢失、页面缺失、内容泄露疑似情况，必须第一时间启动以下流程：
- 立即停止所有操作，封闭整理场地，保留现场，不得触碰任何物品，避免破坏溯源线索
- 10分钟内上报单位保密委员会，不得私自隐瞒或者自行查找
- 配合保密部门做溯源调查，如实告知所有操作细节，不得隐瞒任何信息
注意：所有操作环节的登记台账必须每月提交给单位保密部门做1次合规核查，发现问题立即整改，整改完成前不得开展新的档案整理工作。
相关文章
