档案软件功能不符合需求怎么办？过来人分享实用解决方法

先唠唠我为啥对这事这么门清

我之前在中型企业管行政兼档案管理快5年，前前后后换过3款档案软件，有两次都遇到糟心的档案软件功能不符合需求，那时候天天挠头，到处搜档案软件功能不符合需求怎么办，贴吧知乎问了一圈，试了好几个办法，有踩坑也有走对路的，今天把所有靠谱的方法整理出来，你照着来就行，不用像我一样到处撞南墙。

其实这事说起来就像相亲，你看资料的时候觉得对方身高学历房车全有，完全符合你的要求，结果见了面相处才发现，你爱干净他能一周不换袜子，你喜欢吃辣他碰一点就拉肚子，这不就是典型的不对口？遇到档案软件功能不符合需求，心态先别崩，我帮你踩过坑了，一步步来肯定能解决。

遇到档案软件功能不符合需求怎么办？分三步走准没错

第一步：先搞清楚，是真不符合还是你没挖到功能

我跟你说，有至少三成的档案软件功能不符合需求都是乌龙，就像我第一次踩坑那次：当时买软件，销售说支持批量归档，我默认就是按部门自动分类归集，结果装上之后我找不到入口，当场就拍桌子喊“这软件不行，功能不对口”，后来找售后远程一看，人家那个自定义归档规则藏在设置二级菜单里，我没开，说白了就是我没参加培训，自己不会挖，闹了个大红脸。

所以给所有人划第一个重点：先把你的核心需求列成清单，一条条对着软件找，找不到就直接找售后问，别自己闷头猜。很多主流档案软件为了界面简洁，都会把不常用的自定义功能藏在深层菜单里，你要是没摸透，很容易误会人家功能不全。比如你要的权限分级，很多软件都支持自定义角色权限，只是你没建对应的账号分组而已，调十分钟设置就能搞定的事，没必要直接换软件，这不比相亲错怪老实人还亏？

说句土味正能量：只要肯用心挖一挖，哪有那么多天生不合适！

第二步：小需求找定制，大问题直接换山头

要是摸透了确实是档案软件功能不符合需求，那也别硬扛，分情况处理就行。就像你找对象，对方就是天生不会做饭，你又天天想吃热乎饭，那要么让他请个钟点工（加钱定制功能），要么就好聚好散换下一个，别吊死在一棵树上。

如果你的需求只是一两个小功能，比如就想要加骑缝章水印导出，或者对接你们公司现有的OA系统，那优先找原厂商谈定制开发，一般来说定制小功能的成本，比重新买一套全新的软件便宜一半还多，划算很多。这里给你说个专业细节，一定要签书面的需求确认书，把你要的功能一条一条写清楚，别像我一样，只说“我要按项目归档”，厂商理解成按项目上传文件，我要的是自动归集全项目所有环节的档案，结果做完不对，又加了八千块改，吃了没说清的亏，本来就遇到档案软件功能不符合需求，还再挨一刀，血亏。

那要是原厂商不给做定制，或者定制报价比换个新软件还贵，那别犹豫，直接放手，别舍不得之前那点授权费，就像你买了双名牌鞋，码数小一码，你硬穿磨得满脚泡，最后还是要扔，亏得更多。土味正能量走一个：该放手时就放手，下一个更乖更合身！

第三步：换软件的时候，把我踩过的坑都避了

既然已经吃过一次档案软件功能不符合需求的亏，那换的时候可别再掉坑里了，我给你总结了三个必看的避坑要点：

• 一定要先试再买，别信销售画饼：不管销售把功能吹得多么天花乱坠，你都要申请15-30天的免费试用，把你的核心需求一个个测一遍，你要OCR识别扫描件，你就传个几百张模糊的老档案试试准确率，你要异地访问查档案，你就拿手机外地登一下试试，别等付了钱才发现档案软件功能不符合需求，那时候退钱都难。
• 优先选支持自定义拓展的软件：别买那种功能定死的软件，今天你的需求刚好，明天公司加了部门，要走新的归档流程，他又改不了，没过两年又变成档案软件功能不符合需求，又要重新花钱换。选那种支持自定义表单、自定义工作流的，就像买可调节腰围的裤子，胖点瘦点都能穿，实用性强太多。
• 别贪便宜买太冷门的小软件：不是说所有小软件都不好，但是很多小厂商卖完软件就跑路，你后续要调功能找不着人，真遇到档案软件功能不符合需求，哭都没地方哭，选那种做档案管理五年以上，有稳定客户案例的厂商，售后有保障，就算有点小问题，人家也能给你调整。

我现在用的软件就是按这个标准挑的，用了三年多，从来没再遇到过档案软件功能不符合需求的情况，真的香得很，毕竟踩过一次坑，选的时候比谁都小心。

最后说两句掏心窝子的

其实很多朋友遇到档案软件功能不符合需求怎么办的时候，要么就是忍忍凑合用，每天找档案找半小时，累得要死还落得老板说效率低，要么就是脑子一热直接换，之前的投入全打水漂，财务还说你乱花钱，其实这两种选择都不对。

正确的思路就是先排查乌龙，再试试调整定制，真不行再换，一步步来，风险最低成本也最少。其实不管是选档案软件还是过日子，哪有那么多百分百天生合适的？不对就调，调不好就换，只要你摸对方法，总能找到适合自己的，你说是不是这个理？