档案数字化扫描核心要求梳理 覆盖前期准备到后期归档全环节

很多做档案数字化的小伙伴是不是都踩过扫描的坑？好好熬了几个大夜扫完的文件，要么清晰度不够打回，要么页号对不上全乱，要么格式不符合归档要求，白忙活好几天。说白了这行没啥太高深的技术，就是得把要求卡准，少踩坑就是提效。

前期准备的硬性要求，省一步后面全返工

拆卷前别上来就哐哐撕封皮，必须先核对原档案的页号、件号、目录信息，确认和台账完全对得上再动手，不然拆完发现缺页，你都不知道是原本就缺还是你搞丢的，背锅的绝对是干活的你。

钉书钉、回形针、粘在页边的便利贴、胶带残胶，全部要清理干净，之前有个同事嫌麻烦没揭掉页角的便签，扫出来两千多页全带黑边，全部重扫熬了两个通宵，哭都没地方哭。折角的页面一定要摊平，特别薄的宣纸、复写纸，要垫一层纯白硬卡纸在下面，不然透字透到背面的内容都显出来，直接不合格。

扫描操作的核心参数要求，错一个都过不了审

分辨率参数别乱调

普通文书档案最低要设300DPI，工程图纸、老旧照片、字迹模糊的历史档案要提到600DPI，别为了省那点存储空间调到200DPI，到时候放大看不清直接打回，现在硬盘才几个钱，重扫的人工成本贵十倍都不止。

色彩模式按需选

没有红章、彩色批注的普通黑白文件可以选灰度模式，但凡带红章、彩色签名、照片、手写彩色标注的，必须扫24位真彩色，别图快全扫成黑白，红章变成黑章根本没有法律效力，交上去百分百被打回。

扫的时候页面尽量对齐扫描仪边线，左右上下留白控制在2-5mm就行，别歪到整个页面斜成45度，现在的扫描仪虽然有自动纠偏功能，但你也不能太离谱，歪到纠偏都识别不出来的，后期修图修到你想吐。遇到A0、A1这种超大尺寸的工程图，分块扫的时候要做好标记，后期拼接误差不能超过1mm，不然图上的尺寸都对不上，扫了也白扫。

扫完后的校验要求，走对少走90%的弯路

扫完别着急合卷，先一页页翻一遍，有没有漏扫、多扫、扫糊、半边带黑影的情况，扫出来的文件名必须和原档案的件号、页号一一对应，别乱起什么“扫描1”“新建PDF”这种名字，到时候导入系统找不到对应档案，等于前面的活全白干。

校验的时候随便抽个10%的页面放大到100%，文字能清晰辨认、红章颜色正、没有透字暗影才算合格。遇到原本就有破损、缺角的档案，扫完一定要在备注里标清楚是原档案自带的问题，免得后续追责说你弄坏的，平白无故背锅。

存储归档的要求，别扫完就扔不管后续

扫好的文件至少存两份，一份加密存本地专属服务器，一份存云端做异地备份，免得服务器出故障全弄丢。存储格式优先选PDF/A格式，这是档案行业专属的长期存储格式，不会过几年换了软件就打不开，别存什么稀奇古怪的小众格式，到时候读不出来等于白扫。

扫描的操作日志也要留好，谁扫的、什么时候扫的、扫了多少份、有没有后期修改，全部记清楚，后续审计、查档的时候都要用到，省得后期要资料的时候翻不到。

这事儿吧说穿了就是拼细心，很多人都嫌麻烦跳步，最后返工的时间比你认真做的时间多三倍，真的没必要，按要求走一遍顺顺当当的，不比熬大夜返工香？