档案整理利用整理 新手踩完雷给你扒全活超实用干货！

害！今天掏心窝子聊点我上个月差点把自己搞成秃头档案管理员预备役的事儿——档案整理利用整理那档子磨人的“日常修仙渡劫副本”。

别嫌我开头说关键词重复哈！咱过来人懂行的都知道，“档案整理”不是一锤子买卖，是先“搓澡去泥”（初整理）再“开美容院SPA+全身按摩”（精整理）最后“把客人打扮得漂漂亮亮介绍给需要的富婆/金主爸爸”（档案利用整理）的闭环，闭环闭环闭环！重要的闭环靠三遍档案整理利用整理开头锚定，懂？

第一阶段：初入副本，档案整理是“给流浪猫毛分类收纳成保暖围巾”

先说说我踩过的第一个巨雷：上个月公司要搞季度评优评先+税务抽查的双重暴击，临时喊我管那堆堆在资料室拐角落灰三年的“陈年流浪猫毛堆”——真不夸张，我打开柜门的时候，灰尘飘得像在演《西游记》蟠桃会散场的烟雾弹，档案袋歪歪扭扭像炸毛炸得不认妈的橘猫，里面的合同、凭证、会议纪要更是东一张西一张，有的还卷成了猫薄荷糖纸！

踩雷点预警（加粗加粗加粗！别像我一样犯傻）

• 直接上手捡！捡了半小时手黑得像挖煤工，指甲缝里全是纸灰，最重要的是根本记不住捡了啥！
• 嫌麻烦跳过分类！一开始想着先把纸塞回袋子里就行，结果塞完发现税务要的2022年第三季度发票存根一半在2023年第一季度的会议纪要袋里，一半在碎纸机旁边的废纸篓边缘晃悠！差点当场去世！

过来人的“搓澡去泥初整理”正确姿势

档案整理初上手别慌，咱就按给流浪猫梳毛剪指甲收纳的流程来：

第一步：先搭“临时猫窝分拣台”——找一张空会议室的大桌子，铺两层干净报纸（报纸便宜吸灰不怕脏），按年份（大橘专属窝）、部门（三花专属窝、布偶专属窝…以此类推）先摆几个空档案盒当临时窝口标识牌，别写太潦草的字！咱手写的话至少要像小学生二年级期末作业，不然税务老师来了看不懂直接扣分！

第二步：给每只“炸毛流浪猫档案”洗澡梳毛剪指甲——也就是档案整理利用整理里的“除尘、拆钉、修边”三件套！除尘用吹风机冷风档（热风档会把旧纸吹皱成橘子皮），对着炸毛边缘轻轻吹就行；拆钉用专业的起钉器！别用牙别用剪刀！用牙咬坏牙还咬坏纸，用剪刀一剪一个洞（我上个月就剪坏了一份2021年的供应商大合同补充条款，赔了行政部主管一杯星巴克超大杯燕麦拿铁+道歉信三百字！肉疼肉疼肉疼！）；修边用剪刀或者裁纸机，把卷边、毛边剪得像布偶猫的尾巴一样顺顺的，这样塞进档案盒才不会卡！

第二阶段：进阶副本，精整理是“给分类好的猫毛织成定制围巾标上码”

初整理完我以为解脱了，结果行政部主管过来晃了晃说：“这只是入门的‘搓澡猫毛分类箱’，下一步是要做成‘可追溯溯源的定制猫毛围巾专柜’！档案整理利用整理，档案整理是基础，档案利用整理才是核心啊！”

对哦！我差点忘了档案整理利用整理的灵魂——利用！如果一堆整理好的档案没人能快速找到，那跟堆在角落里炸毛的猫毛有啥区别？炸毛猫毛还能用来做逗猫棒呢！一堆找不到的档案只能用来占地方占地方占地方！

过来人的“织围巾标码精整理”正确姿势

精整理的核心就是“编号、编目、贴标签、扫描备份”四件套！咱就给定制围巾的流程：

第一步：织编号线——也就是给每个档案盒、每份文件都编上独一无二的“身份证号”！公司档案的话一般用“全宗号（公司的代号，比如我们公司是ZSH202X开头）+年度号（比如2022）+部门号（比如行政部是01）+保管期限号（永久是1，长期是2，短期是3）+盒号（比如001）+件号（比如001-050，每盒最多别超过50件！不然太重搬不动！搬不动搬不动搬不动！重要的体力问题说三遍！）”！手写编号的话用黑色碳素笔，别用圆珠笔别用铅笔！圆珠笔放久了会晕开成彩虹糖，铅笔一蹭就没！

第二步：织编目说明——也就是给每个档案盒、每份文件都写个“产品说明书”！盒里的说明书叫“卷内目录”，公司档案盒外面的“说明书”叫“备考表”和“脊背标签”！卷内目录要写清楚每件文件的“件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注”，责任者就是谁写的这份文件（比如行政部张三），题名就是文件的全称（比如《关于2022年第三季度员工餐费调整的会议纪要》），日期要写公元纪年的八位数字（比如20220915），页数就数一下正反面！备考表要写清楚档案盒里的文件有没有缺页、有没有损坏、整理人是谁、整理日期是什么时候！脊背标签要贴在档案盒的侧面，写清楚“全宗号、年度号、部门号、保管期限号、盒号、盒内文件的起止件号、起止题名”，字号别太小！不然行政部主管找的时候得戴老花镜！戴两次老花镜就会嫌你整理得不好！

第三步：织标签条——用标签打印机打印标签条贴在档案盒的侧面！手写的脊背标签虽然省钱但丑丑的，标签打印机打印的脊背标签像布偶猫戴的小铃铛一样闪闪发亮！而且看起来专业！税务老师来了一看就觉得你们公司正规！

第四步：织电子备份云围巾——也就是档案整理利用整理里的“数字化扫描备份”！扫描的话用普通的打印机扫描功能就行，分辨率设成300dpi，保存格式设成PDF，别设成JPG！PDF格式可以搜索关键词，JPG格式不能！搜索关键词才是档案利用整理的终极杀招！比如税务老师要找2022年第三季度员工餐费调整的会议纪要，你直接在电脑里搜索“员工餐费调整 20220915”，一秒钟就能找到！再也不用蹲在资料室翻半天灰尘炸毛的档案盒了！再也不用赔星巴克超大杯燕麦拿铁了！再也不用写道歉信三百字了！

第三阶段：终极副本，档案利用整理是“把定制围巾精准推销给需要的富婆/金主爸爸”

数字化扫描备份完我以为终于圆满完成任务了，结果行政部主管又过来晃了晃说：“小伙子不错嘛！档案整理初整理精整理都做得挺好的！但档案整理利用整理的最后一步你还没做呢！那就是‘建立检索目录系统’和‘制定借阅管理制度’！不然你的电子备份云围巾还是没人能找到！还是没人敢借！”

哦豁！果然是资深行政部主管！我还是太年轻了！

过来人的“精准推销云围巾”正确姿势

档案利用整理的最后一步就是让别人能“快速找到、安全借阅、按时归还”！咱就给精准推销的流程：

第一步：开个淘宝店式的检索目录系统——如果公司有条件的话可以买个专业的档案管理软件！如果公司没条件的话可以用Excel做个简单的检索目录表！Excel检索目录表要和卷内目录的内容一模一样，然后加上“存放地点”这一栏！存放地点就是资料室的第几层第几排第几个柜子！比如我们公司资料室的第一层第一排第一个柜子就是ZSH202X-2022-01-1-001！别人找的时候先在Excel里搜索，搜索到存放地点后直接去拿就行！

第二步：定个学校图书馆式的借阅管理制度——借阅管理制度要写清楚“谁能借、借多久、怎么借、怎么还、损坏了怎么办”！谁能借？比如公司的正式员工凭工牌就能借！借多久？比如短期档案借三天，长期档案借七天，永久档案只能在资料室看不能借出去！怎么借？比如要填个《档案借阅登记表》，《档案借阅登记表》要写清楚“借阅人姓名、工牌号码、借阅日期、借阅文件的全宗号年度号部门号保管期限号盒号件号、借阅事由、预计归还日期”！怎么还？比如还的时候要检查一下档案有没有缺页、有没有损坏，然后在《档案借阅登记表》上签上“归还日期”和“归还人姓名”！损坏了怎么办？比如按损坏程度赔偿！比如剪坏了一份文件赔一杯星巴克超大杯燕麦拿铁，弄丢了一份永久档案那可就麻烦大了！

最后：档案整理利用整理，真的能让你升职加薪哦！

别不信！我上个月就是因为把那堆炸毛的猫毛整理成了闪闪发亮的定制猫毛围巾专柜，而且精准帮行政部主管找到了评优评先需要的2021年优秀员工的获奖证书、帮财务部主管找到了税务抽查需要的2022年第三季度的所有发票存根和凭证，公司总经理还给我发了500块钱的奖金！500块钱啊！能买10杯星巴克超大杯燕麦拿铁！能买20包猫薄荷！能买100根逗猫棒！

所以啊！档案整理利用整理，档案整理是基础，精整理是关键，档案利用整理才是核心！档案整理利用整理三部曲，只要你认真做，你也能从秃头档案管理员预备役变成闪闪发光的档案整理小能手！你也能升职加薪哦！加油加油加油！奥利给奥利给奥利给！