搞档案数字化的行政岗小老板高校馆员必备踩过坑的实用管理规定

哈喽哈喽各位管档案的“摸鱼界边缘守护者”、“老板眼里的废纸终结者预备役”、“资料室的仓鼠王plus整理版”，今天咱掏心窝子聊——《档案数字化管理规定》！别皱眉别跑！这玩意儿不是给咱们套枷锁的铁笼子，是能帮咱们从“天天泡灰找文件加班到脱发际线粉都盖不住太阳穴亮片反光”地狱模式拉到“鼠标一点老板要的清朝老账本扫描件高清彩色3秒弹出来奶茶店取餐提醒同步弹嘴角”半天堂模式的专属魔法棒说明书升级版法律合规包！过来人（去年刚把公司10年堆积如山的租房合同、员工花名册泡坏大半然后哭唧唧补档又差点违规的行政主管老钱我本人）拍胸脯保证：今天把这玩意儿嚼碎了喂你，绝对不踩第二次去年我踩的“踩坏合同哭晕厕所被罚半个月奶茶钱差点连全勤奖都保不住摸鱼次数从每天5次降到不敢喝奶茶怕去厕所错过整理进度”三连坑！

第一坑踩雷现场回顾：瞎扫瞎存=给自己挖“定时炸弹丢饭碗火葬场一条龙预备通道”

先唠唠我去年踩的最大最狠差点让我卷铺盖滚蛋的《档案数字化管理规定》踩雷点！去年老板不知道抽什么风，突然说要把公司创业10年的所有纸质资料全搞成数字化，说是要“紧跟互联网+时代的步伐打造智慧型小微企业总部（虽然我们总部就在民宅3室2厅老板房间当机房客厅当会议室阳台当临时员工宿舍但架不住老板想上天）”。老板给的预算有限，就给了我一台家里闲置的爷爷辈爱普生扫描仪（扫描速度慢到我看一部《甄嬛传》全本+番外才扫完一本花名册）、一个256G的二手硬盘（老板说是他大学时期存《魔兽世界》怀旧服账号和苍老师写真合集剩下来的空间绝对够）、还让我兼职司机兼职保洁兼职外卖员兼职档案员，美其名曰“锻炼复合型人才”。

那时候我哪里知道什么《档案数字化管理规定》啊！就凭着一腔热血和仓鼠囤粮的本能瞎搞：员工身份证复印件直接扫正面不扫背面备注入职离职日期不管原件销毁与否不管扫描件是不是加密不管备份是不是云盘+本地双存不管文件名是不是统一命名不管格式是不是PDF/A——哦对了PDF/A是什么鬼那时候我连听都没听过！租房合同就更惨了，有的霉斑看不清我就直接用美图秀秀磨皮祛痘美白提亮磨到房东姓名电话号码都成马赛克了！结果呢？上个月工商局抽查小微企业档案，老板要我找2018年和楼下水果店张大爷签的租房合同原件加扫描件，原件找不着霉斑泡坏剩下的半本碎成渣了扫成渣PDF/A也没有的普通PDF张大爷名字电话号码全没，工商局说我们“未严格遵守《档案数字化管理规定》未规范开展档案数字化工作未妥善保管纸质档案原件数字化成果不合格无法证明经营场所合法性”要罚我们5万块！5万块啊朋友们！我半年的奶茶钱啊！苍老师写真合集老板还舍不得删呢二手硬盘苍老师占了200G剩下的56G全是我辛辛苦苦磨皮祛痘的不合格文件！

后来还是找了我在市档案馆当编外“扫灰专业户”的发小阿花，阿花给我塞了一本翻烂了的《档案数字化管理规定》小册子，还给我找了她同事偷偷录的《档案数字化管理规定》内部培训视频（当然阿花同事录视频也是为了给刚入行的亲戚朋友看我是沾了光），花了整整一个月时间（老板终于良心发现给我招了一个刚毕业的00后小妹当助手还给我加了500块工资还给我换了一台新的高速扫描仪还给我清了苍老师的写真合集腾出了2T的本地硬盘还给我开了一年的百度网盘超级会员云备份），我才把所有不合格的文件重新扫了一遍，找张大爷补签了一份2018年的租房合同（当然张大爷补签的时候收了我们老板两箱阿克苏冰糖心苹果），最后才勉强躲过了5万块的罚款！朋友们！血的教训啊！《档案数字化管理规定》！必看！必学！必遵守！重要的事情说三遍！说三十遍！说三百遍！

第二扒干货预警：发小阿花塞给我的《档案数字化管理规定》核心干货嚼碎了喂你

好啦好啦哭惨卖穷环节结束啦，现在进入咱们今天的核心环节——发小阿花塞给我的翻烂了的《档案数字化管理规定》小册子加上她同事偷偷录的内部培训视频，我嚼碎了揉成面团搓成汤圆喂你！绝对不塞牙绝对好消化绝对甜过蜜雪冰城的摩天脆脆甜筒加奥利奥碎加珍珠加芋圆！

第一颗汤圆：扫前要给纸质档案做“体检SPA”

阿花说，《档案数字化管理规定》第一条（当然具体是第几条我忘了反正小册子翻烂了折角太多找不到页码了）就是扫前要给纸质档案做“体检SPA”！什么是纸质档案的“体检SPA”呢？阿花给我打了个魔性隐喻：纸质档案就像咱们家里养的十年以上的老橘猫，平时天天窝在沙发底下角落里晒太阳舔毛，身上肯定有跳蚤（霉斑）、有污垢（油渍、手印、脚印）、有伤口（破损、缺页、折角）、有赘肉（装订线太紧纸张太脆翻不开），咱们要给老橘猫洗个澡、剪个指甲、梳个毛、除个跳蚤、贴个创可贴、减个肥，才能带它去宠物医院做体检拍X光片对吧？扫前给纸质档案做“体检SPA”也是一样的道理！

具体怎么做呢？阿花给我列了个必做清单：

• 第一步：拆“老橘猫的紧身衣”——也就是拆装订！不管是线装、胶装、骑马钉装，都要拆！拆的时候一定要小心再小心，别把纸张撕破了！撕破了要找专业的修档师傅修！别像我去年一样直接用剪刀剪装订线剪破了三本2015年的员工花名册！
• 第二步：给“老橘猫搓澡除垢”——也就是除尘去污！霉斑轻的话用软毛刷轻轻刷掉，霉斑重的话用专门的档案脱霉剂（淘宝就能买得到别买太便宜的太便宜的会腐蚀纸张），油渍、手印、脚印轻的话用橡皮轻轻擦掉，重的话用专门的档案去污剂，折角的话用重物压平，缺页的话要找原件复印补上或者手写一份说明盖上公章！
• 第三步：给“老橘猫称体重量身高分类别”——也就是整理排序！按照《档案数字化管理规定》里说的分类标准（比如文书档案按年度-问题-保管期限分类，会计档案按年度-类别-保管期限分类，科技档案按项目-阶段-保管期限分类，人事档案按员工编号分类）整理排序，排好序之后编上页码（页码要编在右上角或者左下角别编在文字内容上）！

第二颗汤圆：扫中要给纸质档案拍“高清彩色无美颜无滤镜全身照证件照”

阿花说，《档案数字化管理规定》第二条（当然具体是第几条我还是忘了反正折角太多找不到页码了）就是扫中要给纸质档案拍“高清彩色无美颜无滤镜全身照证件照”！什么是纸质档案的“高清彩色无美颜无滤镜全身照证件照”呢？阿花又给我打了个魔性隐喻：咱们找工作要拍身份证复印件毕业证复印件学位证复印件对吧？这些复印件不能模糊不能缺角不能磨皮祛痘美白提亮不能PS对吧？否则HR会认为咱们学历造假身份证造假对吧？扫纸质档案也是一样的道理！扫出来的数字化成果不能模糊不能缺角不能磨皮祛痘美白提亮不能PS否则工商局税务局社保局会认为咱们档案造假对吧？

具体怎么扫呢？阿花又给我列了个必做清单：

• 第一步：选“专业的宠物相机”——也就是选合适的扫描仪！扫描仪要选高速的双面的（除非档案只有一面有字）分辨率至少300dpi的（彩色照片或者有盖章的重要文件要选600dpi以上的）灰度至少256级的色彩至少24位真彩色的格式必须是PDF/A的（划重点！PDF/A是专门用来长期保存数字化档案的格式不会因为软件更新而打不开普通PDF过个几年十年可能就打不开了苍老师的写真合集用普通PDF存过个几年十年也可能打不开哦老板们注意了赶紧把苍老师的写真合集转成PDF/A格式吧）！
• 第二步：调“专业的相机参数”——也就是调合适的扫描参数！分辨率300dpi起步600dpi封顶（太高了文件太大占存储空间老板会心疼的苍老师的写真合集也别转成1200dpi的太占硬盘空间了）色彩24位真彩色灰度256级亮度对比度饱和度调到刚好能看清文字内容盖章内容别太亮也别太暗别太艳也别太淡自动纠偏自动裁切自动去除黑边自动去除空白页！
• 第三步：拍“高清彩色无美颜无滤镜全身照证件照”——也就是开始扫描！扫的时候要把纸质档案放正放平放整齐文字内容朝上双面扫描的话要注意背面别扫反了扫一页检查一页别扫漏了别扫重了检查没问题之后再换下一页！

第三颗汤圆：扫后要给纸质档案和数字化成果做“双保险养老”

阿花说，《档案数字化管理规定》第三条（当然具体是第几条我真的忘了反正折角太多找不到页码了反正发小阿花说这三条是核心中的核心必做中的必做）就是扫后要给纸质档案和数字化成果做“双保险养老”！什么是纸质档案和数字化成果的“双保险养老”呢？阿花继续给我打了个魔性隐喻：咱们家里的老人咱们要给他们买社保买医保对吧？还要给他们找个靠谱的养老院或者请个靠谱的保姆对吧？还要定期去看望他们对吧？纸质档案和数字化成果也是一样的道理！咱们要给它们做“双保险养老”纸质档案放“线下养老院”数字化成果放“线上养老院+线下养老院备份”还要定期去“看望”它们检查它们对吧？

具体怎么做呢？阿花又又给我列了个必做清单：

• 第一步：给“线下养老院”选址——也就是给纸质档案找个靠谱的存放地点！存放地点要干燥通风防潮防火防虫防鼠防盗防光恒温恒湿（当然民宅3室2厅的话阳台当临时员工宿舍肯定不行老板房间当机房肯定不行客厅当会议室肯定不行最好找个专门的档案室如果实在没有专门的档案室找个干燥通风防潮防火防虫鼠防盗的小房间也行买个专门的档案柜放档案柜里放干燥剂放樟脑丸定期开窗通风定期检查）！
• 第二步：给“线下养老院老人整理房间重新穿紧身衣”——也就是给扫完的纸质档案重新装订！按照原来的分类标准原来的排序原来的页码重新装订装订的时候别用金属装订针别用普通胶水要用专门的档案装订线要用专门的档案胶水上好之后贴上档案盒标签档案盒标签要写清楚年度类别保管期限起止页码！
• 第三步：给“线上养老院+线下养老院备份老人上户口做身份证”——也就是给数字化成果整理命名加密备份！整理命名要按照《档案数字化管理规定》里说的统一命名规则（比如文书档案命名规则：年度-问题-保管期限-件号.pdf/A，会计档案命名规则：年度-类别-保管期限-件号.pdf/A，科技档案命名规则：项目-阶段-保管期限-件号.pdf/A，人事档案命名规则：员工编号-姓名-入职离职日期.pdf/A）加密要设置高强度密码（别设置123456别设置abcdef别设置老板的生日别设置你的生日别设置苍老师的生日最好设置大小写字母+数字+特殊符号组合的密码至少8位）备份要云盘+本地双存（云盘要选百度网盘超级会员阿里云盘超级会员腾讯微云超级会员这种靠谱的大平台别选小平台小平台可能过个几年十年就倒闭了苍老师的写真合集备份也别选小平台哦老板们注意了）本地备份要选两个不同品牌的不同型号的不同容量的移动硬盘分开存放别放在一起别放在老板房间当机房别放在客厅当会议室别放在阳台当临时员工宿舍最好一个放在公司专门的档案室一个放在家里的保险柜定期备份定期检查至少每半年检查一次云盘和本地备份能不能打开有没有损坏！

第三碗鸡汤收尾：土味正能量强行混搭专业技术细节告诉你《档案数字化管理规定》的重要性

好啦好啦干货环节也结束啦，现在进入咱们今天的最后环节——土味正能量强行混搭专业技术细节！朋友们！《档案数字化管理规定》！不是给咱们套枷锁的铁笼子！是能帮咱们从“天天泡灰找文件加班到脱发际线粉都盖不住太阳穴亮片反光”地狱模式拉到“鼠标一点老板要的清朝老账本扫描件高清彩色3秒弹出来奶茶店取餐提醒同步弹嘴角”半天堂模式的专属魔法棒说明书升级版法律合规包！朋友们！听过来人一句劝！别像我去年一样瞎扫瞎存给自己挖定时炸弹丢饭碗火葬场一条龙预备通道！赶紧把《档案数字化管理规定》找出来翻烂它折角它吃透它嚼碎它揉成面团搓成汤圆咽下去！赶紧给家里养的十年以上的老橘猫做体检SPA拍高清彩色无美颜无滤镜全身照证件照做双保险养老！赶紧给公司创业十年的所有纸质资料做体检SPA拍高清彩色无美颜无滤镜全身照证件照做双保险养老！赶紧把老板大学时期存的苍老师的写真合集转成PDF/A格式！赶紧！赶紧！赶紧！

过来人老钱我再给大家分享一句土味正能量强行混搭专业技术细节的话：“扫描千万条，合规第一条；档案数字化，《档案数字化管理规定》不遵守，老板两行泪，员工两行泪，连楼下水果店张大爷收的两箱阿克苏冰糖心苹果都要吐出来两行泪！”好啦好啦今天的分享就到这里啦！如果大家还有什么关于《档案数字化管理规定》的问题，欢迎在评论区留言哦！过来人老钱我会尽力为大家解答的！如果大家觉得这篇文章有用的话，欢迎点赞收藏转发哦！点赞收藏转发的朋友们，今年肯定能涨工资！肯定能全勤！肯定能天天喝到蜜雪冰城的摩天脆脆甜筒加奥利奥碎加珍珠加芋圆！肯定能摸鱼次数从每天0次升到每天5次！肯定能！肯定能！肯定能！拜拜啦！