档案数字化代加工收费标准实操核算步骤及落地执行指南

一、收费核算的核心实操维度

所有代加工收费均以有效工作量为基础，不可按原档案标注数据核算，核心维度及单价明确如下：

（1）基础扫描费核算

纸质档案类：A4幅面单面扫描0.12元/页，双面扫描0.18元/页；A3幅面扫描费上浮50%，即单面0.18元/页、双面0.27元/页。

照片类档案：按原底片数量核算，普通清晰度扫描0.5元/张，需校正清晰度（如划痕、模糊修复）额外加0.05元/张。

（2）特殊处理费核算

拆卷费：原装订为线装、胶装的档案，拆卷后无缺页的，按卷核算，每卷0.8元；不可按页数重复收费。

去污修复费：单页污渍、折痕修复1.2元/页；破损超过1/3的档案按整卷核算，每卷25元。

目录录入费：对应扫描图像的电子目录，每条目录（对应1份归档单位，即1卷/件）0.1元/条，漏录需补收，重复录不计费。

（3）附加费用核算

短途运输费：代加工场地距甲方10公里内，单次50元；超过10公里，每公里加2元，不足1公里按1公里算。

涉密档案额外费：需提供单位涉密证明的档案，代加工费整体上浮30%，需签订保密协议后执行。

二、收费计算实操步骤（可直接套用）

步骤1：清点有效工作量

先完成档案拆卷、除杂（取出金属物、破损页标记），按档案类型分类统计：例如待加工档案为100卷A4纸质档案，实际清点有效页为：单面5800页、双面3900页，无照片、涉密项。

步骤2：核算基础费

基础扫描费计算：单面5800页×0.12元 + 双面3900页×0.18元 = 696元 + 702元 = 1398元。

步骤3：核算特殊处理费

若本次待加工的100卷中，20卷为胶装需拆卷（20×0.8=16元），100页存在折痕需修复（100×1.2=120元），则特殊费合计136元；无目录录入需求时，该项不计费。

步骤4：核算附加费

若运输距离为8公里，短途运输费为50元；若无运输需求，该项不计费。

步骤5：总费用确认

将基础费、特殊费、附加费相加：1398+136+50= 1584元，即本次代加工的总费用。

三、收费实操避坑细节（绝对不能忽略）

（1）避免无效核算项

已提前拆卷、清理过的档案，不可重复收取拆卷、去污费；目录录入需与归档单位一一对应，比如1卷对应1条，不可多录或漏录，多录部分甲方可拒付。

（2）标准调整的实操依据

A3档案需单独标注幅面，不可按A4单价结算；涉密档案必须核查涉密证明，无证明不可执行上浮收费；OCR文字提取（扫描后转电子文本）需单独确认，字迹模糊的档案不可收取OCR费。

四、收费落地的凭证要求

所有代加工收费必须签署《档案数字化代加工工作量确认单》，作为结算依据，确认单模板如下：

确认单需甲方和代加工方各执一份，签字后生效；结算时仅认可确认单列明的费用，口头约定无效。所有操作步骤均无需额外软件或资质，按上述标准直接统计即可，无任何模糊环节。