档案数字化规范新手必看避坑落地全靠这几点细节

别以为扫个图存个盘就叫数字化了

很多刚接手这活的小伙伴是不是这么想的？翻出积灰的档案，找台扫描仪咔咔扫，存到电脑文件夹就OK？结果上周帮朋友公司补合规材料才发现，他们这么干的1000多份档案全废了，等于白熬三天三夜。

说白了，档案数字化不是“搬砖复制”，是有一套严格“操作说明书”的，不符合规范的话，连单位内部调阅都费劲，更别说过上级检查、进档案馆移交了。

规范第一关：扫前整理，这步懒不得

扫前整理是扫的“地基”，地基歪了上面全白搭。你有没有见过扫出来的图，一半是订书钉印一半是折痕，连签字都看不清？就是扫前没弄好。

• 取件要轻拿轻放，尤其是民国、建国初期这种脆得像薯片的老档案，订书钉、回形针锈透了别硬拔，用棉签沾点温水润润，用镊子慢慢撬。
• 页面平整是硬要求，折痕深的夹在厚书里压一晚上，实在压不平的扫的时候选扫描仪的“纠偏补漏”模式，不过能手动弄平就手动，自动的偶尔会切字。
• 编号要和实体档案一一对应，用铅笔在档案右上角（别写在正文、签字、印章上！）轻轻写扫描号，一份档案（不管是一页还是一本）对应一个唯一的号，别搞重号漏号。

规范第二关：扫描参数，不是分辨率越高越好

很多人觉得“扫得越清楚越规范”，直接把分辨率拉到600dpi以上，结果存下来的文件占了好几个T，电脑打开都要卡半小时，完全没必要。

其实档案数字化规范里对分辨率有明确的分级：

• 普通的黑白印刷档案、红头文件，选200dpi-300dpi的黑白二值模式就行，省空间又清晰。
• 有彩色印章、彩色图片、字迹模糊的老档案，选300dpi的灰度或全彩模式。
• 如果是要永久保存进国家档案馆的重要档案，可以用600dpi的全彩模式备份一份，日常调阅用300dpi的就行。

还有文件格式，别瞎存JPG、GIF，规范要求的是PDF/A格式，这个格式是专门为长期保存设计的，不会因为软件更新打不开。

规范第三关：数据质检，扫完就过绝对是坑

我见过最惨的例子是某街道社区扫了20000份社保档案，扫完直接存盘，结果上级检查的时候发现有500多份扫漏了页码、1000多份扫成了倒着的、300多份切了名字的最后一个字，后来又花了半个月重新扫。

数据质检别只靠眼睛瞟，得用专门的档案数字化质检软件（网上有很多免费的基础版，够用），重点查这几项：

• 完整性：一份档案的页码全不全，和扫描号对不对得上。
• 清晰度：有没有模糊、折痕、切字的情况。
• 正确性：有没有扫错顺序、扫倒、扫成镜像的情况。
• 规范性：格式是不是PDF/A，分辨率是不是符合要求。

规范第四关：存储备份，别把鸡蛋放同一个篮子里

很多公司存档案只存一份在公司服务器里，万一服务器被黑客攻击了、硬盘坏了、着火了，哭都没地方哭。

档案数字化规范要求的是“异地异质三备份”，啥意思呢？给你打个比方：

• 本地用移动硬盘或者蓝光光盘存一份，放在公司的防火防潮柜里，日常调阅用这个。
• 异质用磁带库或者云盘（选有资质的政务云或者企业云）存一份，定期同步更新。
• 异地在另一个城市的分公司或者档案馆存一份，防止本地发生重大灾害。

存储的时候也要注意编号，和实体档案、扫描件的编号一一对应，方便查找。