泸州地区企事业单位档案标准化整理全流程零门槛实操指南

一、前期准备（适配泸州档案管理规范）

1.1 工具材料准备

必须提前准备以下合规材料，避免后续返工：

• 符合《四川省档案整理规范》的统一档案盒（泸州档案局指定尺寸：310mm220mm，背宽20/30/50mm可选）
• 不锈钢订书钉、三孔一线装订棉线、归档章、打码机、牛皮纸封面、备考表、湿度计
• 高拍仪（推荐良田S1500A3，驱动直接下载地址：https://www.eloam.cn/support/download/）
• 泸州档案管理系统客户端，下载地址：http://daj.luzhou.gov.cn/zwfw_123/bszn/

1.2 前置合规校验

首先将待整理档案按类型分类：文书档案/科技档案/会计档案/人事档案/特殊载体档案，先剔除不属于归档范围的材料：重份文件、临时事务通知、未生效草稿。泸州地区要求所有归档材料必须是原件，复印件需加盖出具单位鲜章并标注“与原件一致”才可归档。

二、纸质档案分类整理实操步骤

2.1 分类编号

按照泸州最新《归档文件整理规则》实施细则，统一采用“年度-保管期限-机构（问题）”三级分类法，示例编号：2023-永久-办公室-001。保管期限严格对应永久/30年/10年三个选项，不得自行增设期限。每件文件首页右上角盖归档章，内容依次为：全宗号、年度、保管期限、件号、页数，全宗号需向本单位对接的泸州市/区县档案局索要，不得自行编制。

2.2 装订排序

排序规则：正文在前、附件在后；批复在前、请示在后；原件在前、复印件在后；转发文在前、被转发文在后。装订必须使用不锈钢订书钉或者棉线，禁止使用回形针、燕尾夹、普通胶水等易锈蚀易脱落的材料，超过50页的文件用三孔一线装订，孔距8cm，左侧对齐，装订位置距离左侧边缘1.5cm，不得压住文件文字。

2.3 页码标注

正面页码标在右上角，反面标在左上角，空白页不标页码。如果文件原有页码且清晰完整，可直接沿用，无需重新打码。页码用阿拉伯数字，从“1”开始连续编号，同一件文件内不得出现断号、重号。

三、数字化加工实操（适配泸州档案系统对接要求）

3.1 扫描参数设置

所有扫描件必须输出PDF格式，分辨率300DPI，彩色模式（带公章/签名的文件禁止用黑白扫描），单页文件大小控制在200KB-500KB之间，单页不得超过1MB。扫描后逐页校验：不得出现缺页、模糊、倾斜，倾斜角度不能超过1度，需裁掉多余黑边。

3.2 元数据录入

打开泸州档案管理系统客户端，用单位档案管理员分配的账号登录，依次录入对应元数据：题名、文号、责任者、成文日期、页数、保管期限、分类号。题名必须完整，不能用“通知”“报告”等简称，要包含发文单位+事由+文种，示例：“泸州市财政局关于2023年预算调整的通知”，录入完成后和纸质文件核对3次，确保元数据100%准确。

3.3 数据挂接

把扫描好的PDF文件和对应元数据进行绑定，挂接完成后要在系统内点击“校验”按钮，系统会自动匹配泸州档案规范的校验规则，出现红色报错的必须修改后重新提交，校验通过后才能提交到档案局预审。

四、归档入库与验收要求

4.1 档案盒装盒

同一保管期限、同一年度的文件装在同一个档案盒里，档案盒封面要标注全宗号、年度、保管期限、起止件号，盒内必须放备考表，填写整理人、检查人、整理日期、盒内文件件数，有破损、缺页等情况要在备考表备注里写清楚，不同保管期限的文件不得混装在同一个档案盒里。

4.2 库房存放

档案盒按照编号顺序放在档案柜里，从左到右、从上到下排列，库房要每月检查1次温湿度，做好记录，泸州地区雨季要每周检查1次，防止档案发霉、虫蛀，涉密档案要单独存放在保密柜里，严格执行涉密档案管理规定。

4.3 验收提交

所有档案整理完成后，先做内部自查，自查表直接下载地址：http://daj.luzhou.gov.cn/zwfw_123/bszn/202206/t20220617_1452867.html，自查通过后向对应区县档案局提交验收申请，提交材料包括：纸质档案、电子档案备份盘（2份，分开存放）、自查报告，验收通过后才能正式入库。

五、常见卡壳问题解决方案

• 问题1：全宗号不知道怎么填？直接拨打对应区县档案局咨询电话：江阳区0830-3123567、龙马潭区0830-2522087、纳溪区0830-4211365、泸县0830-8192845、合江县0830-5269701、叙永县0830-6222651、古蔺县0830-7205936，报单位全称即可查询
• 问题2：系统提交时报错“元数据不匹配”？检查成文日期格式是否为“YYYYMMDD”，比如2023年10月12日要填20231012，保管期限有没有选成自定义的，必须选系统里预设的永久/30年/10年三个选项
• 问题3：老旧档案破损怎么处理？破损面积超过1/3的要先做修复，修复只能用档案专用修浆糊，不能用普通胶水，修复后再扫描装订，破损严重的要在备考表注明