南通地区机关企事业单位档案数字化全流程标准化实操指南

前期准备工作

工具与材料准备

以下工具均为免费可商用，直接访问对应地址下载即可：

• 扫描工具：VUEScan，下载地址：https://www.hamrick.com/
• 文件管理工具：FreeCommander，下载地址：https://freecommander.com/en/downloads/
• OCR识别工具：天若OCR开源版，下载地址：https://github.com/2020dlp/TianruoOCR-OpenSource
• 硬件与耗材：馈纸式扫描仪(批量扫描推荐)、拆卷刀、无酸胶带、铅笔、档案隔页纸

提前从南通市档案馆官网下载《南通市档案数字化加工数据规范》，地址：http://daj.nantong.gov.cn/col/col10990/index.html，所有加工需符合该规范要求。

全流程实操步骤

第一步：档案前期整理

按照南通本地档案管理要求整理，步骤如下：

1. 按年度-机构-保管期限三级分类法整理所有档案，分类错误会导致移交不通过
2. 用拆卷刀拆除档案上的订书针、回形针等所有金属物，操作时避免损伤原件，有破损的页面用无酸胶带修补，褶皱页面压平后再进入下一道工序
3. 用铅笔在每件档案的右下角标注件号，字号不超过五号，不得遮挡文件正文内容
4. 整理完成后装入对应档案盒，盒面标注全宗号、目录号、年度、案卷号、保管期限，符合实体存放要求

第二步：批量扫描操作

严格按照以下参数设置，不符合参数要求会被档案馆退回：

1. 打开VUEScan，按以下参数设置：分辨率300DPI，色彩模式24位真彩色，输出格式JPG，单页文件大小控制在20M以内
2. 文件命名必须遵循规则：全宗号-目录号-年度-案卷号-件号，不得使用中文命名或随意编号
3. 馈纸式扫描一次放入20-30张纸，避免卡纸，每扫描完一批立刻检查：有无漏扫、偏斜、模糊，偏斜超过15度的页面必须重扫
4. 对无法拆钉的厚本档案，用平板扫描仪分左右两次扫描，再用免费在线工具拼接，拼接地址：https://www.fotor.com/cn/features/stitch-photos

第三步：OCR识别与数据著录

打开天若OCR开源版，批量导入扫描好的图片，批量识别后导出与图片同名的TXT文本文件，保存到同一目录下。

数据著录必须包含以下必填字段，填写要求如下：

著录完成后导出为Excel格式，文件命名为：全宗号-目录号-档案数字化著录表.xlsx。

第四步：成品质检

按照三层质检标准检查，南通要求不合格率不得超过1%：

• 实体质检：检查原件有无损伤，编号顺序是否正确
• 图像质检：检查有无漏扫、倒页、模糊，分辨率是否符合要求
• 数据质检：检查著录字段有无空值，命名是否符合规则，OCR识别准确率不低于95%，错字统一修改

符合南通要求的打包移交

打包规则

按照以下规则打包，避免移交时被退回：

1. 每个案卷建立独立文件夹，文件夹名对应案卷号，文件夹内存放该案卷所有扫描图片和OCR文本
2. 著录表放在压缩包根目录，不要放入子文件夹
3. 压缩格式选择ZIP，不要使用RAR或7z，单个压缩包大小不超过5G，命名规则：【全宗号】单位全称-档案数字化成果-起止年度.zip

移交要求

移交到南通市档案馆需要准备：1份电子版存储到U盘、2份DVD光盘备份，同时附带加盖单位公章的《档案数字化加工验收单》，验收单模板可从上述南通市档案馆官网下载。

常见卡壳问题解决

老旧纸张扫描偏黄怎么处理？

在VUEScan的设置中勾选自动校正白平衡+去除底色，扫描时会自动优化，不需要额外修图。

OCR识别率低怎么处理？

先在VUEScan中校正页面倾斜，再将扫描分辨率调整到400DPI，重新扫描后识别，准确率可提升10%以上。

装订处文字扫不到怎么处理？

打开扫描时的增透功能，将装订处轻轻拉开扫描，若仍有遮挡，扫描后用PS免费版裁剪补全，不要遗漏正文内容。