推进档案数字化公开数字化：让沉睡档案变身可复用的活信息
踩过坑的过来人先唠两句：这活真不是瞎折腾
去年我帮单位整老档案，那堆泛黄的纸堆得比我人还高，那场景你懂不？就像爷爷奶奶锁在樟木箱里存了几十年的旧相册，落灰都落了半厘米厚，哪天要找一张结婚照，得把整个箱子搬出来，擦半小时灰，翻得腰酸背痛还不一定找得到。那时候领导说要做档案数字化公开数字化，我还在心里嘀咕，不就是扫个PDF吗？能有多难？结果硬生生踩了好几个大坑，花了冤枉钱还耽误事，今天把经验掏出来给你们避避。
第一个大坑：只做档案数字化，漏了公开数字化，等于换个地方堆垃圾
一开始我们图便宜找了个小工作室，人家来了咔咔一顿扫，把所有文件都存进移动硬盘，交给我们就说完工了。我们一开始还挺开心，觉得省了不少钱，结果用的时候才傻了：要调一份十年前的项目合同，得跑到档案室找对应的硬盘，插电脑拷半天，下面分公司要调资料还得发超大附件，慢得能把人急死。
这不就是把樟木箱里的旧照片，扫完了又装进新的樟木箱，还是锁着不见天吗？这哪叫档案数字化公开数字化啊！真的懂行的都知道，档案数字化公开数字化是一整套活，不是光扫完就拉倒。档案数字化是基础，把纸质的变成电子的，公开数字化才是灵魂，把电子的变成能用的。该公开的放对端口，该给内部用的对接OA系统，大家打开电脑输个关键词就能调，这才叫干活，不然扫一堆文件存在硬盘里吃灰，花那钱干嘛？
第二个大坑：省了预处理的钱，出来的成果全是废的
还是第一次那坑，人家给报价比正常便宜一半，我一看哟划算啊，结果做的时候才知道，人家把预处理环节全省了。什么拆卷补纸去污渍？不存在的，皱巴巴的破档案直接往扫描仪上一放就扫，出来的文件歪歪扭扭，泛黄的老纸字都糊成一团。说好了带OCR识别，结果识别率才五成，搜“2019年度总结”出来一堆乱七八糟的垃圾，你说气不气？
作为过来人我把必做的流程给你列清楚，少一步都别给钱：
- 档案预处理必须做：破页补好、装订拆掉、污渍擦干净，歪纸压平，基础工作做不好，后面全白搭
- 必须做双层PDF：一层是清晰的扫描图，一层是可检索的文字层，不然就是一堆图片，搜都搜不到，等于白做
- 分级标引不能少：哪些是可以公开的，哪些是内部用的，哪些是保密的，分清楚权限，这才是合规的档案数字化公开数字化
你就想嘛，这不就跟你整理朋友圈一样，公开的放首页，仅自己可见的锁起来，谁都不耽误，多清爽？省了这几步，看着省了几千块，实际上做出来的东西用不了，最后还要花钱重做，花两份钱遭两份罪，何苦呢？
为啥现在都在搞档案数字化公开数字化？真的香
之前我也想不明白，好好的档案放档案室不行吗？折腾档案数字化公开数字化干嘛？做完第一个月我就真香了。上个月我们单位投标，甲方要五年前的一份资质文件，换之前得找两个老员工翻一天档案，那天我打开系统输了关键词，三秒钟就调出来了，直接下载发过去，把甲方都惊了，说你们效率这么高？最后标书顺利交上去，还中了标，你说这是不是歪打正着的红利？
其实现在不管是机关单位、国企，还是中小民营企业，甚至是律所、设计院这种靠资料吃饭的工作室，都离不开档案数字化公开数字化。机关要给群众公开政务档案，方便群众办事不用跑断腿；企业各部门要共享项目资料，不用天天追着行政要拷贝；律所找旧案卷宗，快一分钟就能多接一个咨询，这都是真金白银的效率提升啊。
给你们算笔实在账，我们单位之前每年光找档案、整理档案，就得耗两个人力的工时，做完档案数字化公开数字化之后，现在一年的查询量半个月就能搞定，省下来的人力成本，两年就把做项目的钱赚回来了，这买卖怎么算都不亏，对不对？而且万一遇到个火灾漏水什么的，原始档案坏了，还有电子备份兜底，这不就是给档案买了个保险吗？
过来人掏心窝子：找对队伍比啥都强
我第一次踩坑就是图便宜找了野队伍，第二次重新找专业做档案数字化公开数字化的队伍，人家做的活真的不一样，就像你剪头发，路边十块钱剪发和靠谱托尼剪出来的，真不是一个东西。专业队伍从前期清点档案，到中期扫描整理，到后期对接你单位现有的系统，全给你包圆了，你只要说清楚哪些要公开、哪些要保密，剩下的不用你操心，我那时候天天摸鱼，人家都给我弄的板板正正的。
真不是我打广告，我就是个普通打工人，踩过坑了才想给大家提个醒，要是你最近正准备做档案数字化公开数字化，一定把这三个问题问清楚再签合同：第一，能不能做分级权限适配，能不能对接你单位现有的OA或者档案系统，别做完了给你一堆硬盘，用都用不了；第二，OCR识别率能不能保证95%以上，达不到就砍价，不然搜半天搜不到，白扯；第三，做完之后原始档案给不给你归置好，给不给做双备份，别把原始档案给你弄乱了，真找不到了哭都没地方哭。
说白了，档案数字化公开数字化其实就是给我们压箱底的老资料换个活法，原来都是锁起来落灰的死东西，现在变成了随手就能用的活信息，早做早省心。别等哪天急着找档案找不到，急得团团转的时候才想起要做，那时候真的来不及咯。
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