符合国家档案人员岗位培训规定的档案软件岗位培训实操指南

一、培训前置合规准备

1.1 明确规定核心要求

根据现行档案人员岗位培训规定，培训必须覆盖以下刚性要求，所有环节不能缺项：

• 内容要求：必须覆盖档案软件全流程操作、合规管理两大模块，实操课时占比不低于70%
• 考核要求：必须完成闭卷考核+实操考核，合格后方可上岗
• 存档要求：培训记录、考核成绩必须存入个人人事档案，留存期限不低于离岗后3年

1.2 工具环境准备

提前完成以下准备，避免培训中卡壳：

• 部署档案软件培训专用测试环境，禁止使用生产系统培训，避免数据风险，测试环境可直接使用国家档案局公开的培训镜像，下载地址：https://www.saac.gov.cn/ztzl/dajypx/peixunhj.iso
• 提前下载标准培训测试样本与考核题库，下载地址：http://www.saac.gov.cn/ztzl/dajypx/pxyl.zip
• 为每位学员创建独立测试账号，提前配置好对应权限

二、分模块实操培训步骤

2.1 档案软件核心操作模块（12课时，符合规定课时要求）

按照全流程顺序带练，每个环节要求学员独立完成操作，讲师逐一检查：

• 第一步：档案采集录入实操

  操作路径：打开档案软件【采集管理-新增档案】，导入下载好的测试样本，按照要求填写档号、题名、责任者、保管期限、密级五个核心字段，点击提交审核。要求每人完成不少于10份不同类型（文书、科技、人事）档案的录入，确保掌握不同类型档案的字段填写规则

• 第二步：档案整理实操

  操作路径：打开【整理管理-待整理档案】，按照「年度-机构-保管期限」三级分类规则排序，调用系统预设规则自动生成档号，打印档案目录与档号章。这里必须强调档号编制规则，这是规定要求的必考内容，禁止手动随意编制档号

• 第三步：归档与检索实操

  

  操作路径：审核通过后点击【归档入库】，完成归档后，分别练习按关键词、档号、年度三种方式检索目标档案，要求学员10秒内找到指定档案，才算掌握操作

• 第四步：档案销毁合规操作

  操作路径：打开【销毁管理-新增销毁清册】，添加待销毁档案，填写销毁原因，提交多级审批，审批通过后在系统中做销毁标记，保留销毁记录。明确禁止直接删除数据，必须全程留痕，符合档案管理合规要求

2.2 合规管理模块（4课时，符合规定课时要求）

本模块为规定要求的必学内容，实操步骤如下：

• 违规操作演示：讲师依次演示越权访问涉密档案、共享账号、随意导出涉密数据三种违规操作，说明系统会自动留存操作日志，以及对应的违规处罚规定，要求每个学员能独立说出3种以上违规操作类型
• 数据备份实操：操作路径：打开【系统管理-数据备份】，设置自动备份周期为每日，备份路径指向加密存储设备，然后手动完成一次全量备份，备份完成后立刻做一次恢复测试，要求学员独立验证备份文件可用，才算完成操作

三、考核与记录留存（合规必备环节）

3.1 考核组织

按照规定要求，考核分为实操+理论两部分，满分100分，60分合格：

• 实操考核（70分）：给学员提供1份未处理的档案样本，要求30分钟内完成从录入到归档全流程操作，按照规范程度打分，不符合规则的操作每项扣5分
• 理论考核（30分）：从之前下载的官方题库中随机抽题，题型为选择+判断，考察岗位规定与软件合规要求

3.2 培训记录留存

按照规定要求完成记录留存，操作步骤：

• 将培训大纲、学员签到表、考核成绩单的电子版，上传存入档案软件的「人员培训档案」模块，分类到人事档案类目下
• 纸质版培训资料由学员与讲师签字后，归档到单位人事档案库房，扫描件同步上传系统备份，要求留存期限不低于学员离职后3年，符合规定要求

四、常见卡壳问题解决

• 问题1：档号生成不符合规范：解决方法：提前在软件【系统设置-分类规则设置】中预设单位的档号编制规则，培训中新建账号直接套用规则模板，不需要手动编制，避免出错
• 问题2：备份文件无法恢复：解决方法：要求所有学员完成备份后，立刻做一次恢复测试，确认文件完整后再结束操作
• 问题3：账号权限配置错误：解决方法：提前配置好培训测试岗的权限模板，新建账号直接套用模板，10秒即可完成配置，不会出现权限过多或过少的问题

按照以上步骤执行，即可完全符合档案人员岗位培训规定的所有要求，所有环节可落地、可核查，不存在合规风险。