用飞书多维表格 飞书审批搭建极简可落地的档案整理数据审批流程

第一步：飞书多维表格创建档案整理数据源表

这个表是整个流程的核心，用于录入、存储所有待审批的档案整理数据，确保数据标准化、可追溯。

1.1 基础表创建

• 打开飞书，点击左侧工作台 → 搜索多维表格 → 点击新建多维表格
• 重命名基础表为【档案整理待审批数据池】，删除默认的3个空行，仅保留表头行

1.2 标准化字段配置（可直接复制逻辑后手动创建）

配置固定字段，避免录入混乱，重点字段用加粗标注：

• 档案编号：字段类型选【自动编号】，规则设为【固定前缀+年份+流水号】，例如“DAZS-2025-0001”
• 整理人：字段类型选【人员】，默认勾选【当前用户】
• 整理日期：字段类型选【日期】，默认勾选【当前日期】
• 档案类型：字段类型选【单选】，添加选项：文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案、实物档案
• 档案数量：字段类型选【数字】，格式设为【整数】
• 档案盒号：字段类型选【文本】
• 存放位置：字段类型选【单选】，可添加“1号档案柜-1层”“2号密集架-A3区”等具体选项
• 整理说明：字段类型选【多行文本】，可留空但建议必填
• 审批状态：字段类型选【单选】，默认选项设为【待提交】，添加后续选项：待部门主管审批、待档案管理员审核、通过、驳回
• 审批意见：字段类型选【多行文本】，设为【仅管理员可编辑】
• 归档确认人：字段类型选【人员】，设为【仅管理员可编辑】

1.3 基础字段权限设置

点击左上角更多（三个点）→ 选择表格权限：

• 将默认「可编辑」权限调整为仅档案管理员（预设角色）有【全权限】
• 其他整理人员设为【可编辑列字段权限】，仅开放：整理说明、档案数量、档案盒号、存放位置

第二步：飞书审批创建自定义审批流

这个审批流直接对接数据源表，实现“提交自动同步状态→审批自动回写意见/状态→归档自动锁定记录”的闭环。

2.1 基础审批模板创建

• 打开飞书，点击左侧工作台 → 搜索审批 → 点击右上角创建审批 → 选择空白模板
• 重命名审批为【档案整理数据审批】

2.2 审批表单对接多维表格

点击左侧表单组件 → 找到多维表格组件并拖入表单：

• 选择刚才创建的【档案整理待审批数据池】
• 配置组件属性：数据源模式选“选择现有记录”，筛选条件设为“审批状态=待提交”，展示列勾选前7个必填录入字段（整理说明可默认隐藏），权限设为“仅可选择自己创建的记录”

2.3 审批节点配置（分3个核心节点）

点击左侧流程设计，删除默认的“发起人-审批人-结束”流，按以下步骤重建：

1. 发起人节点：无需修改，默认“提交人”
2. 部门主管审批节点：拖入【审批人】组件，审批方式选“指定成员”→ 点击指定成员/角色→ 选择“表单提交人的直属部门主管”，审批权限勾选“同意/驳回/转办”，驳回后选“退回发起人”，同意后触发选“继续流程”
3. 档案管理员审核节点：拖入【审批人】组件，审批方式选“指定角色”→ 选择预设的“档案管理员”角色，审批权限勾选“同意/驳回/转办/添加意见”，驳回后选“退回部门主管”，同意后触发选“添加自动化节点”

2.4 自动化节点配置（回写+锁定）

拖入【自动化】组件到档案管理员审核节点的“同意分支”后：

1. 添加第一个动作：飞书多维表格-更新记录
   • 选择【档案整理待审批数据池】
   • 记录ID来源选“表单-多维表格组件-记录ID”
   • 配置更新字段：审批状态选“通过”，归档确认人选“当前审批人”，审批意见选“当前审批意见”
2. 添加第二个动作：飞书多维表格-设置记录权限
   • 选择【档案整理待审批数据池】
   • 记录ID来源同上
   • 设置权限规则选“设置全表可见、仅管理员可编辑”

2.5 审批流发布与权限配置

• 点击右上角发布，设置可见范围为“全公司”或指定的“档案整理部门”
• 点击设置（发布旁边的齿轮）→ 找到谁可以发起，设为“档案整理部门成员+全公司兼职档案员”；谁可以查看历史记录，设为“仅发起人、审批人、档案管理员”

第三步：测试流程闭环（务必完整走1次）

用自己的账号（或同事小号）模拟整理人员、部门主管、档案管理员三个角色操作：

1. 整理人员测试：打开【档案整理待审批数据池】，新增1条记录（整理人、整理日期自动填充，选必填选项），提交后记录状态自动变为【待提交】；然后打开【档案整理数据审批】，选择刚创建的记录，点击提交审批
2. 部门主管测试：切换到部门主管账号，查看飞书消息中心的审批通知，点击进入审批，填写“同意，归档规范”，点击同意；此时回数据源表查看，状态应变为【待档案管理员审核】
3. 档案管理员测试：切换到档案管理员账号，查看审批通知，核对字段无误后填写“同意，已确认存放位置”，点击同意；此时回数据源表查看，状态应变为【通过】，且记录有灰色锁定标识，整理人员无法再编辑
4. 驳回分支测试：重复整理人员操作，档案管理员（或部门主管）点击驳回并填写意见；整理人员收到通知后，可修改数据源表原记录（解锁状态），再重新提交审批

第四步：日常使用优化小技巧

• 批量提交优化：如果整理了多条记录，可在数据源表中选中所有【待提交】的记录，点击表头上方的批量操作 → 选择发起审批 → 关联【档案整理数据审批】，一次批量发起
• 档案盒号查重：在数据源表的【档案盒号】字段设置中，勾选唯一性校验，避免重号；同时可在筛选条件中添加“档案盒号=输入值”快速查询
• 归档统计：在数据源表中添加1个新的【仪表盘】，配置统计图表：“按档案类型统计通过数量”“按整理日期统计月度整理量”，仅对档案管理员开放