依据《档案服务外包工作规定》落地企业档案制度建设实操指南

第一步：对照官方规定梳理外包合规边界

1.1 明确可外包/禁止外包范围

首先按照《档案服务外包工作规定》的要求，梳理本单位外包事项的合规边界，严格区分可外包与禁止外包范围：

• 禁止外包范围（只要命中一项就不得外包）：涉及国家秘密的档案、未经脱密处理的涉密档案、涉及本单位核心商业秘密的核心技术/核心客户档案、未经主管部门批准的政务类核心档案

• 允许外包范围：非涉密档案的整理、数字化加工、存储托管、销毁处理、目录录入等非核心辅助性档案业务

1.2 明确服务商资质硬性要求

按照规定要求，服务商必须满足以下资质要求，实操中直接按要求核验即可：

• 持有合法营业执照，经营状态正常，无严重违法失信记录

• 持有档案服务相关资质证书，承接涉密外包的必须持有国家保密行政管理部门颁发的涉密信息系统集成资质

• 有健全的档案安全保密管理制度，近3年无档案信息泄露违法记录

核验失信记录直接登录国家企业信用信息公示系统查询，具体网址：https://www.gsxt.gov.cn，无需注册即可查询，核对经营状态即可。

第二步：搭建合规的档案制度框架

不需要从零搭建全新制度，只需要在原有档案管理制度基础上新增适配外包的专属模块即可，核心模块包含以下4部分：

2.1 外包准入审批模块

核心强制要求：所有档案外包事项必须经过档案管理部门、合规管理部门双人审批，任何个人不得擅自启动外包项目，审批记录需要永久留存归档。

2.2 外包过程管控模块

核心强制要求：明确外包过程中的档案出入库登记、专人旁站监控、档案数量日清日结要求，严禁服务商私自将档案带离指定作业场所。

2.3 档案安全管控模块

核心强制要求：明确服务商不得私自复制、留存任何档案内容，项目结束后必须删除所有电子副本、归还所有实体档案和存储介质。

2.4 外包退出交接模块

核心强制要求：明确项目完成后的交接流程、验收标准、确认手续，要求双方签字出具交接验收单，作为项目完成的最终凭证。

第三步：全流程实操落地，可直接照搬步骤

3.1 外包事项合规筛查

• 

  第一步：列出本单位本次计划外包的所有档案事项，明确档案类型、密级、数量

• 第二步：对照禁止外包清单逐一核对，筛除不合规项目

• 第三步：形成《档案外包事项合规清单》，由档案管理负责人签字盖章后留存

3.2 服务商资质核验与合规承诺

• 第一步：要求服务商提供营业执照、资质证书、无违法记录证明原件核验，留存加盖公章的复印件

• 第二步：登录国家企业信用信息公示系统核对失信信息，登录中国档案学会官网核对资质证书真伪

• 第三步：要求服务商签署合规承诺函，承诺函可直接复制以下模板使用：

  ``` 档案服务外包合规承诺函 本人【服务商授权代表人姓名】代表【服务商全称】，就承接【本单位全称】的【外包项目名称】档案服务项目，作出以下承诺： 1. 本次承接项目符合《档案服务外包工作规定》要求，未承接禁止外包的档案业务 2. 严格遵守委托单位档案安全保密制度，不泄露、不私自留存任何档案信息 3. 项目完成后，全部归还实体档案与所有存储介质，删除所有电子档案副本，无留存 本单位对以上承诺的真实性负责，如有违反，愿意承担全部法律责任。 承诺人签字： 服务商单位盖章： 日期： 年 月 日 ```

3.3 制度条款补充完善

直接在原有档案管理制度末尾新增以下3条强制条款，即可完成制度建设：

• 条款1 外包审批：本单位所有档案服务外包项目，必须经档案部门初审、合规部门复审，双人签字审批后方可启动，无审批流程的项目不得开展。

• 条款2 过程管控：外包服务过程中，档案部门必须安排专人全程在场监控，每日核对出入库档案数量，签字确认当日台账，严禁服务商将档案带离指定作业区域。

• 条款3 交接验收：项目完成后，必须要求服务商删除所有电子档案副本，格式化所有作业存储介质，交接双方核对档案数量无误后，签署《档案外包项目交接验收单》，双方各留存一份归档。

第四步：定期合规检查

每季度对档案外包工作和制度执行情况做一次合规检查，直接使用以下检查清单逐一核对，发现问题立即整改：

按照以上步骤操作，即可完全符合《档案服务外包工作规定》的要求，完成适配外包业务的档案制度建设，所有模板可直接修改后使用，不需要额外调整框架。