人工智能赋能机关档案数字化：零基础实操落地培训指南

一、前期准备（零成本，无需额外安装软件）

1. 工具清单确认

• AI处理工具：百度文心一言免费版，直接访问地址：https://yiyan.baidu.com，手机号注册即可登录，无需付费开通会员
• 扫描工具：打开微信APP，首页下拉点击「搜一搜」，搜索「拍照扫描」使用微信官方自带工具，无需安装第三方应用
• 归档表格：电脑端打开系统自带的Excel或WPS表格，新建空白表格即可

2. 待处理档案预处理

把待数字化的纸质档案按原有顺序整理好，完成两个准备动作： 第一，拆除所有装订用的钉书针、回形针，避免遮挡文字；第二，展平褶皱页面，补齐缺页，不要打乱原有排序，这一步能减少80%以上的AI识别错误。

二、AI文字识别实操步骤

1. 批量扫描生成图片

• 打开微信自带的拍照扫描，选择「多页扫描」模式
• 逐页拍摄，保证档案文字完全进入取景框，避开逆光、反光，拍摄后系统会自动裁边矫正
• 全部拍摄完成后，选择「导出为图片」，保存到手机后传到电脑即可；如果用专业扫描仪，导出为分辨率300DPI的JPG格式即可

2. AI批量识别转可编辑文本

文心一言免费版单次支持上传20张图片，分批次处理即可，直接使用以下可复制的完整prompt，不需要修改：

```
请识别这组档案图片中的所有内容，按照原图顺序排列，保留原有排版、分段、序号，不要修改原文内容，印章内容如果遮挡正文可以忽略，最后输出为可直接复制的纯文本格式。
```

• 上传1-20张扫描图片，把上面的prompt粘贴到输入框，直接发送
• 等待1-3分钟即可得到完整的可编辑文本，直接复制保存即可

细节提示：单次上传不要超过20张，超过会降低识别准确率，手写档案单次上传不要超过5张，在prompt末尾加上「这是手写档案，请仔细辨认每个汉字」即可提升准确率

三、AI自动分类归档实操

1. 给AI设定分类规则

把所有识别好的文本粘贴到文心一言输入框，直接使用以下模板，替换括号内的内容即可发送：

```
请按照以下规则对所有整理好的档案进行分类：
分类规则：<替换成你方要求的分类规则，例如：按年度-档案类别(文书/会计/人事/业务)-保管期限(永久/30年/10年)三级分类>
输出要求：1. 不得修改档案原文内容 2. 输出为Markdown表格，每一条档案占一行，列项为：档案编号、年度、类别、保管期限、原文摘要、电子文件路径。
```

AI会在2分钟内输出分类完成的标准表格，不需要人工手动排序分类。

2. 导出归档表格

直接全选AI输出的表格，复制后粘贴到提前新建的Excel/WPS表格中，格式会自动保留，不需要手动调整，直接保存即可。

四、质检校正与最终交付

1. AI辅助快速质检

不需要人工逐页核对，用AI完成初检，直接发送以下prompt即可：

```
请检查本次整理的所有档案，找出三类问题：1. 缺页漏项 2. 内容识别错误 3. 分类错误，把问题按序号列出，标注问题所在的位置。
```

AI会自动列出所有异常问题，人工只需要核对修正AI找出的问题即可，效率比全人工核对提升80%以上。

2. 最终存储归档

• 校正完成后，给每份电子档案按照分类规则命名，例如`2023-文书-永久-001-XX局办公会议通知.txt`
• 把归档表格和所有电子文件存入指定存储路径，需要导入档案管理系统的，直接按照系统要求导入表格和文件即可，全程完成。

五、常见卡壳问题解决

• 带印章的档案识别乱码：重新上传，在prompt里加上「印章内容不需要识别，只提取正文即可」，就能避免印章遮挡导致的识别错误
• 复制表格后格式乱码：先把AI输出的内容粘贴到系统自带的记事本，再从记事本复制粘贴到Excel，即可解决格式乱码问题
• AI分类不符合要求：把你认为错误的分类例子发给AI，提示「请按照这个示例调整所有分类规则」，AI会自动重新修正输出，不需要重新整理所有内容