结合某中型制造股份有限公司档案制度建设案例的可直接落地指南

发布时间: 2026年09月11日 06:15:03 来源: 安答联动浏览量: 0

第一步：锚定股份有限公司档案范围的核心锚点

股份有限公司档案必须覆盖「三会一层」「资本与股权」「经营管理」三类法定强制项，结合案例补充业务端可选项，范围可直接复制下表调整：

档案大类	具体细分（强制必填打★）	中型制造案例补充项
三会一层档案★	股东会/股东大会决议、董事会决议、监事会决议、总经理办公会纪要、会议签到表★、议案原文★、投票原始凭证★、董监高任职/离职/授权文件★	技术委员会立项/验收纪要、质量委员会评审纪要
资本与股权档案★	营业执照正副本★、公司章程/修正案★、验资报告/增资/减资/股权转让协议★、股东名册★、董监高持股变动报告★、工商变更全套材料★	新三板挂牌辅导备案表（若适用）、员工持股计划全流程文件
经营管理档案	财务审计报告★、税务登记/申报全套★、土地/房产/知识产权证书★、重大合同★（采购额超100万、销售额超200万、担保/投资类）、劳动人事核心制度★、核心员工劳动合同★	生产许可证年审记录、ISO体系认证全流程、供应商/客户资质档案

实操卡壳点处理

股东名册缺失：可从工商系统打印「企业登记基本信息」「股东出资情况表」替代过渡，30天内补齐全体股东签字的纸质版并扫描存档
重大合同无明确金额线：按「占上一年度营收1%」或「单笔涉诉风险超50万」两条同时设置，选高者优先归档

第二步：制定3级权限的电子+纸质双轨归档规则

采用案例验证可行的「纸质归档存证、电子归档调阅」双轨制，权限按「三级查阅+三级审批」划分：

电子归档落地配置（用免费开源系统「OnlyOffice Documentserver + Teedy」搭建）

仅需一台4核8G内存、500G SSD的云服务器或本地NAS，先安装Docker Desktop（服务器选Docker CE），地址：
Windows/macOS：https://www.docker.com/get-started/
Linux（Ubuntu 22.04）：
```bash sudo apt-get update sudo apt-get install -y ca-certificates curl gnupg lsb-release sudo mkdir -m 0755 -p /etc/apt/keyrings curl -fsSL https://download.docker.com/linux/ubuntu/gpg | sudo gpg --dearmor -o /etc/apt/keyrings/docker.gpg echo "deb [arch=$(dpkg --print-architecture) signed-by=/etc/apt/keyrings/docker.gpg] https://download.docker.com/linux/ubuntu $(lsb_release -cs) stable" | sudo tee /etc/apt/sources.list.d/docker.list > /dev/null sudo apt-get update sudo apt-get install -y docker-ce docker-ce-cli containerd.io docker-buildx-plugin docker-compose-plugin ```

然后创建docker-compose.yml文件，内容可直接复制：

```yaml version: '3.8' services: teedy: image: teedy/teedy:latest container_name: teedy-archive ports: - "8080:8080" volumes: - teedy-data:/app/data environment: - TEEDY_URL=http://你的服务器IP或域名:8080 - TEEDY_DEFAULT_LANGUAGE=zh_CN depends_on: - onlyoffice-document-server onlyoffice-document-server: image: onlyoffice/documentserver:latest container_name: onlyoffice-teedy ports: - "9000:80" volumes: - onlyoffice-data:/var/www/onlyoffice/Data volumes: teedy-data: onlyoffice-data: ```

重点操作项：将「你的服务器IP或域名」替换为真实地址（本地测试用localhost，云服务器开放8080/9000端口白名单），然后在文件所在目录执行：

```bash sudo docker-compose up -d ```

结合某中型制造股份有限公司档案制度建设案例的可直接落地指南

访问http://你的服务器IP:8080，默认管理员账号密码都是admin，首次登录必须立即修改密码，然后在「设置-文档预览」中添加OnlyOffice地址http://你的服务器IP:9000。

权限配置（完全复制案例层级）

三级查阅权限：
- 普通员工：仅可查阅本部门非涉密业务档案
- 部门经理：可查阅本部门所有档案+跨部门非涉密合同
- 董监高：可查阅所有非涉密档案+指定的1级涉密档案
三级审批权限：
- 普通员工跨部门查阅：需借阅部门经理审批
- 所有员工查阅1级涉密档案：需档案管理员→行政总监→总经理三重审批
- 档案销毁：需董事会办公室→监事会→董事长三重审批

第三步：梳理6步纸质归档+电子同步的标准化流程

流程完全来自中型制造案例的行政/档案部实操手册，无需修改：

文件收集：各部门指定1名兼职档案员，每月1-5号将上月符合范围的文件整理好（原件/复印件标注清晰）
电子扫描：用带自动进纸器的扫描仪（案例用得力M2500ADW），设置「300DPI、PDF双层可搜索、黑白/彩色自动切换」，文件名统一格式「档案大类-细分项-YYYY-MM-DD-文件名全称-经办人姓名」
电子上传：兼职档案员登录Teedy，按「档案大类→细分项→年份」的树形目录上传，必须在上传时添加标签（如「2024采购合同」「董事会决议」）
纸质整理：原件用牛皮纸档案盒分装，档案盒封面/侧面标注「档案大类-细分项-年份-盒号」，盒内放目录表（可打印Teedy自动生成的目录）
档案审核：每月6-8号，专职档案员核对电子上传文件的完整性、文件名格式、纸质原件与扫描件的一致性，审核通过后在纸质目录表和Teedy上同时签字确认
入库保管：纸质档案放入恒温恒湿档案柜（温度14-24℃，湿度45-60%，案例用震旦A3-6层恒温恒湿密集架），电子档案Teedy自动备份到云服务器的teedy-data卷，同时每月10号用阿里云OSS/腾讯云COS同步备份一次（手动导出压缩包或用脚本自动同步）

自动同步备份脚本（腾讯云COS为例，可直接复制修改）

先安装腾讯云COSCLI工具，地址：https://cloud.tencent.com/document/product/436/63144，然后创建teedy-backup.sh脚本：

```bash !/bin/bash 定义备份路径和压缩文件名 BACKUP_PATH="/root/teedy-backup" COMPRESS_NAME="teedy-archive-$(date +%Y%m%d%H%M).tar.gz" 定义腾讯云COS路径 COS_PATH="cos://你的COS桶名称/teedy-backup/" 停止容器避免数据不一致 sudo docker stop teedy-archive 压缩备份数据 sudo tar -czf $BACKUP_PATH/$COMPRESS_NAME -C /var/lib/docker/volumes/teedy-data/_data . 启动容器 sudo docker start teedy-archive 上传到COS coscli cp $BACKUP_PATH/$COMPRESS_NAME $COS_PATH 删除本地7天前的备份 find $BACKUP_PATH -name "teedy-archive-.tar.gz" -mtime +7 -delete ```

重点操作项：修改脚本中的「你的COS桶名称」，然后执行：

```bash chmod +x teedy-backup.sh crontab -e ```

最后在crontab中添加一行（每月10号凌晨2点执行）：

``` 0 2 10 /root/teedy-backup.sh ```