档案整理与数字档案管理办法实操落地完整执行指南

一、实体档案整理标准化操作

本阶段为后续数字化及数字档案管理的核心前提，所有步骤需严格执行，无例外。

1.1 分类编号规则

• 采用固定编号格式：年度-部门代码-档案类别-序号，部门代码统一为：人事(RS)、行政(XZ)、业务(YW)、财务(CW)，档案类别统一为：合同(HT)、报表(BB)、凭证(PZ)、其他(QT)
• 示例：2024-RS-HT-001，对应2024年度人事部劳动合同第1份
• 纸质档案每页右下角用铅笔标注上述编号的序号部分，确保与后续电子文件一一对应

1.2 纸质档案数字化预处理

• 移除所有装订物：别针、胶带、订书钉等，禁止用刀划除胶带，需用无水乙醇浸湿后缓慢剥离
• 平整褶皱纸张，填补缺页，单页破损需用无酸透明胶带（宽度≤1cm）在背面粘贴，禁止正面补纸
• 按编号顺序堆叠，每10份为一组，用棉线轻扎，禁止过度压实

二、数字档案核心技术参数配置

本阶段为确保数字档案长期可调用、格式标准化的关键步骤，所有参数不可随意更改。

2.1 扫描参数设置

• 打开Windows自带「Windows扫描」工具，选择扫描源为「平板」，纸张来源为「文档」
• 分辨率设置为300dpi，文书类档案颜色模式选「灰度」，照片、票据类选「24位真彩」
• 保存格式选择：长期存储用「TIFF（非压缩）」，可直接查阅用「PDF/A-1b」
• 扫描完成后，按编号重命名文件，命名规则同实体档案编号：2024-RS-HT-001.tiff

2.2 元数据必填项配置

• 每个电子档案必须绑定6项元数据，不可缺失：
  • 档案编号：与实体编号完全一致
  • 创建时间：精确到分钟，格式为YYYY-MM-DD HH:MM
  • 创建人：填写实际操作人姓名，不得用缩写
  • 页数：纸质档案总页数，如5页则填5
  • 存储路径：线上路径为\\192.168.1.100\archive\，线下备份路径为E:\backup\archive\
  • 备注：仅填写必要说明，如“补充第3页”，禁止冗余描述

三、数字档案存储与权限管控

本阶段确保数字档案不丢失、不被未授权访问，所有设置需落实到具体服务器路径及权限组。

3.1 存储介质与路径配置

• 线上存储：在服务器创建共享文件夹，右键→属性→共享→高级共享→勾选「共享此文件夹」，权限设置为用户组仅读取，添加hosts文件（C:\Windows\System32\drivers\etc\hosts）内容：192.168.1.100 archive-server
• 线下备份：每季度更换1次移动硬盘，单盘容量≤8TB，硬盘需粘贴编号标签，如Backup-2024-Q1
• 禁止在个人电脑存储数字档案，所有文件需同步到服务器及备份硬盘

3.2 访问权限实操

• 打开命令提示符（管理员身份），输入命令：gpedit.msc，打开组策略编辑器
• 依次展开：计算机配置→Windows设置→安全设置→文件系统→添加共享文件夹路径
• 按部门设置权限：人事部门用户仅能访问2024-RS、2025-RS目录，行政部门仅能访问2024-XZ、2025-XZ目录，财务部门仅能访问财务类档案目录
• 权限设置为「读取+执行」，禁止写入、删除权限

四、日常运维与年度校验流程

本阶段确保数字档案完整性、格式合规性，每月、每年需按步骤执行。

4.1 月度完整性校验

• 打开命令提示符，切换到线上存储路径：cd \\archive-server\archive\2024
• 执行批量校验命令： ``` for /r %i in (.tiff .pdf) do ( if not exist "%i" echo 缺失文件：%i >> check_2024.log ) ```
• 查看生成的check_2024.log文件，如有内容需从备份硬盘恢复对应文件，无内容则校验通过
• 校验结果需保存到对应年度的档案目录中，命名为check_2024_monthX.log（X为月份）

4.2 年度格式迁移

• 每年12月31日前完成当年TIFF格式档案转换为PDF/A格式，工具为ImageMagick，安装命令：winget install ImageMagick.ImageMagick
• 转换命令（在对应年度目录执行）： ``` magick convert .tiff -compress jpeg -quality 90 -define pdf:use-xobject-forms=true archive_2024.pdf ```
• 转换完成后，删除原TIFF文件（需先校验备份存在），将新PDF文件存储到线上及备份路径
• 转换日志需包含转换时间、文件数量、成功状态，日志命名为format_migrate_2024.log