踩过无数档案行业坑后靠谱档案软件配档案行业信息化认证避坑指南

前阵子刷到个同行吐槽短视频，笑到我刚泡的枸杞菊花茶都喷显示器缝里三分之二——那位大哥说花了半年工资砸了个“听起来像国家航天局背书但其实是村口王大爷家开网店PS证书的档案软件”，还配了他抱着半人高纸质档案蹲档案局哭唧唧补录的截图，配文“档案行业信息化认证不是闹着玩的，档案软件更不能瞎选”。我盯着屏幕猛点头，这不就是半年前刚入行做行政档案岗的我吗？踩过的档案软件坑连起来能绕我工位三圈半，查过的档案行业信息化认证资料能凑成一本加厚版《五年高考三年模拟档案版》。今天专门腾出来调休的下午，带大家扒一扒这些玩意儿的底裤，顺便甩点掏心窝子的干货。 咱先唠唠第一个核心词——档案行业信息化认证，别嫌我后面要反复提，这玩意儿真的是档案软件界的「健康码绿码+核酸阴性+行程卡不带星三合一plus版」，绿得发亮的那种才敢放心用！当初我踩坑就是没把这档案行业信息化认证当回事，图便宜选了个淘宝销量前10但评论全是刷好评机器人刷的“好评如潮”款，档案录进去头两天还行，第三天档案局来查季度档案归档，刚打开软件准备导出目录，好家伙直接黑屏卡成PPT！重启三次才好不容易进去，结果发现上个月录的23份涉密人员备案档案全！部！丢！了！我当时差点当场辞掉我刚转正没多久、五险一金还挺香的行政档案岗，抱着老板办公室沙发哭了快一小时（老板后来还给我递了纸巾泡了咖啡，说下次再犯这低级错误直接沙发都不让我坐）。后来找了档案局认识的张姐打听，人家第一句话就问“有没有档案行业信息化认证？没有那玩意儿你也敢用？” 那到底啥是档案行业信息化认证呢？咱不说官方那堆绕得人脑袋疼的术语，用魔性点的比喻哈：你去买奶粉，是不是得看有没有「婴幼儿配方乳粉产品配方注册证书」？买电动车，是不是得看有没有「3C认证」？档案软件呢？它管的可是公司、单位甚至有些地方管的是老百姓的档案（比如我朋友那个街道办行政档案岗，管着全街道几千户人家的社保档案、婚姻档案、退伍军人档案啥的，丢一份人家能跟你拼命到退休），所以档案行业信息化认证就是它的「入场券+安全锁+免死金牌预存卡」——入场券能让你顺利对接各级档案局的平台，安全锁能帮你把档案锁得死死的别说黑客，就是你老板偷偷拿你U盘插进去也得输三层密码还要刷脸加指纹验证，免死金牌预存卡就是万一真出了啥小问题（别杠，任何软件都可能出小bug，但正规有档案行业信息化认证的软件bug都特别小，修复速度也特别快），你拿着证书去找软件商，人家不敢跟你踢皮球踢到月球上去。 接下来咱再唠唠第二个核心词——档案软件，同样别嫌我后面要反复提，这玩意儿可是咱行政档案岗的「电子保姆+电子搬运工+电子管理员三合一plus版」，选对了能让你每天准点下班追剧追综艺陪男朋友女朋友，选错了能让你每天加班到凌晨两点头发掉得比程序员还多！咱刚才已经说了，选档案软件的第一原则（没有第二原则，第二原则也是第一原则）就是必须要有档案行业信息化认证，而且必须是「国家档案局认可的正规认证」，不是村口王大爷家PS的那种！那张姐后来给我推荐了几个查正规档案行业信息化认证的渠道，我赶紧记在我的专属踩坑小本本上了，今天免费分享给大家，都是掏心窝子的过来人教的，绝对靠谱：

• 渠道一：国家档案局官网的「档案科技成果推广平台」，这里面的所有档案软件都是经过国家档案局认可的，都有正规的档案行业信息化认证，放心大胆点进去看就行，别担心点错链接中毒什么的，官网安全得很；
• 渠道二：中国档案学会官网的「推荐产品目录」，中国档案学会是咱档案行业的“官方协会天花板”，它推荐的产品肯定差不了，而且每款推荐产品下面都会清清楚楚地标注它的档案行业信息化认证编号，方便大家去查；
• 渠道三：当地档案局的「档案信息化建设指导科」，直接打电话过去问或者上门问都行，人家会免费给你推荐几款适合你们单位规模和需求的、有正规档案行业信息化认证的档案软件，态度还特别好，毕竟人家就是干这个的。

哦对了，刚才忘了说，有了正规档案行业信息化认证的档案软件，价格可能会比村口王大爷家PS证书的那款贵一点，但咱要记住一句话——便宜没好货，好货不便宜，尤其是管档案的东西，一分钱一分货，一分钱一分安全！当初我踩坑那款虽然只花了两千多块钱，但后来补录那23份涉密人员备案档案花了我快半个月的时间，每天加班到凌晨两点不说，还差点丢了工作，这笔账算下来，两千多块钱真的是太亏了！后来我换了张姐推荐的、有正规档案行业信息化认证的那款档案软件，虽然花了两万多块钱（老板一开始还有点心疼，但后来看到我每天准点下班，档案归档效率提高了十倍不止，上个月档案局来查季度档案还夸我们单位档案信息化建设做得好，老板直接给我发了五百块钱的购物卡），但这笔账算下来，真的是太值了！ 选对了有正规档案行业信息化认证的档案软件之后，咱也不能掉以轻心，还得注意以下几个土味但特别有用的点，是我这个过来人的血泪教训总结出来的：

土味但有用的档案软件使用小技巧

技巧一：定期备份！定期备份！定期备份！

重要的事情说三遍！虽然有正规档案行业信息化认证的档案软件安全锁特别厉害，但咱也不能保证它的服务器永远不会出问题对吧？就像你虽然买了健康险，但你也不能保证你永远不会生病对吧？所以一定要每天下班前备份一次本地硬盘，每周备份一次云端，每月备份一次移动硬盘，移动硬盘最好放在公司保险柜里，别随便放在办公桌上，万一丢了或者被偷了那就麻烦大了！

技巧二：设置严格的权限！设置严格的权限！设置严格的权限！

同样重要的事情说三遍！咱管的档案可不是普通的文档，有些是涉密的，有些是涉及个人隐私的，所以一定要给不同的人设置不同的权限——比如老板只能看不能改，财务只能看财务相关的档案，人事只能看人事相关的档案，只有你这个行政档案岗的“电子保姆+电子搬运工+电子管理员”才有最高权限，既能看又能改还能删（删档案的时候一定要谨慎再谨慎，最好设置成“删除前需要老板审批三次”）！

技巧三：定期参加软件商的培训！定期参加软件商的培训！定期参加软件商的培训！

还是重要的事情说三遍！有正规档案行业信息化认证的档案软件，软件商一般都会定期组织免费的培训，有时候是线上的，有时候是线下的，咱一定要积极参加——别觉得自己已经会用了就不用参加了，软件是会更新迭代的，每次更新迭代都会有新的功能，参加培训能让你更好地掌握这些新功能，提高你的档案归档效率！

最后再给大家灌一碗土味但特别正能量的鸡汤——只要咱选对了有正规档案行业信息化认证的档案软件，再加上咱自己的细心和耐心，咱行政档案岗的工作就不再是“枯燥乏味累死人的苦差事”，而是“轻松愉快有意义的好工作”！咱不仅能每天准点下班追剧追综艺陪男朋友女朋友，还能为公司、为单位甚至为老百姓做一点小小的贡献，想想都觉得开心对吧？ 好了，今天的掏心窝子干货分享就到这里了，希望能帮到大家，别再像我当初那样踩坑了！如果大家还有什么关于档案软件或者档案行业信息化认证的问题，欢迎在评论区留言，我会在第一时间回复大家的！最后再强调一遍——选档案软件一定要看档案行业信息化认证！一定要看正规的档案行业信息化认证！一定要看国家档案局认可的正规的档案行业信息化认证！