哈尔滨企事业单位合规档案整理：本地档案软件实操落地指南

一、前期准备：软件下载与环境校验

1.1 官方获取安装包

哈尔滨本地档案验收要求使用符合地方标准的专用档案软件，官方下载地址为：http://www.hrbda.gov.cn/col/col232/index.html，打开页面后拉到底部「下载中心」，根据需求选择版本：企事业单位整理报送档案选「哈尔滨档案管理系统客户端V2.3.1」，个人零散档案整理选「档案著录工具V1.0」，直接点击下载即可，安装包无捆绑插件，体积约120MB。

1.2 安装前环境检查（避免安装失败）

• 系统要求：仅支持Windows 7及以上64位操作系统，不支持原生MacOS，苹果电脑需安装Parallels虚拟机运行Win10/Win11后使用
• 权限要求：安装前必须关闭所有杀毒软件、电脑管家，避免软件内嵌数据库驱动被误删，安装完成后可重新开启
• 存储要求：安装分区至少预留1GB可用空间，档案存储分区建议预留至少10GB（约可存储2万条电子档案信息）

二、完整安装与初始化配置

下载完成后解压安装包，解压密码统一为：hrbda2023，之后按照以下步骤操作：

• 1. 右键点击解压后的setup.exe，选择「以管理员身份运行」，禁止直接双击打开，否则会因权限不足无法写入注册表，导致后续打开失败
• 2. 进入安装向导后选择安装路径，默认路径为C:\Program Files\HarbinArchive，仅可修改盘符，不能修改路径中的中文和文件夹名称，比如修改为D:\Program Files\HarbinArchive即可
• 3. 点击下一步等待安装完成，过程约1-2分钟，完成后勾选「创建桌面快捷方式」，点击完成即可。

2.1 首次初始化配置（可直接套用参数）

首次打开软件会弹出数据库配置窗口，直接填写下表参数，不需要修改：

填写完成后点击「测试连接」，提示连接成功后点击「初始化数据库」，等待30秒左右，提示初始化完成即可进入软件主界面。

三、核心实操：档案著录与合规导出

哈尔滨档案主管部门对报送档案的格式有明确要求，按照以下步骤操作即可直接符合验收标准：

3.1 创建符合标准的档案分类

• 进入主界面后，点击左侧菜单栏「档案管理」-「档案分类」，点击右上角「新增分类」
• 按照本单位档案分类规则填写分类编码、分类名称，例如党群类编码填DQ，名称填「党群工作类」，保存即可
• 必须勾选「符合哈尔滨地方档案著录标准」选项，否则导出格式不符合验收要求，这是最容易遗漏的步骤。

3.2 批量著录档案信息

少量档案可手动点击「新增档案」填写，大量档案推荐用批量导入功能：

• 点击「档案导入」-「下载标准模板」，模板已预设哈尔滨要求的全部必填字段：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注，禁止修改模板的表头名称和列顺序
• 按照模板要求填写所有信息，必填字段不能为空，日期格式必须为YYYY-MM-DD，例如2024-05-20，不符合格式会导入失败
• 填写完成后回到软件点击「上传Excel」，选择填好的模板点击导入，等待10秒即可完成，导入完成会提示错误信息，按照提示修改后重新导入即可。

3.3 导出合规上报包

整理完成后，导出符合哈尔滨档案馆要求的上报包步骤：

• 点击左侧菜单栏「数据导出」-「导出符合哈尔滨标准的上报包」
• 选择需要导出的档案分类，选择导出存储路径，点击「导出」
• 导出完成后会生成后缀为.hrbarch的加密压缩包，直接将该文件拷贝到U盘即可提交验收，不需要额外压缩或修改格式。

四、常见问题快速排查

• 问题1：打开软件提示数据库连接失败：解决方法：检查杀毒软件是否误删了安装目录下的mysql文件夹，关闭杀毒软件重新安装，不要修改默认数据库密码即可。
• 问题2：导入Excel提示表头错误：解决方法：必须使用软件下载的官方模板，不要自行新增删除列，不要修改表头名称和格式，直接在表格内填写内容即可。
• 问题3：导出的文件不被档案馆系统识别：解决方法：进入软件「设置」-「版本检查」，点击更新到V2.3.1最新版本，之后重新导出即可，旧版本格式不符合2023年后的新标准。

按照以上步骤操作，全程不需要额外安装其他工具，所有配置均符合哈尔滨最新的档案整理验收要求，零门槛即可完成符合规范的档案整理工作。