廊坊企事业单位档案规范化整理全流程实操落地完整指南

前期准备工作

物料与工具准备

所有物料需符合廊坊市档案局2023版《档案整理规范细则》要求，具体清单如下：

• 廊坊市统一制式档案盒：可直接到廊坊市政务服务中心三楼档案服务窗口免费领取，或登录http://daj.lf.gov.cn/col/col1449/index.html下载电子版封面，用250g牛皮纸自行打印制作，尺寸必须为310mm×220mm
• 实物工具：裁纸刀、固体胶（禁止用液体胶避免洇纸）、黑色油墨打码机、不干胶角签、统一制式备考表、HB铅笔、橡皮、3孔打孔器、棉装订线
• 电子归档工具：安装「廊坊市数字档案管理系统V2.1」，下载地址：http://daj.lf.gov.cn/col/col1450/index.html，安装全程点击默认选项即可，登录账号为单位统一社会信用代码，初始密码为Lfda2024@

档案分类规则

严格按照廊坊市档案分类标准划分为4大类，禁止跨类混装：

• 文书类：行政公文、会议纪要、人事任免、对外公函、信访回复等
• 业务类：经营合同、项目资料、业务审批文件、服务记录等
• 会计类：记账凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、纳税凭证等
• 科技类：工程图纸、研发资料、设备说明书、专利证书等

纸质档案整理实操步骤

文件筛选与排序

• 去重修复：删除重复文件、未定稿草稿、无保存价值的便签，所有文件优先保留原件，复印件仅可作为原件遗失时的补充材料；破损文件用A4同规格宣纸裱糊，小于A4的文件（如发票、收据）粘贴在A4空白纸中部，大于A4的文件按左对齐、上对齐规则折叠成A4大小，折叠处禁止遮挡文字
• 排序规则：同一大类下按「年度-所属部门-保管期限」排序，保管期限严格对应廊坊市档案局发布的《保管期限对照表》（可在上述官网下载），分为永久、30年、10年三类，不同保管期限的文件禁止混装

打码与装订

• 打码要求：所有有效页面从右上角开始打黑色阿拉伯数字页码，空白页不打码；双面打印的文件正面打右上角、背面打左上角；错码用铅笔轻轻划斜杠后在旁边空白处打正确码，禁止用涂改液、禁止撕页
• 装订要求：每份文件左侧打3个孔，孔距10cm，距左边距1.5cm，用棉线三孔绑定打死结，禁止用订书钉、回形针、燕尾夹等金属物品，避免锈蚀损坏档案

装盒与著录

• 装盒规则：同一保管期限、同一类别的文件装入同一档案盒，每盒厚度不超过5cm，盒面按要求填写年度、所属部门、档案类别、保管期限、起止件号；盒内放置备考表，填写整理人、检查人、整理日期，如有缺件、破损需在备考表备注栏说明
• 信息著录：登录廊坊市数字档案管理系统，进入「纸质档案著录」模块，按盒依次录入每件文件的题名、成文日期、文号、责任人、保管期限，录入完成后系统自动生成唯一档号，打印档号标签后粘贴在档案盒侧面指定的角签位置

电子档案归档实操步骤

电子文件预处理

• 所有纸质档案对应扫描件统一为PDF/A格式，分辨率不低于300DPI，彩色扫描，文件名按「档号+文件题名」命名，示例：「101-永久-2024-001 关于2024年劳动节放假安排的通知」
• 音频、视频类电子档案统一转成MP3/MP4格式，视频分辨率不低于1080P，存储码率不低于2Mbps，附带500字以内的内容说明文档，标注录制时间、参与人员、核心内容

上传与校验

• 登录数字档案管理系统，进入「电子档案上传」模块，选择对应纸质档案的档号逐一上传电子文件，禁止批量上传，避免档号匹配错误
• 上传完成后点击系统内置的「合规性校验」功能，出现报错按提示修改，常见报错原因包括格式不符、分辨率不足、文件名不符合规范，校验通过后系统自动生成电子归档凭证，可下载留存

验收与移交要求

整理完成后按以下流程完成验收移交：

• 自验：单位档案管理员按上述标准100%核验，错误率超过1%需重新整理
• 官方验收：提前3个工作日拨打廊坊市档案局验收预约电话0316-2339087，携带所有档案到政务服务中心档案窗口现场验收，验收合格后获取《档案整理合格证明》
• 移交：保管期限为永久的档案在验收合格后1个月内移交至廊坊市档案馆存放，30年、10年期限的档案可自行存放，也可委托档案馆免费代管

常见问题解决方案

• 打码错误：单页错码用铅笔划斜杠后在上方空白处打正确码，整份文件错码需重新打码，禁止涂黑、撕页
• 系统登录失败：确认单位是否在档案局完成备案，未备案的携带营业执照副本复印件加盖公章到政务服务中心窗口开通账号，已备案的拨打技术支持电话0316-2339089重置密码
• 档案盒验收不通过：必须使用符合GB/T 11822-2008国家标准的档案盒，自行采购的需提前提交样品到档案局检测，合格后方可使用