数字档案馆系统按咨询次数收费标准核算及落地执行实操指南

发布时间: 2026年09月10日 12:45:01 来源: 安答联动浏览量: 0

一、前置准备工作

操作前需提前准备好以下材料，避免后续流程卡壳：

甲乙双方签字盖章的数字档案馆系统服务合同原件
甲方授权对接人名单（含姓名、联系方式、权限范围）
统计工具：飞书多维表格/微软Excel二选一即可
存档空间：数字档案馆系统内单独划分「运维服务档案」类目，权限设置为甲乙双方授权人员可查看、不可删除

二、收费标准核算实操步骤

2.1 有效咨询行为界定（需提前写入合同附件）

首先明确有效咨询的判定规则，所有未满足以下条件的行为均不计入收费次数，规则需双方签字确认后生效：

咨询主体为甲方名单内的授权对接人
咨询内容为数字档案馆系统的功能使用、部署配置、故障排查、运维升级相关明确问题，不含闲聊、非系统相关需求
单次咨询时长≥5分钟，且未在过往30天内有相同问题的已答复存档记录

核心注意：同一问题24小时内甲方多次跟进咨询的，仅计1次有效次数，跨24小时的后续跟进不计入新次数

2.2 咨询次数标准化统计

统一使用固定台账模板记录，禁止零散统计，台账表头如下，可直接复制使用：

序号、咨询日期、咨询人姓名、咨询问题分类、咨询时长、对接工程师、是否有效咨询、次数计数、答复记录附件链接、双方确认标识

每一条记录必须同步上传对应的佐证材料：语音通话录音/在线沟通截图/远程操作录屏，所有材料命名规则统一为「年月日-咨询人姓名-问题关键词」，避免后续核对时找不到依据。

2.3 收费金额核算公式

数字档案馆系统按咨询次数收费标准核算及落地执行实操指南

按通用行业标准设置阶梯收费规则，可根据自身项目规模直接调整参数：

基础档：单月有效咨询次数≤10次，单月收费=基础服务费，基础服务费默认按数字档案馆系统合同额的2%/月计算，例：100万采购额的系统，基础服务费为20000元/月，包含10次免费咨询额度
超额档：单月有效咨询次数＞10次，超出部分按150元/次累计收费，总金额=基础服务费+（有效次数-10）×150
年付优惠：一次性预付12个月基础服务费的，赠送10次全年通用超额咨询额度，年底未使用的额度自动清零，不结转下一年

核算完成后需将台账明细、佐证材料清单、收费账单同步发送给甲方对接人，3个工作日内无异议视为确认，可走付款流程

三、自动化落地操作教程

3.1 飞书多维表格自动统计配置（零代码）

步骤1：新建飞书多维表格，导入上述台账表头模板
步骤2：点击右上角「自动化」-「新建规则」，触发条件设置为「当新增记录满足条件」，条件为「是否有效咨询」字段为「是」
步骤3：添加执行操作，第一组操作为「修改记录」，目标字段选「次数计数」，修改值设置为1；第二组操作为「发送飞书消息」，接收人选择甲方对接人和己方财务，消息内容自动带出咨询时间、咨询人、问题分类信息
步骤4：新建第二条规则，触发条件设置为「每月1日0点」，执行操作选「统计表格数据」，统计范围为上月所有「次数计数」为1的记录，自动生成账单发送给财务人员

3.2 Excel自动统计代码（可直接复制）

如果使用Excel做台账，可按以下操作实现自动月度统计，按Alt+F11打开VBA编辑器，插入模块后粘贴以下代码：

``` Sub 月度咨询次数核算() Dim lastRow As Integer, validCount As Integer, baseFee As Integer baseFee = 20000 ' 可根据实际基础服务费修改 lastRow = Cells(Rows.count, "A").End(xlUp).Row validCount = 0 ' 统计上月有效咨询次数 For i = 2 To lastRow If Cells(i, "G") = "是" And Month(Cells(i, "B")) = Month(Date) - 1 Then validCount = validCount + Cells(i, "H") End If Next i ' 生成账单 Cells(2, "J") = "上月有效咨询次数：" & validCount If validCount <= 10 Then Cells(3, "J") = "本月应收费用：" & baseFee & "元" Else Cells(3, "J") = "本月应收费用：" & baseFee + (validCount - 10) 150 & "元" End If MsgBox "核算完成，账单已生成在J列" End Sub ```

保存后每次月度核算直接运行宏即可，10秒完成统计，避免人工计算错误。