档案数字化托管服务公司筛选全流程实操指南 附核查判定标准

前置资质核查 第一步筛除不合规主体

本环节为一票否决项，任意资质不达标直接淘汰，无需进入后续评估，所有资质核验均可通过官方公开渠道完成，无需支付任何费用。

必须核查的3类硬性资质

• 国家秘密载体印制资质（涉密档案数字化加工类）：登录国家保密局官网http://www.baomi.gov.cn，在政务公开-资质单位查询板块输入公司名称核验，甲级可承接全国业务，乙级仅可承接注册地所在省域业务，资质不在有效期内的直接排除。
• 档案服务机构备案证书：登录公司注册地所在市/省档案局官网，在档案服务机构备案名录中查询，未在当地档案局备案的主体无承接档案托管业务的资格，直接排除。
• ISO27001信息安全管理体系认证、ISO15489档案管理体系认证：登录国家认证认可监督管理委员会官网http://www.cnca.gov.cn，在认证结果查询板块输入企业名称核验，有效期剩余不足6个月的谨慎选择，无认证的直接排除。

托管服务能力核验 3步判断实际服务水平

资质核查通过后，需对服务商的实际服务能力进行现场核验，所有核查点均可现场验证，无需依赖服务商口头承诺。

第一步：现场硬件设施核查

• 档案存储库房标准：必须符合《档案馆建筑设计规范》JGJ25-2010要求，现场核查需确认：配备温湿度自动控制系统（温度稳定在14-24℃，湿度稳定在45%-60%）、七氟丙烷气体灭火系统、防水防潮防蛀防磁设施、24小时无死角监控系统、门禁双人双锁管理机制，缺任意一项直接排除。
• 数字化加工场地安全：加工区需物理隔离，无对外网络接口，所有工作人员需签署终身保密协议，手机等电子设备不得带入加工区，现场需配备安检门、信号屏蔽装置，无以上设施的直接排除。
• 数据存储备份能力：需具备本地+异地双备份机制，备份介质采用三防（防磁、防水、防摔）归档级硬盘，备份周期不超过24小时，可要求对方提供最近3个月的备份日志核验，无备份机制的直接排除。

第二步：服务流程完整性核查

要求服务商提供加盖公章的标准化服务流程文档，必须包含以下节点：

• 档案交接全流程溯源机制：交接时需出具双方签字的交接清单，每份档案绑定唯一二维码标识，从出库、运输、加工、存储、调阅全环节可追溯，可要求对方现场演示溯源系统操作，无溯源机制的直接排除。
• 错误赔付机制：需明确标注档案丢失、损坏、信息泄露的赔付标准，合同中必须标注赔付上限不低于档案评估价值的1.5倍，无明确赔付条款的直接排除。
• 调阅服务响应时效：常规电子调阅需4小时内反馈电子件，实体档案调阅同城24小时送达，异地48小时送达，响应时效不达标的谨慎选择。

第三步：过往项目案例核验

要求服务商提供近3年同规模、同类型的托管项目合同复印件（可隐去涉密信息），同时提供至少2个甲方联系人联系方式，自行电话核实以下内容：项目是否按时交付、有没有出现过档案丢失泄露情况、服务响应是否及时、有没有额外收费情况，核实有任意一项差评的直接排除。

报价合理性判定 规避隐形消费坑

标准报价构成核查

当前国内档案数字化托管服务的公允报价区间如下，超出区间的谨慎选择：

• 档案数字化加工费：按页计费，A4纸黑白扫描0.3-0.5元/页，彩色扫描0.8-1.2元/页，特殊载体（胶片、磁带）按件计费，10-20元/件。
• 实体档案托管费：按盒/年计费，普通纸质档案2-5元/盒/年，特殊载体10-30元/件/年。
• 调阅服务费：常规电子调阅免费，实体调阅同城单次10-20元，异地按实际快递费收取。

隐形消费排查

要求服务商在报价单中明确标注“无额外收费”，以下情况属于隐形消费：额外收取档案整理费、系统使用费、备份费、出库费，出现任意一项直接排除。

最终签约注意事项

所有口头承诺必须写入正式合同，包括资质有效性、服务标准、赔付机制、报价明细、保密条款，合同中必须明确“若服务商资质在服务期内失效，甲方有权无条件终止合同并要求全额退款”，同时要求服务商购买不低于1000万额度的档案服务责任险，保单复印件作为合同附件留存。

快速筛选核查表（可直接复用）